Att vara en anpassningsbar organisation är avgörande för ditt företags långsiktiga överlevnad.
Perioder av ekonomisk osäkerhet är en av de största prövningarna för dagens företagsledare. För att överleva måste företagen kunna ändra planer och finansiering på ett säkert sätt med kort tid för förberedelser.
Vi känner alla till historien om Chicken Little. Ibland kan paniken skapa ännu mer kaos. När vi i själva verket behöver ett lugnt och sansat förhållningssätt när vi undersöker och klarar av stormen.
Istället för att fatta förhastade beslut kan ditt företag använda tider av osäkerhet för att vara smidigt och flexibelt när det gäller att minska utgifterna, se över prioriteringarna och omorganisera personalstyrkan.
Detta är en tid då PMO:erna kan ta ett steg framåt. I vårt senaste inlägg tittade vi på hur PMO:er skapar värde under svåra ekonomiska tider. Nu återstår en fråga när man överlever en ekonomisk kris: hur spelar PMO:s roll en roll?
Vi går igenom hur din organisation kan omfamna anpassningsförmåga för att ytterligare bevisa sitt värde under perioder av volatilitet.
Hur man underlättar anpassningsförmåga och omställning i tider av förändring och osäkerhet
För att bli en verkligt anpassningsbar organisation måste företagen göra ett stort skifte från stelhet till ständig förändring.
Det är bättre att bortprioritera projekt med lågt värde eller misslyckade projekt och omjustera planerna än att sjunka med fartyget eftersom "vi har redan investerat så mycket".
Om något inte längre fungerar och det försvårar din organisation kan du ta hjälp av Marie Kondo. Tacka den för vad den har bidragit till verksamheten och låt den gå.
Och ja, det kan vara skrämmande. Stora risker och kostnader kan uppstå när man ändrar planer och prioriteringar. Särskilt om företaget har gjort viktiga investeringar i dessa initiativ och arbeten, eller när det gäller organisationens största och mest långtgående projekt och program.
Men som PMO är detta den perfekta tidpunkten för att framhäva det värde som du kan erbjuda din organisation.
Etablera dig själv som en strategisk partner som är ovärderlig i osäkra tider, i stället för ett backoffice som bara tillhandahåller rapportering och genomförande.
För att göra detta måste du gå förbi traditionella planeringsverktyg och siloindelat teamarbete.
Du måste också gå utanför din komfortzon som en traditionell PMO. Den goda nyheten är att vi har fem praktiska tips som hjälper dig att bli en anpassningsbar organisation. På så sätt kan du klargöra att ditt PMO är en värdedrivande faktor under ekonomisk osäkerhet.
Låt oss börja med en av de viktigaste delarna - att vara bekväm med förändringar.
1. Inspirera team att ta till sig förändring
Förändringar, särskilt i tider av osäkerhet, ses inte alltid som något positivt av alla. Ja - det okända är en skrämmande tanke!
Men PMO kan vara en spjutspets för att skapa en kultur där man tar till sig förändringarna på företaget.
Du kan inspirera grupper att närma sig sitt arbete med ett vetenskapligt, innovativt och nyfiket förhållningssätt där de ständigt söker efter nya idéer och letar efter det bästa sättet att uppnå sina mål.
När okända saker dyker upp är det ett perfekt tillfälle att skaka om status quo och fortsätta att förbättra processerna. Det som fungerade tidigare kanske inte är det bästa sättet idag eller i framtiden.
Uppmuntra gruppmedlemmarna att vara kreativa och utnyttja sin självständighet för att fatta egna beslut. Låt dem "testa" sätt att utföra arbetet och hantera arbetsbelastningen så att alla vinner på leveransen.
När det gäller kontinuerlig förbättring kan teamet använda sig av "fail fast"-metoden och andra agila principer. Genom att betrakta misslyckanden som en lärdom ska gruppmedlemmarna känna sig bemyndigade att experimentera i sitt arbete och misslyckas utan rädsla för repressalier.
Men du ska inte bara svälja dig i misslyckanden. Gör något av de lärdomar som du får av detta.
Med hjälp av den snabba metoden kan grupperna snabbt avgöra vilken åtgärd som är bäst för att slutföra ett projekt och undvika ineffektiva och tidskrävande alternativ. Denna mentalitet lägger grunden för att bli en anpassningsbar organisation.
2. Var inte rädd för att agera
På tal om misslyckanden - rädsla för misslyckanden kan leda till "analysförlamning".
Det är då företagsledare undviker att fatta svåra men nödvändiga beslut.
Det är viktigt att främja en kultur som accepterar att alla beslut inte är rätt beslut, särskilt i tider av ekonomisk osäkerhet.
Det kan vara viktigare att agera snabbt än att vänta på det perfekta beslutet.
