Intressenterna har en stor inverkan på projekten, vilket inte är någon större överraskning eftersom projekten också påverkar dem, som vi har tittat på tidigare. Alla intressenter har dock inte samma roller eller vill ha samma saker. Det är därför som intressenthantering är så viktig för att se till att relationerna upprätthålls och att stödet för projektet hålls starkt.
Hur hantering av intressenter kan leda till framgång
Godkännande av budgetar och ändringar
De vanligaste brännpunkterna bland -projektets intressenter rör sig kring frågor som rör budget- och omfattningsändringar. Säg att du ska flytta all din projektledning till nätet och det kommer att bli en massa kullerbyttor, men säg att du måste ändra planen något och tidigarelägga projektbudgeten och plötsligt är alla en optisk skribent.
En omsorgsfull hantering av intressenter innebär att man bygger upp stöd bland dem som har ett (ekonomiskt) ansvar för projektet. På så sätt har du tillräckligt många (om inte alla) av dem i ditt hörn för att vinna debatten när de stora frågorna dyker upp.
Bidrag och expertis
Projektets intressenter kan vara var som helst - lokala samhällen, federala myndigheter eller till och med hundstallet där du har lovat att ta med laget till CSR. Direkta intressenter är dock de som har ett större intresse av din dagliga verksamhet, t.ex. företagets ledning, viktiga leverantörer eller en projektsponsor. Det är från denna grupp av interna och externa intressenter som du kan få en av de stora fördelarna med intressentrelationer, dvs. användbar input och tillgång till nyckelkontakter som annars inte skulle ha varit möjliga.
Stöd vid förseningar och problem
Majoriteten av projekten ställs någon gång inför problem, och det kan vara en svår tid för de inblandade projektledarna. Det bästa alternativet när man måste redogöra för förseningar och andra projektproblem är att ta itu med problemet direkt. I det här fallet är det bra om din hantering av intressenterna har skapat tillräckligt starkt förtroende för att ditt ledarskap ska få stöd och du ska få godkännande för att göra de förändringar som projektet behöver.
Risk Management
När det gäller riskbedömning och riskhantering spelar intressenterna en dubbel roll. För det första, när man sammanställer riskregistret över potentiella risker för projektet kan många intressenter bidra med erfarenheter från tidigare liknande projekt. För det andra bör projektets intressenter också inkluderas i riskerna, eftersom deras handlingar eller beslut kan ha en direkt inverkan på dina chanser att lyckas. Därmed blir delar av intressenthanteringen också riskhantering.
Definiera framgångsrika resultat
Parametrarna för ett lyckat projekt fastställs vanligtvis i början av projektet. Projektintressenterna kommer att bidra till projektets mål och målsättningar, men de kommer också att delta i processen för att omvärdera projektets framgång eller misslyckande om det sker några förändringar mitt i projektet eller om det avslutas i förtid.
De direkta intressenterna är i slutändan den grupp som måste tillfredsställas för att ett projekt verkligen ska bli framgångsrikt. Hantering av intressenter blir då en av de viktigaste uppgifterna för en projektledare. Men när de direkta intressenterna är fullt engagerade och informerade kan projekten lyfta.
