16th century poet George Herbert said that “a bad workman quarrels with his tools.” And while there is practical wisdom in this observation, just don’t try and mention it to people in the 21st century who have been saddled with ineffective, limited, or just plain awful agile project management tools – because instead of a knowing nod, one is likely to be greeted with an icy glare.
De bästa verktygen för agil projektledning
Om sämre verktyg för agil projektledning skapar förvirring och kaos, följer det naturligt att överlägsna verktyg för agil projektledning leder till effektivitet, produktivitet, engagemang, prestationer och framgång. Men vad är dessa överlägsna verktyg egentligen? Det finns fem sådana verktyg som finns i ledande programvaror för agil projektledning lösningar: styrelser, Gannt-tabeller, milstolpar, filhanteringsverktyg och samarbetsverktyg. Vi lyfter fram var och en av dem nedan.
Lista över nödvändiga verktyg för agil projektledning:
Styrelser
Kanban- och Scrum-tavlor visualiserar arbete och arbetsflöden så att agila team kan arbeta effektivare och mer ändamålsenligt.
För att verktyget ska bli en tillgång istället för en belastning måste det vara enkelt och snabbt att använda:
- Skapa flera tavlor för att spegla olika projekt, team, kunder och/eller produkter.
- Anpassa tavlorna för att anpassa dem till specifika lagpreferenser.
- Justera arbetsflöden när som helst på grund av pågående ändringar av prioriteringar, planer eller andra aspekter av den agila projektledningsprocessen.
- Fastställ gränser för pågående arbete på för att förhindra överbelastning och utmattning av teamet.
Gantt-tabeller
Ett Gantt-diagram är ett stapeldiagram som ger snabb information om start- och slutdatum för uppgifter, samt om beroenden, schemaläggning, tidsfrister, framsteg och ägande av uppgifter. Det borde vara enkelt att skapa Gantt-diagram för alla arbetsytor, en enskild arbetsyta eller ett specifikt forum.
Milstolpar
Milstolpar är inte i sig själva uppgifter - dvs. de kräver inga resurser, tar inte tid och tilldelas inte någon teammedlem. Milstolpar är snarare mycket användbara verktyg för att följa utvecklingen mot måldatum och för att kommunicera med intressenter.
Det är också viktigt att notera att vissa programvaror - särskilt de som erbjuder gratis verktyg för agil projektledning - har begränsade och bristfälliga milstolpsfunktioner, eftersom förfallodatum för uppgifter inte kan fastställas i förhållande till milstolpsdatum. När en milstolpe flyttas flyttas därför inte de relaterade uppgifterna automatiskt med. Detta skapar mardrömmar för planering och schemaläggning. För att eliminera den här risken är det viktigt att välja programvara som kopplar milstolpar till uppgifter så att de flyttas tillsammans när förändringar sker.
Verktyg för filhantering
Få saker kan få ett agilt projekt att spåra ur snabbare än saknade tillgångar. Filhanteringsverktyg gör det snabbt och enkelt att bifoga dokument, videor och länkar till uppgifter. De är viktiga för att hålla gruppmedlemmarna fokuserade - i stället för frustrerade.
Samarbetsverktyg
Det är ett axiom i hela affärsvärlden att effektivt samarbete är värdefullt. I agila projekt är detta dock en annan nivå - eftersom dåligt samarbete är vägen till misslyckande. Högpresterande agila team undviker denna katastrof genom att använda samarbetsverktyg som:
- Använd tavlor (som vi diskuterade tidigare) för att hålla alla informerade i realtid.
- Lagra och organisera kommentarer och andra relaterade tillgångar direkt för varje uppgift, så att alla är på samma sida och teammedlemmarna snabbt kan följa upp dem vid behov.
- Du kan snabbt och enkelt ta in nya teammedlemmar i teamet - utan behov av administrativt stöd.
- Ge säker gäståtkomst för att hålla kunder, leverantörer, partners och andra externa intressenter informerade och uppdaterade om utvecklingen.
Programvara för agil projektledning: Ytterligare funktioner
Utöver ovanstående finns det ytterligare några kärnfunktioner i programvaran för agil projektledning som framgångsrika team och organisationer förlitar sig på. Dessa inkluderar:
- Sömlös integration med programvara för projekt- och portföljhantering (PPM). Projekt kan till exempel planeras i PPM-programvaran och sedan överföras till programvaran för agil projekthantering efter godkännande. Detta ger teamen friheten att arbeta som de vill, samtidigt som de får bättre insyn i sina framsteg.
- Sömlös integration med andra plattformar och affärsappar i miljön (t.ex. Microsoft Teams, Gmail, Zoom, Zapier osv.) för att se till att teamen har snabb och tillförlitlig tillgång till de data och tillgångar som de behöver för att utföra sitt arbete.
- Robust säkerhet i företagsklass på flera nivåer, inklusive tillämpning, infrastruktur och fysisk säkerhet.
The Final Word
Uppriktigt sagt är agil projektledning tillräckligt svår i sig själv. Tempot är frenetiskt, ständiga förändringar är norm snarare än undantag, och det är svårt att nå samförstånd mellan produktägare, Scrum-masters och teammedlemmar. Men när defekta verktyg för agil projektledning läggs till i mixen blir en redan svår upplevelse outhärdlig. Att använda överlägsna verktyg för agil projektledning - som är inbyggda i ledande programvarulösningar för projektledning - gör stor skillnad mellan att kämpa och lyckas.
