Ingen övergång från milstolpsbaserat arbete till agil projektledning är utan utmaningar. Den agila metoden är känd för att ge team möjlighet att arbeta mer effektivt och ändamålsenligt, men dessa resultat uppnås sällan över en natt. Det beror på att övergången till agil projektledning inte är en engångsåtgärd, det är en resa som kräver stöd från chefer, ledning och anställda. När Agile tillämpas effektivt kan det dock dramatiskt förbättra det sätt på vilket din organisation levererar värde.
Här är fem tips som kan hjälpa dig att göra övergången så smidig som möjligt.
1. Säkerställa sponsring från ledningen
Agil projektledning är inte bara en metod för att utföra uppgifter, det är en hel filosofi som handlar om hur man hanterar, planerar och genomför dem. Det är viktigt att göra den distinktionen, eftersom det kan vara betydligt svårare att övergå till agil projektledning för personer som är vana vid milstolpsstyrt arbete.
En del anställda som är fast i sina vanor tar till sig filosofin "om det inte är trasigt, laga det inte", medan andra bara behöver lite extra tid för att lära sig att vänja sig vid den agila metoden. Om du ansvarar för att införa Agile på din avdelning kommer du troligen att stöta på båda dessa typer. Det är därför det är viktigt att du har en chefssponsor som kan hjälpa dig på vägen.
Den största svårigheten som du kommer att möta när du påbörjar agil projektledning är nog det första steget från milstolpsstyrd planering till iterativ planering. Det är under den här tiden som grupperna behöver sponsring från en avdelningschef eller chef som kan stödja grupperna när de lär sig att använda den agila metoden.
Några av arbetsuppgifterna för en executive sponsor är:
- Upprättande av skyddsräcken för att säkerställa att agil projektledning är i linje med organisationens mål och önskade resultat.
- Se till att team som övergår till Agile har tillräckligt med stöd och resurser.
- Planera en tydlig omvandlingsstrategi för att hjälpa teamen när de övergår till agil projektledning eller ett hybridsystem.
En bra executive sponsor stöder agila team när de fortfarande lär sig av varandra, vilket ger dem chansen att övervinna hinder och lära sig hur man planerar och levererar iterativt arbete mer effektivt.
2. Skapa fasta, tvärfunktionella team
En av de första sakerna du kommer att märka när du byter från milstolpsstyrt arbete till agil projektledning är hur teamen skiljer sig åt. Agila team är:
- Fast: Samma grupp människor arbetar tillsammans under en längre tid.
- Samordnad: Agile fungerar bäst med små eller medelstora team som kan kommunicera och samarbeta mer effektivt.
- Tvärfunktionell: Medlemmar från olika avdelningar tilldelas ett Agile-team, vilket gör det möjligt för personer med olika kompetenser att bidra med sin expertis.
Ledarskapet är också annorlunda inom agil projektledning. Ledningen har en hands-off-strategi och ger Agile-teamen självbestämmanderätt att definiera sitt eget arbete. Enligt denna metod är agila ledare ansvariga för:
- Hjälpa team att uppnå och bibehålla smidighet
- Fastställande av projektets mål och målsättningar
Det är Agile-teamets uppgift att definiera sitt arbete på ett sätt som hjälper organisationen att nå dessa mål och målsättningar. Därför är fasta team en viktig del av god agil projektledning. Medlemmarna behöver tid att arbeta tillsammans och lära sig deras styrkor och svagheter, deras handläggningstider och all annan viktig information som behövs för att fatta välgrundade beslut vid planeringen.
Teamets autonomi är också kopplat till högre motivationsnivåer. När grupperna börjar planera och utföra sitt eget arbete uppstår en större känsla av ansvar och ägarskap. Detta gäller särskilt för team som använder en Kanban-tavla, där de kan se vem som har tilldelats arbete och statusen för det arbetet.
