Med den ökande användningen av teknik i alla aspekter av det moderna livet är det ingen överraskning att ett stort antal projektledningsverktyg har utvecklats som hjälper projektledare i nästan alla aspekter av deras dagliga arbete. Vikten av projektledningsverktyg är uppenbar för alla projektledare som vill säkerställa projektets framgång. Här är bara några av de fördelar som de kan ge dig i ditt arbete.
Uppskattning med noggrannhet
Att veta hur lång tid ett projekt kommer att ta och fastställa relevanta milstolpar och tidsfrister är en viktig uppgift för varje projektledare. Med en programvara för projektledning online är det möjligt att mata in en stor mängd data om arbetspaket, förfallodatum och kapacitet och den beräknar beräknade slutdatum och den kritiska vägen för ditt projekt.
Resursoptimering
Förutom att du effektivt kan uppskatta viktiga datum under projektets gång kan du också bedöma tillgängligheten och användningen av dina resurser med hög grad av noggrannhet. På så sätt kan du tilldela uppgifter på ett sätt som utnyttjar teamets kapacitet fullt ut, samtidigt som du organiserar arbetspaket så att de smidigt kan integreras med varandra.
Kapacitetsplanering
Vikten av projektledningsverktyg blir verkligen uppenbar när du mäter och organiserar teamets kapacitet. Med bra molnbaserad programvara för projekthanteringkan du visualisera ett helt arbetsschema för ett 50+-team under två år och veta vad du behöver och när du behöver det vid olika nyckelpunkter under projektets gång.
Budget tracking
Beroende på hur stor din organisation är kan det hända att du inte har en bokföringsavdelning som hjälper dig med ditt projekt. Hur som helst är det dock alltid en bra idé att hålla ett öga på om projektet är hålla sig inom de fastställda budgetramarna, vilket projektledningsverktyg kan göra med minimal ansträngning från din sida.
Förvaltning av framsteg
Med lätt uppdaterbara Gantt-diagram i realtidAtt mäta framstegen och vara hypermedveten om hur ditt projekt utvecklas är numera en automatisk förväntan. Det handlar inte ens om mikroförvaltning längre, utan det räcker med att inrätta en instrumentpanel med snabblänkar för att det ska bli enkelt att övervaka alla aspekter av teamets framsteg utan att behöva titta över någons axel.
Riskbedömning och övervakning
En annan fördel med att ha så mycket data och information som kan sammanställas och dissekeras direkt av programvaran är att potentiella risker kan beräknas med hög precision, samtidigt som de matchas med projektets riskminimerings- och krisplaner så att hela riskbedömningen och övervakningen finns samlad på ett ställe.
Automatiserad och effektiv rapportering
Dagarna då projektledare slösar bort sin dyrbara tid på repetitiva uppgifter och agerar mer som ett centralt postkontor för projektkommunikation än som en riktig projektledare är tack och lov på väg att bli ett minne blott. Förberedda rapporter och instrumentpaneler kan automatiskt hålla teammedlemmar och intressenter informerade i realtid om framsteg och ansvarsområden, vilket ger projektledare mer tid att lägga till värdet av sin kompetens till projektaktiviteterna.
Det finns naturligtvis olika nivåer av projektledningsverktyg, och en av de största debatterna handlar om kostnadsfria och avgiftsbelagda verktyg. Som man kan föreställa sig har de avgiftsbelagda verktygen ett större utbud av funktioner, medan den största fördelen med gratis verktyg är att de är gratis. Du kan själv avgöra vilken typ av projektledningsverktyg som passar dina behov bäst genom att ta del av en provversion av Planview AdaptiveWorks mjukvara här.
