I teorin är agilitet ett tillvägagångssätt och ett tankesätt som hjälper team att reagera effektivare på förändringar och utnyttja (snarare än undvika) kontinuerliga återkopplingsslingor för att leverera produkter snabbare, bättre, billigare och med större kundnöjdhet. Vad är det som inte är så roligt med detta?
Men i praktiken kämpar många agila team snarare än att blomstra - och fler än ett fåtal har hissat den vita flaggan för att ge upp (eller funderar allvarligt på att göra det). Rötterna till det som verkar vara en anti-agil motreaktion har dock inte sin grund i själva konceptet agilitet. Snarare utlöses den av ett vanligt problem: överbelastning av agila team.
En av de första sakerna som agila team måste göra för att lyckas - eller mer pragmatiskt, för att överleva - är att bli bekväm med att säga "nej" till en oändlig ström av förfrågningar (som ofta är beställningar förklädda till förfrågningar). Detta är naturligtvis lättare sagt än gjort. Men det är inte frivilligt. Agila team som inte kan bromsa förfrågningar och förväntningar börjar alldeles för många projekt och avslutar alldeles för få av dem.
Detta leder till att en alltför stor mängd arbete utförs, men att produktiviteten och resultaten inte är tillräckliga. Tragiskt nog leder detta oftast till ännu fler förfrågningar, vilket täpper till bandbredden ytterligare. Förr eller senare kännetecknas arbetslivet av utbrändhet, kaos och kronisk underprestation.
Men som sagt, problemet är inte agilt i sig självt. I stället beror det på att det är för mycket arbete som påbörjas och för lite arbete som avslutas. Det är här som begränsningar för pågående arbete (WIP) kommer till undsättning och förvandlar agila team från problem till triumf.
Om WIP-gränser
WIP-gränser är anpassade begränsningar som fastställer hur många objekt som aktivt kan bearbetas vid en viss tidpunkt. WIP-gränser kan implementeras för en hel process eller för specifika faser (dvs. banor eller brädor). Ett agilt team kan till exempel införa en WIP-gräns på sju för testfasen. Detta innebär att om sju objekt (eller kort) för närvarande befinner sig i testfasen kan inga ytterligare objekt läggas till förrän ny kapacitet blir tillgänglig.
Benefits of WIP Limits
Det finns flera fördelar med att fastställa WIP-gränser. Dessa inkluderar:
- Agila team har ett objektivt och standardiserat sätt att avslå nya förfrågningar och förklara varför uppgifter inte kan behandlas snabbt i processen. Även om detta fortfarande inte gör interna eller externa kunder nöjda är det mycket mer acceptabelt än att bara säga "nej" och bli orättvist kritiserad för att vara oflexibel eller lat.
- Agila team behöver inte bete sig som guldfiskar och kasta sig frenetiskt från ett objekt till ett annat - vilket inte bara är ineffektivt utan också utmattande. I stället kan de fokusera på att slutföra högkvalitativt arbete på snabbast möjliga sätt, samtidigt som distraktioner och avbrott minimeras.
- Agila team kan bygga in en viss flexibilitet i processerna, vilket möjliggör samarbete, kollektiv problemlösning, nödvändiga möten och andra aktiviteter som är viktiga för högkvalitativt arbete, men som inte registreras som formella arbetsmoment.
- Agila team kan effektivare identifiera faktiska och potentiella flaskhalsar och vidta riktade, praktiska åtgärder för att lindra eller undvika dem.
- Agila team kan utnyttja tillgängliga resurser bättre och leverera övertygande, datadrivna affärsidéer till chefer och ledare om ytterligare resurser behövs.
- Agila team kan odla en kultur av stöd och lagarbete - i stället för "var och en för sig själv" - vilket ökar engagemanget, prestationen, produktiviteten och ansvarstagandet. Detta är särskilt viktigt och värdefullt med tanke på att agila team måste vara självorganiserande och självstyrande. Med agilitet är det antingen alla som når mållinjen i tid och oskadda, eller så är det ingen som når mållinjen.
- Agila team kan använda det visuella språket i form av WIP-gränser+Kanban-tavlor för att avsevärt minska behovet av statusmöten (var snäll och var så tyst som möjligt när du jublar och firar, det finns troligen människor i din arbetsmiljö som är i telefon).
Ett sista ord
Innan du ansluter dig till partiet för WIP-gränser bör du komma ihåg att det finns användbara WIP-gränser och skadliga WIP-gränser.
Det är bra om WIP-gränserna är realistiska, baserade på tillgängliga resurser, fasta och verkställbara och stöds av ett verktyg för uppgiftshantering som Planview AdaptiveWork Go , som har utformats från grunden för att stödja agila team som använder Kanban, Scrum och andra metoder (inklusive hybridmetoder).
Skadliga WIP-gränser är uppenbart orealistiska i båda riktningarna: antingen för mycket utrymme eller för mycket arbete. De är också omständliga och ignoreras därför till stor del. De försöker - men misslyckas - att använda kalkylblad, e-post och andra ad hoc-verktyg för att hålla alla informerade och på samma sida.
Relaterade inlägg