Naturligtvis kommer du förmodligen att stöta på nya Agile-team som inte håller sina deadlines från tid till annan. Det betyder inte nödvändigtvis att teamet inte är lämpat för den agila metoden; de kanske bara behöver lite tid för att anpassa sig. Överväg att begränsa mängden arbete som de tar emot tills de kan hålla sina deadlines. Börja sedan låta dem ta på sig mer arbete när de känner sig säkra på att använda Agile.
3. Överväga att anta en hybridmetod
Kom ihåg att den svåraste delen av Agile är att ta det första steget. Chefer och intressenter som är vana vid milstolpsstyrt arbete kanske inte förstår hur agil projektledning fungerar och kan fatta beslut som stör agiliteten, som att ständigt flytta personer från ett team till ett annat eller begränsa teamets självständighet.
Om din organisation inte är redo att hoppa in i Agile med huvudet före, vad gör du då? Överväg att börja med en hybridmetod så att intressenterna kan se det värde som Agile ger organisationen, och sedan kan du göra en smidig övergång från milstolpsstyrt arbete till Agile projektledning i din egen takt.
En hybridmodell är särskilt användbar för team som arbetar med en verkställande sponsor som har ett "vattenfallstänkande". Med detta tillvägagångssätt kan du låta dina team slutföra iterativt arbete med hjälp av en Kanban-tavla, samtidigt som chefen rapporterar framstegen till intressenterna med hjälp av Gantt-tabeller så att det blir lättare för dem att förstå hur arbetet levereras.
Vissa plattformar för projekthantering på har inbyggda mallar för hybridarbete, vilket gör det ännu enklare för dina team att gå över från vattenfall till iterativt arbete.
4. Planera på en högre nivå
Om du väljer en hybridmetod, hur kan du förena den hierarkiska karaktären hos Waterfall med betydelsen av teamets självständighet i den agila metoden? Även om det kan verka som om dessa två ideologier står i konflikt med varandra kan de existera parallellt utan att underminera produktiviteten och effektiviteten. Låt planeringen ske på högsta nivå; intressenterna kan bestämma vilka uppgifter som måste göras, samtidigt som teamet får bestämma hur det ska utföra sitt arbete.
5. Mät konsekvent gruppens framsteg
Iterativt arbete behöver återkoppling för att lyckas, särskilt i de tidiga skedena när grupperna precis har börjat lära känna vad de är kapabla till och vad de inte är kapabla till. Genom att anta en datadriven strategi kan du minimera friktionen när du övergår till agil projektledning. Här är några KPI:er som du kan använda för att mäta framstegen i dina agila team:
- Arbetsflödet: Undersöker om ditt team kan hålla arbetet konsekvent i gång genom sina processer.
- Cykeltid: Visar hur snabbt ditt team producerar värde.
- Nedbränning: Ser till hur effektivt ditt team är när det gäller att slutföra arbetet.
- Uppbränning: Hur mycket arbete som slutförts jämfört med den totala mängden arbete i en iteration.
- Kumulativt flödesschema: Hur mycket arbete finns i varje problem?
Att arbeta i iterativa delar ger dig dessutom möjlighet att mäta resultatet mycket snabbare än om du hade arbetat med milstolpar. Detta gör det lättare att identifiera och korrigera begränsningar innan de blir till större problem.
Få ut det mesta av din Agile-resa
Att övergå till agil projektledning är inte utan utmaningar. Även om detta inte är ett nödvändigt steg kan du överväga att anlita en agil coach som kan hjälpa dig med övergången. En agil coach kan vägleda din organisation när den går igenom de fem stegen som nämns ovan, samtidigt som den ser till att företaget fortsätter att främja det agila tänkesättet på alla nivåer inom organisationen.
Om du vill veta mer om att byta från milstolpsstyrt arbete till agil projektledning kan du titta på vårt webbseminarium "Agile or Waterfall - Choose the Right Methodology for Success" (Agilt eller vattenfall - välj rätt metod för att lyckas).