I dessa situationer bör PMO inte bara erbjuda data utan sammanhang. Ge i stället intressenterna genomtänkta scenarier där konsekvenserna och resultaten av varje potentiell väg är tydliga för din publik.
Ta till dig din inflytelserika roll som ledare för förändringsledning . Normalisera effektiv prioritering, eftersom du vet att det alltid kommer att finnas fler idéer än det finns resurser.
Det är inte bara ledarna som behöver känna till den här informationen. Tänk på att vara den tråd som håller ihop strategi och leverans. PMO bör se till att teamen också förstår de möjliga resultaten av deras arbete och hur det påverkar organisationen, för att ge mening och sammanhang åt deras arbete.
3. Gör dina planeringscykler kortare
Här är en viktig sak att tänka på: att införa en "fail-fast"-mentalitet i din organisation kan orsaka stress utan ytterligare stöd.
För att säkerställa ett framgångsrikt genomförande ska du inte bara misslyckas snabbt utan också misslyckas ofta. Kombinera detta tillvägagångssätt med andra agila metoder, t.ex. kortare planeringscykler.
Övergå från oflexibel årsplanering till en mer kontinuerlig planeringsmetod - t.ex. kvartals- eller månadsplanering - för att bedöma och utvärdera dina planer och framsteg. Gör ändringar om det behövs. Det är så här som iterativ planering kan hjälpa ditt företag att bli en anpassningsbar organisation.
Genom att dela upp planeringen i kortare iterationer kan du lättare dela upp arbetet i mindre partier av värde. Du kan leverera projekt i sprintar på två till fyra veckor.
Du kommer att kunna hjälpa team att hantera skiftande arbetsbelastning och kapacitet. De kan kontinuerligt justera arbetsresultaten och undvika potentiella fallgropar och bakslag. Detta blir särskilt viktigt i tider av volatilitet, då snabba förändringar är nödvändiga för att anpassa sig till förändrade omständigheter.
4. Håll dig fokuserad på det som är viktigt
För att vara en effektiv PMO på en instabil marknad måste du se till att PMO:s ansvarsområden och arbete är en del av helheten. Detta är en central del av att vara en anpassningsbar organisation.
Dina projekt, program och portföljer ska kopplas till organisationens strategiska mål och målsättningar.
Att använda en effektiv PPM-lösning som kan centralisera information och skapa en enda, ledande synlinje kan vara en stor fördel för anpassningsförmågan. Med en enda sanningskälla har du exakta, uppdaterade data och insikter som tydligt spårar skapandet av affärsnytta.
Data är en viktig faktor när beslut fattas - särskilt när kostnadsbesparingar och andra kortsiktiga alternativ är vanliga.
Du kan enkelt prioritera projektets ekonomi, resurser och resultat som är kopplade till organisationens strategiska mål. Och när affärsverksamheterna förändras kan du snabbt ändra dig när det behövs.
Med en PPM-lösning blir det också lättare för dig att hantera teamens olika arbetssätt. Du kan ge dem hybridverktyg för att utföra arbetet, så att du kan följa varje teams framsteg och hantera potentiella konflikter i realtid om resurser, budgetar eller kapacitet. Du kan också ge dem delade digitala arbetsutrymmen för att samarbeta och få saker gjorda.
5. Sväng om när det behövs
Som en anpassningsbar organisation bör du planera in kvartalsvisa kontrollpunkter för att bedöma hur dina team och projekt mår. Använd dessa kontrollpunkter för att bedöma vad som ger eller inte ger affärsnytta och omprioritera sedan arbetet i enlighet med detta.
Du bör alltid prioritera projekt som ger företaget det högsta värdet, vilket gör att du kan leverera de bästa resultaten i svåra tider.
Ha självförtroende för att agera och klara dig mitt i stormen
Vad kan ett företag göra för att överleva en ekonomisk kris? Bli en anpassningsbar organisation som kan anpassa sig till förändrade krav från branschen, kundernas preferenser och företagets mål.
Nu är det dags för PMO:s att leda arbetet med att införa kontinuerlig, adaptiv planering och leverans. Genom att övervaka hur dina projekt mår och anpassa dem vid behov kan du se till att du hjälper att guida din organisation genom svåra tider.
Detta kan verka skrämmande för PMO:er som är vana vid årlig planering, men kontinuerlig planering gör det möjligt för dig att få bästa möjliga avkastning på investeringen på en instabil marknad. I tider av osäkerhet måste besluten fattas snabbt och effektivt. Genom att framhäva det värde du tillför som PMO säkerställer du din plats som en inflytelserik del av din organisation.
Gör ditt PMO till en strategisk värdedrivare för din organisation. Gå till vitboken "Elevating the PMO Role" för att komma igång.
