Nyligen fick jag tillfälle att läsa en fantastisk artikel i det senaste numret av MIT/Sloan Management Review om intern crowdsourcing. Den har skrivits tillsammans med Lale Kesebi från Planview IdeaPlace-kunden Li & Fung (se hennes fantastiska presentation på Ignite här för att inspireras) och jag rekommenderar den till alla som funderar på att göra idéutveckling med en intern publik.
Jag tänkte att jag skulle ägna lite tid åt att dela med mig av ett ämne som artikeln berör - när är det bättre att göra idéutveckling med en intern publik än med en extern publik?
Låt oss börja från början och definiera några termer.
Termer och definitioner för idébildning
Vad är en intern folksamling? En intern crowd definieras i stort sett som en grupp anställda på ett företag (fler än 200 för att vara en crowd, enligt Planview IdeaPlace rekommendationer) som bjuds in för att delta i en idéutmaning eller en idégemenskap. De anställda kan finnas på flera avdelningar eller divisioner.
Vad är en extern publik? En extern publik kan vara en blandad population av personer som inte är anställda av det företag som står värd för idéutmaningen eller gemenskapen. Företag vänder sig ofta till kunder, partners, konsumenter (som kanske inte är kunder) och andra specifika grupper.
Vad är en idéutmaning eller en gemenskap? En idéutmaning är en tidsbegränsad samarbetsprocess i flera steg för att lösa en specifik affärsutmaning och drivs av programvara för idéhantering som Spigit för att avslöja de bästa idéerna med hjälp av både crowd input, crowd science och algoritmer för maskininlärning. I en idégemenskap finns det dock inga tidsbegränsningar och gruppen arbetar med bredare problemställningar, men följer i övrigt samma stegvisa process som i en idéutmaning. Planview IdeaPlace-kunder kan använda Planview IdeaPlace för båda eller båda.
Vilka typer av problem/utmaningar lämpar sig bättre för externa grupper? På den positiva sidan är externa grupper mindre involverade i vardagen, vilket innebär att de kan bidra med ett nytt perspektiv på problemlösning och insikter från en kund eller potentiell kund. De är nästan per definition mindre tekniskt insatta än anställda i hur ett företags produkter tillverkas och säljs. Den bästa typen av utmaningar för en extern publik är därför:
- Kundupplevelse (t.ex. Hur kan vi förbättra upplevelsen i butiken?)
- Återkoppling, validering och viss idéutveckling av produktplanerna
- Validering av marknadsföringskampanjer
- Validering av nya produkter
- Anställning/rekrytering
Planview IdeaPlace-kund FN:s flyktingkommissariat, UNHCR, (läs fallstudien här) når rutinmässigt ut till flyktingkommuner som har utmaningar med att hitta idéer för att kunna ge bättre stöd till flyktingar. Detta är ett utmärkt exempel på hur man genom att nå ut direkt till en extern publik kan förbättra kundupplevelsen.
Frågor att hålla utkik efter:
- Immateriella rättigheter. Se till att du har en process som gör att alla idéer som diskuteras och sedan används av företaget kan ägas av företaget. (Planview IdeaPlace-kunder: för råd om hur du gör detta, kontakta din kundansvarige - vi har många exempel).
- Deltagande: Om man inte har rätt incitament, är externa folkmassor helt enkelt "inte så intresserade av dig". Håll därför utmaningsfrågorna mycket tydliga och se till att folk uppmuntras att både delta och "vinna". Deras idéer har en tendens att vara mindre utvecklade än hos en intern publik.
- Genomförbarhet: En extern publik känner per definition inte till ditt företags affärsverksamhet. Vissa idéer kan därför vara ostrategiska eller helt enkelt för kostsamma. På den positiva sidan får du idéer som du aldrig hade tänkt på.
- Förväntan: Oavsett om du genomför en utmaning med en intern eller extern publik förväntar sig din publik en viss grad av öppenhet och uppföljning. Kommunicera vilka idéer som nådde toppen och vilka som inte gjorde det, och varför. Detta gör att det inte längre uppfattas som att ditt företag utfärdar black-box-utmaningar. Om du visar öppenhet och uppföljning kan du uppmuntra till återkommande engagemang.
Jag har anpassat ett diagram från MIT-artikeln nedan.
Vilka typer av problem/utmaningar lämpar sig bättre för interna grupper?
Medarbetarna är insatta i den underliggande tekniken för er verksamhet - hur tillverkar vi det vi säljer - och i de marknader ni verkar på. Med en tillräckligt stor publik som även omfattar anställda utanför den avdelning som står värd för utmaningen kommer du att få tillräckligt med mångfald. Här är de typer av utmaningar som fungerar bra för att få många anställda att delta:
- Hitta nya intäktsströmmar genom nya produktidéer.
- Förbättra interna processer och minska kostnaderna
- Kundupplevelse (callcenterrepresentanter vet vilka problem som finns)
- Kultur - Hur kan vi förbättra eller förändra vår kultur?
Frågor att hålla utkik efter:
- Att anordna en idéutmaning och sedan inte genomföra (eller försöka genomföra) de vinnande idéerna kan skada medarbetarnas moral mer än om du aldrig hade frågat dem om deras åsikter från början.
- Incitamenten bör inte alltid vara monetära. Belöna de anställda med incitament som passar in i din kultur. Många Planview IdeaPlace-kunder låter till exempel den anställde med den vinnande idén arbeta i det team som genomför idén. Andra ¬kunder belönar vinnarna med tid med företagets VD. AT&T belönade en callcenteroperatör med en vinnande idé genom att låta henne vara med i marknadsföringskampanjen för sin idé.
- Det kommer att vara lättare att delta med en anställd publik än med en extern publik, men du måste ändå ha en stark kommunikationsplan för att driva på inte bara det första deltagandet utan även i varje skede av utmaningen. Planview IdeaPlace-kunder kan använda Planview IdeaPlace Marketing Blueprint som levereras med din prenumeration.
Bör vi någonsin blanda interna och externa publikgrupper i en och samma utmaning? I regel rekommenderar vi i allmänhet inte detta på grund av potentiella problem med immateriella rättigheter och behovet av olika incitamentstrukturer.
Kom ihåg: kunder/konsumenter behöver andra incitament än anställda. Det finns dock alltid undantag från en regel. Är du osäker på om det är meningsfullt för dig? Kontakta din strategirådgivare på Planview IdeaPlace så hjälper han eller hon dig att tänka igenom det.
