För att optimera fördelningen av en organisations budgetar och resurser bör IT-beslutsfattare använda application portfolio management (APM). IT-chefer inser ofta fördelarna med att ha en väletablerad projekt- och resurshanteringsprocess, medan en korrekt hantering av applikationsportföljen inte får tillräcklig uppmärksamhet. Att ha tillgång till en fullständig programförteckning och insyn i hur mycket varje enskilt program kostar en organisation på årsbasis är dock en viktig del av beslutsprocessen när det gäller att investera värdefulla pengar i strategiskt arbete kontra underhållsarbete.
Organisationer har flera olika applikationer som hjälper till att hantera olika aspekter av deras interna och externa verksamhet - ekonomi, personal, redovisning, säljstöd, försörjningskedja, lager och tillverkningssystem för att nämna några. Avdelningarna använder ofta olika programvarulösningar, t.ex. SAP, Microsoft, ADP, Oracle och Salesforce, för att hantera alla dessa affärsfunktioner.
Den största utmaningen för IT-avdelningen när det gäller hantering av applikationsportföljen är att identifiera de applikationer som är värda att investera och de som kanske inte är det. Jim Duggan, forskningsanalytiker från Gartner med fokus på applikationsutveckling, skriver att en analys uppifrån och ner av en applikationsportfölj gör det möjligt för APM-processer att fokusera på de områden där det finns störst möjligheter.
TIME-analysen (Tolerate, Invest, Migrate och Eliminate) har visat sig vara ett användbart verktyg för att strukturera sorteringen av tillämpningar i ett företags portfölj.
När alla tillämpningar har delats in i fyra kategorier kan en djupare analys av tillämpningsportföljen göras.
Tolerera - tillämpningar som skapar tillräckligt stort affärsvärde och har hanterbara kostnader, men som av olika skäl bör underhållas.
Investera - idealt sett bör vi sträva efter att placera alla befintliga programportföljer i denna kategori. Detta är de mest lukrativa och investeringsvärda applikationerna som ger tillräckliga intäkter och hjälper till att effektivisera verksamheten.
Migrera - applikationer som behöver moderniseras och som inte längre är värda investeringen.
Eliminera - denna kategori består av tillämpningar som har lågt affärsvärde och till och med höga risker. Därför har de inget verkligt värde för organisationen och måste elimineras.
Funktionerna för poängsättning av applikationer i APM-lösningar kan hjälpa organisationer att skapa dessa TIME-kategorier baserat på högre eller lägre poäng som erhålls för varje applikation. Duggan skriver att gruppering av applikationer enligt deras egenskaper är ett meningsfullt sätt att kategorisera beståndet och definiera applikationernas öden i portföljcykeln. En fokuserad analys av de områden som sannolikt kommer att ge förbättringar minskar insatserna för analys och datainsamling, utan att de mest lovande möjligheterna försummas.
APM ger inte bara ett betydande mervärde till den övergripande IT Governance inom organisationen, utan ger också en välbehövlig synlighet som stöd för CIO:s beslutsfattande. Genom att bestämma vilka applikationer som bör läggas ut på entreprenad, uppdateras eller läggas ned kan ledningen frigöra ekonomiska resurser och återinvestera i applikationer med högre avkastning på investeringen som bidrar till strategiska affärsmål. APM kan alltså driva IT-verksamheten och ge CIO:er den klarhet som de behöver för att effektivisera sin verksamhet och genomföra strategiska mål.
