Projektledning har blivit en allt vanligare faktor i hur de flesta företag bedriver sin verksamhet, men den är ännu inte allmängiltig. För de företag som använder den är betydelsen av projektledning uppenbar, men för de som inte gör det är bilden kanske inte lika tydlig. Hur stegen och processen project management steps and process fungerar för varje enskilt företag beror på deras egna situationer och miljöer.
Om du fortfarande undrar om du ska anställa en projektledare eller inte, ska vi ta en titt på tecken som tyder på att du förmodligen bör göra det.
Fem tecken på att du behöver en projektledare
Bristande klarhet om ansvaret bromsar upp dig
Arbetets grunder är i stort sett desamma för alla, oavsett var du befinner dig: Du har något att göra och du gör det. Detta grundkoncept fungerar ganska bra, men för att nå en högre effektivitetsnivå kanske en organisation vill veta hur snabbt du utför en uppgift, vem som ska skriva under på dess kvalitet eller omarbeta den om det finns problem med slutprodukten.
Det är här som betydelsen av projektledning visar sig. Genom att ha en central överblick över vem som är ansvarig för vad i ett visst projekt kan projektledaren informera alla om vad de ska göra och när de ska göra det. Om uppgifter inte utförs enligt standarden eller inom den tid som krävs kommer detta att övervakas och åtgärdas av PM.
Sedan tekniken för projektledning infördes har den också revolutionerat projektledarnas effektivitet och förmåga. Med hjälp av -verktyg som Planview AdaptiveWork kan en projektledare enkelt och utan att det är invasivt övervaka teamets framsteg, hålla koll på enskilda uppgifter eller hinder och se till att resurserna används så effektivt som möjligt.
Projekten och organisationen har olika mål
Självstyrande eller decentraliserade team kan vara bra för att förbättra svarstiderna och säkerställa flexibilitet vid marknadsförändringar. Ett stort problem för projekt som har befriats från alltför besvärlig övervakning är att de ofta kan ha ett snävt fokus på vad som är bäst för teamet, eftersom de ser det som deras eget område snarare än vad organisationen vill uppnå i allmänhet.
Att upprätthålla anpassningen mellan organisatoriska mål och enskilda projekt är ett av projektledarnas viktigaste ansvarsområden. Ett marknadsföringsprojekt för ett stort amerikanskt företag kan till exempel använda ett mycket platsspecifikt språk eller material (som att tala om TV-program eller sport som endast finns i USA) eftersom de anser att det är bäst för att nå ut till sin målgrupp, den amerikanska publiken. Organisationen kan dock vara på väg mot en större omsvängning till en internationell inriktning, men alla marknadsföringstillgångar kan bli ineffektiva eller oanvändbara på grund av marknadsföringsteamets snävare inriktning.
Projektledare kan vara den viktiga synergieffekten mellan idéer från "kolsidan" och de övergripande målen för C-suite.
Ditt team saknar en gemensam röst i kundkommunikationen.
Utan en enda kontaktpunkt kan intressenter och kunder ofta få olika budskap och därmed olika förväntningar på ett projekt. Detta kan skapa missnöje och misstro när telefonsamtalen "Men jag fick ju veta..." börjar komma in, där man undrar varför en viss leverans inte har överlämnats eller varför resultatet inte är som förväntat.
En projektledare har den perfekta positionen för att klargöra teamets budskap och förena dess externa kommunikation. Rollen fungerar också i motsatt riktning, där projektledaren är en blixtlåda för all kommunikation som kommer utifrån, vilket gör att han eller hon både kan lätta på trycket på teamet från svåra kunder och hålla alla teammedlemmar i linje med de mest värdefulla målen.
Marginalerna blir slappare
Skillnaden mellan ett projekts totala ekonomiska framgång och misslyckande beror ofta på hur noga marginalerna hanteras. Det kan handla om ensiffriga procenttal, och att hålla sig inom dem är en detalj som ofta glöms bort eller avfärdas av medarbetare vars primära ansvarsområden inte är ekonomiska. Oavsett om det handlar om förhandlingar med leverantörer eller om att minska slöseriet, är det lätt att halka in på underprestationer om ingen håller ett öga på projektets marginaler.
Förutom att hålla ett team fokuserat på sina uppdrag och i linje med organisationens mål, har projektledare också den viktiga funktionen att följa teamets budgetar och utgifter och därmed hålla dem inom acceptabla marginaler.
Du har problem med skalning
Det är ett vanligt problem för företag som försöker dra nytta av framgångarna genom att expandera och skala upp verksamheten. Detta är goda nyheter för dem, men de kan ofta stöta på stora hinder när de framgångsrika åtgärderna i ett team visar sig vara svåra att kopiera i nya team.
Genom effektiv projektledning kan steg och processer analyseras och dokumenteras för att se till att det nya teamet som krävs för att utföra samma arbete inte kommer att bli kvar på grund av bristen på den "hemliga sås" som gjorde deras föregångare framgångsrika.
Ser du dig själv i dessa exempel? Oroa dig inte - det är aldrig för sent att införa projektledning i ditt företag. Rätt verktyg kan vara till stor hjälp. Om du vill se vad Planview AdaptiveWork kan göra för dina projekt kan du kontakta för att få en live-demo av vår programvara.
