Många projektledare har svårt att delegera ansvar och det är lätt att förstå varför. I många fall är projektledaren den mest erfarna medlemmen i teamet och har etablerat sig som sakkunnig innan han eller hon tog på sig rollen som projektledare. När projekt innebär stora utmaningar, eller när ett projekt är i riskzonen, kan det vara frestande för en projektledare att försöka göra allting själv.
Foto av affärshänder som håller tavlan och skriver DELEGATE ordmoln
Att inte delegera ordentligt orsakar dock ofta en egen uppsättning problem. Förutom att projektledaren blir överarbetad och överansträngd kan situationen beröva projektet insikter och lösningar som andra gruppmedlemmar skulle ha kunnat bidra med. Chefer som försöker göra allting själva kan också skapa känslor av förbittring och tristess bland teammedlemmarna som inte har tillräckligt mycket att göra.
Om du tycker att du försöker göra för mycket i de projekt du leder kan dessa strategier hjälpa dig att delegera uppgifter samtidigt som du behåller insynen och kontrollen över projektet som helhet.
Ställ förväntningar på ditt team
Du vill inte att teammedlemmarna ska bli förvånade när de får oväntade uppgifter eller bli förvånade över hur lite de får göra. Effektiv delegering är endast möjlig när gruppmedlemmarna har exakta förväntningar på hur mycket arbete de ska utföra och hur de ska få sina uppgifter. Det är lika viktigt att ställa förväntningar på ditt team som att hantera intressenternas förväntningar, så se till att avsätta tid för att tala med ditt team på en personlig nivå om dina förväntningar.
Ha en plan för delegering
Delegering av uppgifter, liksom alla andra aspekter av projektledning, fungerar bäst när du planerar i förväg. När du arbetar med din projektplan och börjar definiera de uppgifter som ska utföras, börja fundera på vilka teammedlemmar (eller roller, om specifika personer ännu inte har tilldelats) som kan tilldelas varje uppgift. Det här tillvägagångssättet maximerar din förmåga att anpassa uppgifterna till lagmedlemmarnas tillgänglighet och kompetens, snarare än att bara dela upp uppgifterna mellan hela laget när projektet börjar.
Ge stöd
Se till att dina gruppmedlemmar, särskilt de mindre erfarna, vet var de kan få den hjälp eller information de behöver för att klara av sina uppgifter. Oavsett om du skickar dem länkar till utbildningsseminarier eller investerar i de verktyg de behöver är en teammedlem bara lika bra som det stödsystem de har. Planview AdaptiveWorks innovativa verktyg för samarbete och dokumenthantering, till exempel, gör det enkelt för de anställda att dela idéer och dra nytta av varandras styrkor.
Låt ditt team göra sitt arbete
När du har delat ut dina arbetsuppgifter tar du ett steg tillbaka och låter dina teammedlemmar göra sitt arbete. Även om det fortfarande är viktigt att få regelbundna statusuppdateringar för att hålla projektet enligt tidsplanen, kan överdrivna förfrågningar om uppdateringar motverka hela syftet med delegering - du kommer att spendera all din tid på att följa upp de uppgifter som du egentligen har delegerat, och dina teammedlemmar kommer att bli lika frustrerade och oengagerade som om du aldrig hade tilldelat dem uppgifterna från början.
Hantera ditt team med full synlighet
När du väl har tagit ett steg åt sidan och delegerat effektivt är det viktigt att du har full insyn i teamets arbetsbelastning samt ett sätt att mäta och rapportera om projektets hälsa och framsteg. Det är där en lösning som Planview AdaptiveWork kan göra hela skillnaden med synlighet och rapportering i realtid, holistisk hantering av projektportföljer och samarbete mellan olika team - så att du kan hålla deadlines och anpassa teamets insatser till det eller de större målen. Ta reda på mer genom att registrera dig för en gratis 30-dagars provperiod.
