#4 & #5 Kännetecken hos mogna organisationer inom områdena kapacitetsplanering och resurshantering
Jag är tillbaka för att avslöja ytterligare två egenskaper hos organisationer som har en välutvecklad kapacitetsplanering och resurshantering. I en forskningsstudie identifierades gemensamma drag hos de företag som presterar bäst på dessa områden. Dessa egenskaper kan användas av dig och din organisation för att förbättra planeringen, möta inkommande efterfrågan och säkerställa maximal produktivitet och optimering av begränsade resurser.
Om du missade de två första bloggarna i denna serie kan du titta tillbaka på The Six Characteristics of Mature Organizations and Impact on Time-to-Market: Part 1 och The Six Characteristics of Mature Organizations and Impact on Time-to-Market: Part 2.
Låt oss nu ta upp #4 och #5.
Organisationer som utmärker sig på kapacitetsplanering och resurshantering:
- Har insikt i vad folk arbetar med, kan identifiera flaskhalsar och köra scenarier på begäran för att anpassa sig till förändringar.
- Sammanföra top-down- och bottom-up-strategier för kapacitetsplanering och resursförvaltning.
- Ha en särskild funktion för att sköta resursförvaltning och kapacitetsplanering.
- Kom överens om dessa bästa metoder: prioritering, analys av vad som händer om man vill, ledningens godkännande.
- Bedömer projekt väl och har bra stödprocesser på plats.
- Använda programvara för projektportföljhantering för att optimera sina resurser.
Karaktäristik #4: Kom överens om dessa bästa metoder: prioritering, vad-om-analys, ledningens godkännande.
Prioritering: Du har ändliga resurser till ditt förfogande och i en perfekt värld skulle de användas produktivt för att ta hand om organisationens mest värdefulla möjligheter. Men är de det?
Enligt undersökningen har mogna organisationer prioriterat prioritering och strategisk anpassning som bästa praxis. De har en vägvisare eller en karta för att ta sig dit de vill och alla vägar (och resurstilldelningar) leder tillbaka till deras prioriteringar. Organisationer med lägre mognad har svårt att fokusera på grundläggande blockering och tackling. Detta leder till en risk för förlorad produktivitet på grund av dåligt optimerade resurser. Om de strategiska prioriteringarna inte är tydliga är detta ett område som måste fokuseras omedelbart, annars kommer resurserna ständigt att över- eller underutnyttjas eller tilldelas fel, lågprioriterade produkter.
Vad händer om-scenarier: Om vi bara hade arbetat i en statisk miljö! Men det gör vi inte. Faktum är att nästan 50 % av de tillfrågade hävdar att deras största problem är ständiga förändringar som påverkar resurstilldelningen och tillgängligheten. Förmågan att göra scenarier för att anpassa sig till förändringar är av största vikt. Föreställ dig att din främsta konkurrent meddelar att han eller hon överraskande kommer att lansera en säsongsprodukt med nya funktioner. Ska du gå vidare och lansera den? Att modellera detta scenario är en svår och ibland omöjlig uppgift med kalkylblad. Kalkylblad är ofta statiska och ointegrerade med data som finns i silos och som ofta kräver veckor av ändringar och analyser för att förstå effekterna av förändringar av resurser och projekt. Mer mogna organisationer investerar i verktyg och lösningar som gör det möjligt för dem att samla in data centralt för att köra on-demand-scenarier för att analysera möjligheterna och konsekvenserna av förändringar av resurser i olika projekt. Detta bidrar till bättre och smidigare beslutsfattande i en rörlig miljö.
Ledningens stöd: Mer mogna organisationer får stöd från högsta ledningen för att investera i personal, processer och verktyg för effektivare kapacitetsplanering och resurshantering. När initiativet drivs av ledarskapet kommer fördelarna snabbare fram, eftersom verktygen och processerna tillämpas tvärfunktionellt från början och inte bara i fickor i organisationen. I en miljö med delade resurser (där mer än 80% av deltagarna i studien arbetar) är det viktigt att genomföra förändringarna i hela organisationen och få ledningen att köpa in dem. Det betyder inte att alla förändringar måste ske på en gång, men de förstärks och påskyndas med tydligt stöd från ledningen. Jag rekommenderar att man talar i ledaruttryck (intäktsförbättring och tid till marknaden) när man förespråkar dessa frågor.
Karaktäristik #5: Projekt uppskattas väl och har bra stödprocesser på plats.
Att fastställa vilka produkter och resurser som behövs för att leverera projekt och produkter är delvis vetenskap och delvis konst. Det för mig till nästa två problemområden i forskningen: organisationer upplever utmaningar när de uppskattar projekt och saknar processmognad. Produktorganisationer behöver gemensamma processer och verktyg för centraliserad datainsamling och regelbundna granskningar i efterhand för att kommersialisera en produkt med hjälp av historiska faktiska värden. Utan exakta uppskattningar blir saker och ting oklara, kapaciteten planeras dåligt och viktiga projekt bemannas ineffektivt. Att missa tiden till marknaden är en av de största riskerna och den som kan orsaka störst negativ inverkan på intäkterna. Det är en ond cirkel. Att förbättra projektbedömningar kräver arbete, men det är värt investeringen och fokuset. Tricket är att göra det upprepningsbart och integrerat som ett sätt att hantera en produktportfölj och resurser.
Om du vill ha mer information om detta ämne kan du ladda ner ett exemplar av ett nytt vitboksdokument från Carrie Nauyalis, som är evangelist för lösningar för utveckling av nya produkter, med titeln: Step by Step Guide: How to Move Up the Resource Management and Capacity Planning Maturity Scale .
Jag skulle vilja höra från dig. Hur hanterar ni för närvarande resurshantering och kapacitetsplanering i er organisation och har ni en särskild resurshanteringsfunktion? Dela med dig av dina erfarenheter genom att lämna en kommentar nedan.
