Vad skulle det betyda för ditt företags innovationshastighet om du kunde flytta dina beslutstidslinjer från månader/veckor till dagar? Eller om du kunde förkorta time-to-market med bättre möjligheter att se och optimera resurser? Tänk om du kunde vara säker på att resurserna arbetar med det mest värdefulla arbetet i portföljen? Enligt 2016 Resource Management and Capacity Planning Benchmark study, har organisationer med högre mognad och kapacitetsinriktning uppnått dessa fördelar och mer därtill. Studien visar att företag som prioriterar kapacitetsplanering och investerar i den har följande sju sammanhängande förmågor och egenskaper:
- De inser värdet av en övergripande bild av kapacitet och efterfrågan: Högre mogna företag har 48% större sannolikhet att ha en kombinerad, holistisk bild av kapacitet och efterfrågan, medan 72% av de lägre mogna företagen rankade synlighet som sin största problempunkt. De flesta flyger i blindo; de kan inte se sin kapacitet och de vet inte vilken efterfrågan som kommer in. Deras mer avancerade motsvarigheter kan dra stora fördelar av den ökade synligheten, bland annat större smidighet i verksamheten, färre brandövningar och större kapacitet att förnya sig.
- De tar alltid hänsyn till kapaciteten i projektgodkännandeprocessen: Mogna företag är 4 gånger mer benägna att "alltid" ta hänsyn till kapaciteten. Det är inbäddat i deras tankeprocess. Enkelt uttryckt: de tar inte emot arbete i blindo. De bedömer om kapaciteten finns på rollnivå, och om inte, planerar de arbetet när den finns, eller gör avvägningar i enlighet med detta.
- De har mycket färre oplanerade projekt: Företag med lägre mognadsgrad har nästan dubbelt så stor sannolikhet att ha oplanerade projekt, vilket leder till nedströms effekter på resurser, portfölj, tidsramar och budget. Bakdörrsprojekt är inte ett undantag, de är normen. Å andra sidan har mer än hälften av de mogna företagen mindre än 20% oplanerade projekt, vilket ger dem större möjligheter att genomföra sin strategiska vision utan att förlora förståndet.
- De utför kontinuerlig, konsekvent kapacitetsplanering: Alla företag med hög mognad rapporterade att de utför kapacitetsplanering, och 76 % gör det varje månad, varje vecka eller kontinuerligt som en del av processen. I stark kontrast till detta står 62% av företagen med lägre mognadsgrad som helt enkelt inte gör någon kapacitetsplanering (20%) eller gör det på ett inkonsekvent sätt (42%). För att vara effektiv måste kapacitetsplanering vara en naturlig del av processen för intagning och schemaläggning av nya projekt, kompletterat med strategisk kapacitetsplanering på längre sikt. Att bedöma kapaciteten en gång om året, en gång i kvartalet eller ad hoc tar helt enkelt inte hänsyn till de dynamiska förändringar som sker dagligen i dagens värld.
- De kan utvärdera och fatta beslut snabbt: Det är dubbelt så troligt att företag med hög mognad kan utvärdera kapaciteten för ett nytt eller oplanerat projekt på minuter/timmar/dagar än deras motsvarigheter med lägre mognad, som kan ägna månader åt att besluta om de kan ta på sig ett projekt eller inte. I dag måste företagen arbeta i ljusets hastighet, annars riskerar de att komma för sent till festen varje gång. De som har en bättre syn på sin kapacitet har större möjligheter att göra det.
- De förlitar sig på specialutvecklad programvara, inte på kalkylblad, för kapacitetsplanering. Medan 75 % av företagen med lägre mognad förlitar sig på kalkylblad, skrivbordsverktyg eller inte har någon programvara för kapacitetsplanering, är det mer troligt att företag med högre mognad har specialbyggd programvara för företaget, vilket ger dem mer exakta data som är tillgängliga i realtid. Eftersom resurser vanligtvis används från hela organisationen för att arbeta med konkurrerande arbetsuppgifter krävs det en företagslösning för att lösa ett företagsproblem.
- De har ett strategiskt, kapacitetscentrerat projektledningskontor (PMO): 68% av företagen med högre mognad har ett PMO eller håller på att inrätta ett, och det är 25% mer sannolikt att de har ett etablerat PMO än företag med lägre mognad. Dessutom etablerar organisationer med högre mognad en mer strategisk, företagsövergripande roll för PMO med kapacitets- och investeringsplanering som en viktig del av deras stadgar. Det här är inte din mormors PMO:er, som var inriktade på projektgenomförande, rigida metoder och minskad arbetsgenomströmning genom att införa flera lager av byråkrati. Istället är det moderna PMO en strategisk möjliggörare som kan hjälpa organisationen att få ut mesta möjliga värde av sina begränsade resurser.
Om du tittar på denna lista, är din organisation kapacitetscentrerad? Om inte, och om du vill öka smidigheten, innovationen och produktiviteten, är dessa områden definitivt värda att överväga. Läs guideboken "Creating IT Capacity to Transform Business" som bygger på 2016 Resource Management and Capacity Planning Study. Få en inblick i hur PPM kan hjälpa ditt företag att bli en kapacitetscentrerad organisation.
