En av de mest grundläggande kompetenserna som en projektledare måste känna till är vilka de fem stegen i projektledningen är. Detta är de projektledningsfaser som alla projektledare kan använda som en grundläggande vägledning för att förstå hur ett projekt fortskrider.
Kortfattat kan man säga att de fem stegen i projektledningen är följande:
- Inledande av projekt
- Projektplanering
- Projektutförande
- Övervakning av projekt
- Avslutande av projektet
Även om alla dessa olika faser är mycket mer detaljerade kan en projektledare som börjar och undrar hur han eller hon ska strukturera sitt projekt på den mest grundläggande nivån bara fråga: "Vilka är de fem faserna i projektledning?" och sedan följa denna beskrivning.
Inledande av projekt
Det första steget i projektledningen handlar om att ge projektet en relativt bred definition och fastställa om det är genomförbart eller inte. De ansvariga intressenterna kommer vanligtvis att använda två metoder för att fatta beslut om projektet får grönt ljus eller inte:
- Dokument om affärsidé: Här beskrivs projektets berättigande i termer av vad organisationen behöver, hur det kommer att gynna dem och ge potentiell ekonomisk vinst.
- Genomförbarhetsstudie: I detta dokument bedöms de resurser som krävs för att projektet ska kunna slutföras och jämförs med de resurser som organisationen har till sitt förfogande. På så sätt bedöms projektet utifrån dess tidsplan och kostnad och om det är rätt alternativ för organisationen.
Om projektet klarar dessa två kontroller är nästa del av initieringsfasen att utarbeta en projektstadga eller ett projektinitieringsdokument (PID) som ger en sammanfattning av projektets mål, de berörda intressenterna och dess affärsidé.
I projektplaneringsfasen skapas en mer djupgående skiss över projektets mål och krav. Det är här en projektledare verkligen kan utnyttja sina kunskaper. Projektplaneringen omfattar:
- Fastställande av projektets omfattning
- Fastställande av vad som exakt behöver göras.
- Slutföra tidsplanen för leveranser
- Organisera ett schema för arbetsflödet
- Bedömning och organisering av nödvändiga resurser.
Precis som det är viktigt för en projektledare att känna till de fem stadierna i projektplaneringen är det under projektplaneringsfasen som ditt team får sin färdplan för vad som krävs för att projektet ska lyckas.
Projektutförande
Detta är början på det kreativa skedet, där de noggrant utarbetade projektplanerna omvandlas till konkreta resultat. Det brukar hållas ett startmöte för att ge alla en översikt över vad målen är och därefter, Varje gruppmedlem ska vara medveten om följande om vad som förväntas av dem.
För dig och ditt team omfattar projektgenomförandet:
- Skapande av enskilda arbetsområden
- Anskaffning av nödvändiga resurser
- Tilldelning av uppgifter till gruppmedlemmar
- Utföra uppdrag
- Leverans av resultat inom tidsfrister
- Uppdatering av projektets utveckling
Övervakning av projekt
Projektledaren är en viktig kontaktpunkt mellan projektteamet som arbetar på "fronten" och de andra intressenterna som är mer avlägsna från de dagliga detaljerna i det som händer. Av denna anledning och för att se till att allt går som det ska måste en projektledare kunna effektivt mäta och kommunicera projektets framsteg.
Det finns flera mätvärden eller nyckeltal (Key Performance Indicators, KPI) som kan användas för att övervaka ett projekts resultat, t.ex. att tidslinjerna hålls, att den planerade budgeten hålls, att leveranserna lyckas och många andra. Alla kombinationer av dessa kan användas, men det viktigaste är att de är mätbara och används konsekvent så att intressenterna lätt kan förstå hur projektet går med en överblick.
Avslutande av projektet
Detta är det sista steget i projektledningen, när de slutliga resultaten överlämnas eller tas i drift. Detta skede ger dig, ditt team och dina intressenter en möjlighet att utvärdera hur framgångsrikt projektet var och vilka lärdomar som dragits under processen. Det är också klokt att skapa en löpande process för att samla in denna kunskap och formellt och återföra den till ditt projektledningssystem. Verktyg som ger dig en verifieringskedja och ett sätt att registrera vad som har hänt är användbara för att utnyttja tidigare projekt och grupparbeten. Flexibla system som lätt kan integrera förändringar är särskilt kraftfulla eftersom de kan optimeras snabbt och omedelbart dra nytta av ny kunskap.
När projektet är avslutat kan resurserna för projektet åter fördelas och gruppbedömningar göras. Många projektledare håller ett officiellt avslutningsmöte eller till och med en mer informell avslutningsfest för att gratulera teamet.
