Anta rätt verktyg för projektsamarbete för att få arbetet gjort.
Idag finns det en uppsjö av samarbetsverktyg och appar tillgängliga. Och när vi kastas in i eldsvådorna av "accidental project management" och gräsrotsprojekt, letar vi efter verktyg och teknik som kan hjälpa oss att förbättra projekt- och teamsamarbetet. Men de flesta av oss använder oss instinktivt av det som vanligtvis är lättillgängligt - du gissade det - e-post och kalkylblad - och när vi upptäcker brister i dessa verktyg söker vi efter nyare, modernare lösningar för att hålla jämna steg med dem. Detta är resultatet av en undersökning av Appleseed Partners , beställd av Planview, av 200 personer i Nordamerika som leder eller deltar i projekt.
De svarande i undersökningen visade att deras tre främsta verktyg för samarbete är e-post (73 procent), kalkylblad (62 procent) och telefon (53 procent). Cirka 40 procent av de tillfrågade säger att de har provat andra samarbetsverktyg online, t.ex. molnbaserad lagring, molnverktyg online och delade utrymmen. När det gäller de moderna virtuella teamens samarbetsbehov erbjuder dessa lösningar tyvärr begränsade möjligheter.
Undersökningen visade att i stället för att förbättra samarbetet i projekt och team skapar vi det motsatta - ett Babeltorn - där alla använder olika verktyg (4-5 olika verktyg) i ett försök att samarbeta bättre i projekt.
Chockerande nog sa 33 procent också att ingen i deras team använder exakt samma verktyg. Hur kan någon hålla reda på åtgärder och projektmilstolpar med så många rörliga delar?
Det är oundvikligt att högre chefer, projektledare och teammedlemmar rapporterar om stora brister och oroar sig för att information saknas. Resultatet är att lagen slösar bort nio veckor per år, enligt undersökningen.
Hur frestande det än är att ta till sig ny teknik verkar det som om användningen av dessa olika verktyg bara leder oss tillbaka till det beprövade och sanna e-postmeddelandet för att hålla fokus på dagliga prioriteringar. E-post har en roll, men är inte en hållbar lösning för dagens team.
Det är dags att få slut på e-postberoendet, minska antalet verktyg och få alla på samma sida för att förbättra projektsamarbetet! Jag bjuder in dig att läsa e-boken " Alla är projektledare: En studie och guide till framgångsrikt projektsamarbete ." I den hittar du de fyra saker som respondenterna sa att de vill ha i en lösning för projektsamarbete.
Infografik:
5 Anledningar till att grupper misslyckas med att samarbeta effektivt på jobbet
