Att veta hur man är en bra delegatör är en av de viktigaste aspekterna av effektiv projektledning. För att parafrasera ett talesätt: ingen PM är en ö och anledningen till att du har den roll du har är att hitta och utnyttja de olika styrkorna i ditt team. Genom att sammanföra kompletterande färdigheter och fördela uppgifterna på ett sätt som maximerar produktiviteten kan du göra ditt team till en större kraft än summan av dess delar.
Allt detta låter perfekt, men vi måste fortfarande besvara frågan om hur man blir en bra delegatör. En del människor kan ha en naturlig förmåga att se människors talanger och delegera uppgifter på ett effektivt sätt. För det mesta är dock delegering av uppgifter en färdighet som man måste arbeta med och förbättra med tiden. Här är några faktorer att ta hänsyn till när du lär dig att bli en bra delegatör:
- Lita på din egen förmåga
Du sitter i den heta stolen, du bestämmer vem som gör vad, du är ansvarig. Det är lätt att ifrågasätta sig själv eller oroa sig för att man har gjort fel val, men i slutändan måste man tro på sig själv. Du kommer inte alltid att ha rätt, det gör ingen, men att vara bestämd i din övertygelse ger förtroende till din omgivning och är ett tecken på tillit till dem som har fått uppgifterna.
- Lita på din omgivning
En projektledare kan inte göra allt, även om han eller hon skulle vilja det. Om du mikroförvaltar ditt team och ständigt tittar dem över axeln kan det undergräva medarbetarnas självförtroende och dessutom vara irriterande. Du har valt dem, låt dem fortsätta med sitt arbete och tro på deras förmåga.
- Var tydlig med dina förväntningar
Kommunikation är en viktig del av att delegera uppgifter på ett effektivt sätt. Ditt team måste veta exakt vad som förväntas av dem och när de ska leverera. Genom att beskriva förväntningarna helt och hållet från början har du ett riktmärke som du kan använda dig av under hela arbetets gång.
- Se till att det finns resurser på plats.
Utan den nödvändiga utrustningen, programvaran eller andra resurser kommer även den bästa personalen att prestera under sin potential. Om du har delegerat en uppgift till någon ska du se till att de har allt de behöver för att lyckas, annars är de dömda att misslyckas innan de ens har börjat.
- Gör dig tillgänglig och tillgänglig
Det finns en annan resurs som ditt team kommer att vara mycket beroende av, nämligen dig. Syftet med delegering är att minska din egen arbetsbörda, men det skadar inte att hjälpa till med vägledning och råd. Låt ditt team veta att de kan vända sig till dig om de har några problem och att du är tillgänglig för att hjälpa dem.
- Informera ditt team om den större bilden
Att fokusera på att måla ett hörn av Sixtinska kapellet kan bli tråkigt eller verka meningslöst. När du delegerar till ditt team ska du se till att hålla dem informerade om projektets betydelse och det värde och den stolthet som de bör lägga i sina enskilda uppgifter.
- Kartlägga utvecklingsvägar
Delegering av uppgifter handlar inte bara om att få projektet slutfört, utan kan också vara ett utmärkt verktyg för professionell utveckling för ditt team. Identifiera hur personalen skulle vilja utvecklas och förbättras och se hur du kan arbeta för att integrera detta i hur du delegerar projektets uppgifter.
- Var ärlig i dina bedömningar
Erfarenhet är det bästa fönstret för lärande. Vid viktiga milstolpar under projektets gång, vara tydlig när du granskar dem. Notera vad som fungerade, hur gruppmedlemmarna presterade och om du är nöjd med ditt beslutsfattande i delegeringen av uppgiften eller inte. På så sätt kan du finslipa din förmåga att delegera i framtiden.
Delegering av uppgifter är en av de viktigaste färdigheterna som en projektledare kan ha. Ingen kan vara perfekt hela tiden, men genom att granska projekt och dra lärdomar kan du förbättra dig och upptäcka hur du blir en bra delegatör.
