Alla vet, åtminstone i teorin, att effektiv projektkommunikation är viktigt. Nästan alla projektledare som ombeds att räkna upp de faktorer som är viktiga för att projektet ska lyckas skulle sätta kommunikationen högst upp på listan.
Tyvärr tas kommunikationen ofta för given. Även om projektledare tidigt lägger tonvikten på kommunikation, kan den falla i glömska när chefer och teammedlemmar ställs inför oväntade utmaningar eller intensiv arbetsbelastning. Det är naturligtvis i dessa situationer som kommunikationen är ännu viktigare.
Projektledare som inte tar hänsyn till kommunikationens betydelse utsätter sina projekt för stora risker. Enligt Project Management Institute kan 40% av alla misslyckade projekt direkt hänföras till bristande kommunikation. Att förstå värdet av kommunikation i varje fas av ett projekt kan hjälpa chefer och teammedlemmar att hålla informationen flytande, även under svåra perioder.
Projektplanering och förväntningar
Effektiv kommunikation i början av ett projekt ger utdelning från det första planeringsmötet till den slutliga avslutningen. För att få sitt arbete gjort måste projektgruppens medlemmar ha så mycket information som möjligt om projektets mål, tidsramar och resultat och vad som förväntas av varje deltagare. Projektledarna bör också se till att ge detaljer om vilken samarbetsprogramvara och andra projektledningsverktyg som ska användas, tidpunkter och format för återkommande möten och vilka förfaranden som ska följas vid ändringar i omfattningen.
Uppdateringar av status och ändringar i tidsplanen
Kommunikationen inom projektledning börjar ofta brista i projektets mittfaser, när gruppmedlemmarna är uppslukade av sitt arbete och riskerar att tappa bort vad andra gör. Viktiga detaljer, t.ex. ändringar av en deadline, kan kommuniceras till endast de teammedlemmar som är direkt berörda och andra lämnas i ovisshet.
Detta är särskilt troligt i stora eller decentraliserade team, där arbetet utförs i flera olika tidszoner eller på flera kontinenter. I dessa situationer kan det vara näst intill omöjligt att samla hela teamet, personligen eller virtuellt, för dagliga eller veckovisa statusmöten. Verktyg för hantering av projektkommunikation som Planview AdaptiveWork kan hjälpa cheferna att hålla hela teamet på samma sida genom att tillhandahålla en centraliserad resurs för projektplaner, dokumentation, Gantt-diagram och annan viktig information.
Avslutning och lärdomar
Det är viktigt att inte förlora fokus på kommunikationen när ett projekt går mot sitt slut. Ledande sponsorer och andra intressenter på hög nivå är vanligtvis mer engagerade när ett projekt närmar sig sitt slut, och otillräcklig kommunikation i denna fas kan skapa ogrundade farhågor om teamets arbetskvalitet eller förberedelsegrad. Projektledarna bör se till att granska de ursprungliga projektkraven med hela teamet för att se till att varje krav har behandlats.
Kommunikationen bör fortsätta även efter det att arbetet är slutfört. När ett projekt är avslutat bör organisationerna ta tillfället i akt att hålla ett möte om "lärdomar" för att identifiera områden som kan förbättras, liksom framgångsfaktorer och innovationer som kan förbättra resultaten av andra projekt i framtiden.
Vill du veta hur Planview AdaptiveWorks samarbetslösning work management kan möjliggöra bättre projektkommunikation genom att koppla samman diskussioner, arbetsinnehåll och kraftfull projekthantering i en enda lösning? Kolla in en produktvisning på .
