Projektets mål, dvs. dess övergripande syfte, uppnås genom att vissa mål uppnås. För en projektledare är det viktigt att veta hur man identifierar projektmål och hur man gör dem tillämpliga för sitt team för att hålla projektet på rätt spår och slutligen uppnå ett framgångsrikt resultat.
I början eller i planeringsfasen av ett visst projekt måste projektledaren skapa flera dokument för att beskriva vad projektet vill uppnå, hur det ska gå till och inom vilken tidsperiod. Denna projektplan kommer att fungera som en färdplan som vägleder teamet under projektets gång. Här kommer vi att fokusera på hur man identifierar projektmålen för att se till att du väljer det lämpligaste fokuset för ditt projekt.
Det finns fem allmänna kategorier som projektmål kan delas in i:
- Prestationsmål
- Affärsmässiga mål
- Finansiella mål
- Regleringsmål
- Mål för effektivitet
Hur man identifierar projektmålen
- Strategiska mål
Dessa är det primära fokuset för det enskilda projektet och sätter upp ett mål för ditt team att arbeta mot. Dessa strategiska mål syftar till att uppnå det övergripande mål som de berörda intressenterna har satt upp för projektet . Det är i allmänhet upp till projektledaren och gruppledarna att definiera dessa mer specifika mål när målet väl har fastställts. Några exempel på strategiska mål kan vara:
- Öka försäljningen med 20% fram till mars.
- Minska kundernas svarstid med en halvtimme.
- Förbättra NPS med 0.5 inom sex månader
- Öka intäkterna per försäljning med $200
- Prestationsmål
Det är projektmål som är inriktade på att mäta processerna och teamets funktion. De är ofta löpande mål som gäller för alla projekt och de insamlade uppgifterna kan användas för att förbättra hela organisationens produktivitet. De gör det möjligt för dina projekt att alltid ha en sekundär, men mycket viktig funktion, nämligen att följa upp organisationens framsteg när det gäller hur den utför sitt arbete. Några exempel på dessa är:
- Mätning av projektets övergripande samstämmighet med den ursprungliga planen
- Mätning av budgetprognosernas exakthet
- Mätning av tidslinjens effektivitet
- Mätning av individuella arbetsuppgifter
- Finansiella mål
Projekt kostar pengar, men handlar i allmänhet också om att tjäna pengar, och därför är finansiella mål de som handlar om ekonomiska aspekter av ett specifikt projekt. Det handlar om att hantera budgetens grundläggande resultat, dvs. hur mycket som spenderades, men det kan också omfatta de underliggande ekonomiska detaljerna för både projektet och organisationen som helhet. Exempel kan vara:
- Skapa besparingar på $30 per enhet
- Bibehålla eller minska leverantörskostnaderna under 12 månader.
- Håll projektets övertid under 2timmar/person/vecka.
- Se till att budgeten håller sig inom 10% av den beräknade totalsumman.
- Regleringsmål
Beroende på bransch kommer ett projekt att ställas inför olika nivåer av lagkrav. Dessa kan fastställas på regeringsnivå men kan också omfatta saker som ett företags önskade hållbarhetsmål. Att vara medveten om ett projekts inverkan på dessa krav kan ofta glömmas bort, men är ändå en viktig faktor för en projektledare.
- Håll projektet inom de fastställda myndighetsreglerna
- Upprätthålla stödet från externa intressenter.
- Anta och följa en politik för hållbart arbete.
- Mål för effektivitet
En organisation vill alltid försöka förbättra sina processer och det sätt på vilket den utför sina uppgifter. Inom varje enskilt projekt bör projektledaren vara medveten om och följa upp hur effektiva de metoder som används är. Genom att sätta upp specifika mål för detta ändamål får organisationen möjlighet att övervaka sina processer och identifiera möjligheter till produktivitetsvinster.
- Se till att använda programvara för projektledning av högsta kvalitet.
- Förbättra de anställdas produktivitet per timme
- Tillämpa och övervaka direktiven för distansarbete.
Det är viktigt att känna igen dessa kategorier och att välja projektmål som passar in i projektets mål. När du hittar dina projektmål bör de passa in i den etik som de relevanta intressenterna har kommit överens om, så att de blir så tydliga och lätt kommunicerbara som möjligt.
