När den globala COVID-19-pandemin slog till tvingades många organisationer som arbetade på samma plats att övergå till distansarbete och projektledning online. Detta hade en djupgående inverkan på arbetsmarknaden, där projektledare och team fick ett större ansvar för att samarbeta och hålla en öppen kommunikationslinje.
Kommer företagen att återgå till sina "normala" arbetsmiljöer när pandemin är över? Det är inte troligt.
När de tillfrågades ansåg ungefär 73 % av cheferna att övergången till virtuella team var en framgång. Man kan anta att virtuellt samarbete kommer att fortsätta att vara en viktig del nästa år.
Läs vidare om fem trender för projektledning online i 2021 och hur du kan förbereda dig för dem.
Virtuella team som behöver ett sammanhang för att kunna samarbeta
Oavsett om du arbetar med virtuella team nu eller om du kommer att göra språnget om 2021 är det troligt att du kommer att möta människor med olika bakgrund. Tillsammans med personalen kan du samarbeta med intressenter och externa entreprenörer som arbetar inom gig-ekonomin. Du måste få dem alla på samma sida.
Det är inte svårt att skapa en virtuell miljö som uppmuntrar till samarbete i ett sammanhang, men det kräver att du är en effektiv ledare. Gör detta genom att tänka ut sätt att ge dina team möjlighet att arbeta på bästa sätt. Detta innebär att ge dem resurser och utrymme att självständigt lösa problem.
Varför den här trenden är viktig:
Framgången för dina initiativ som använder projektledning online beror i hög grad på om du har skapat en kultur som underlättar kontextuellt samarbete.
Kontextuellt samarbete innebär att team får alla de verktyg som behövs för att lyckas. Genom att ge teamen möjlighet att göra sitt bästa kan du minimera onödiga bakslag som leder till att projekt överskrider tid och budget.
Åtgärder som du kan vidta:
- Skapa en centraliserad virtuell arbetsyta som alla kan samarbeta på. På så sätt får teamen det sammanhang och stöd de behöver för att samarbeta i alla typer av miljöer.
- Använd den här arbetsytan för att planera och tilldela uppgifter, dela relevanta digitala tillgångar och kommunicera i realtid med virtuella team.
Hybridmetoder för olika arbetsstilar
Visste du att uppskattningsvis 70% av företagen använder någon form av Agile?
Det betyder inte att den traditionella vattenfallsmetoden är död, och inte heller att organisationer tvingar avdelningar att anta den agila metoden. Men den visar hur företag utforskar alternativa projektledningsmetoder och anpassar dem till sina affärsmodeller.
Varför den här trenden är viktig:
Det har aldrig funnits någon metod för projekthantering som passar alla. En metod som fungerar bra för ett projekt kan ha en negativ inverkan på ett annat projekt. Därför utforskar fler organisationer hybridprojektmetoder som innehåller element från två eller flera metoder, tills de hittar den metod som passar bäst för deras projekt.
Åtgärder som du kan vidta:
Implementera en ram för projektledning online som är mest kompatibel med ditt projekt.
- Vattenfall: Effektivt för projekt där det finns en tydlig förståelse för projektets tidslinje och där det inte kommer att ske oväntade förändringar.
- Agile: Perfekt för projekt där det behövs input från klienter/kunder och för projekt där grupperna kan organisera sig själva och arbeta självständigt.
- Waterfall-Agile hybrid: Idealisk för projekt där du föredrar inkrementellt arbete och självorganiserande team, men fortfarande behöver långsiktig planering på hög nivå.
Det finns även olika metoder inom den agila metoden som du kan använda, baserat på ditt projekt och dina önskade resultat.
- Scrum: Team har specifika roller och är mer involverade i planeringen av projektet. Arbetet utförs under definierade tidsperioder som kallas sprintar
- Kanban: Arbetet slutförs kontinuerligt, efter behov. Perfekt för att mäta och förbättra leveranshastigheten samt effektivisera arbetsflöden.
- Scrumban: En hybridmetod som antar ett kontinuerligt arbetsflöde från Kanban tillsammans med viktiga Scrum-element som iterationsplanering, prioritering av uppgifter och möteskadenser.
Läs vår guide om Kanban och Scrum för att lära dig mer om båda ramverken och när du ska använda dem.
Vill du veta mer om Scrumban? Vi har en guide till också.
AI och automatiseringens fortsatta räckvidd
Organisationer i alla branscher har vänt sig till ny teknik som IoT-enheter (Internet of Things), molntjänster och artificiell intelligens för att hålla jämna steg med affärsverksamheten - och projektledning är inte annorlunda. Förvänta dig att teknikdrivna discipliner som projektledning online kommer att anamma AI och maskininlärning och använda dem för att förbättra effektiviteten.
Varför den här trenden är viktig:
AI-drivna projektledningstillämpningar erbjuder en mängd fördelar, bland annat:
- Minska tiden för administrativt arbete genom att automatisera uppgifter som schemaläggning och projektbalansering.
- Samla in, spåra och rapportera relevanta projektdata.
- Upptäcka risker och identifiera bakslag och oegentligheter.
Om du tar till dig AI-teknikens roll i projektledning online kan du minimera mänskliga fel och hjälpa team och projektledare att uppnå mer på kortare tid.
Åtgärder som du kan vidta:
- Bli medveten om ny teknik och hur den kan påverka ditt företags resultat.
- Utveckla utbildningsprogram för att introducera nytillkommen teknik i team inom organisationen.
Känslomässig intelligens i ledarskapet
Förutom att förbättra sina yrkeskvalifikationer bör projektledare utveckla sina mjuka färdigheter. Egenskaper som god förmåga att lyssna och kommunicera, konfliktlösning och övertygande talande är alla viktiga färdigheter. De är inte bara tecken på en bra ledare, de kan också förbättra din emotionella intelligens (vanligen kallad EI eller EQ).
Varför den här trenden är viktig:
Oavsett om du är ny i projektledning online eller om du har många års erfarenhet av att arbeta med distribuerade team bör du arbeta med din emotionella intelligens.
Att kunna leva sig in i och skapa kontakt med ditt team på ett känslomässigt plan kan:
- Förbättra motivationen och öka moralen
- Hjälper dig att hålla en öppen kommunikationskanal med team och intressenter.
- Förhindra missförstånd som kan leda till felanpassade mål och förväntningar.
Åtgärder som du kan vidta:
- Börja med att lära dig mer om bra ledarskap och vilka egenskaper som gör en effektiv ledare effektiv.
- Bygg upp färdigheter som god kommunikation och gott lyssnande genom att regelbundet kolla in ditt team för att se hur det går för dem.
- Överväg att planera in ett femminutersmöte varje dag, där du kan kolla in ditt team och ta upp eventuella utmaningar eller frustrationer som de har.
Tätare koppling mellan strategi och genomförande
Utan ett bra genomförande kan till och med den mest felfria strategi falla sönder när den sätts i verket. Detta kan hända inom alla delar av verksamheten, men det kan vara särskilt svårt att få en tätare koppling mellan strategi och genomförande när det gäller projektledning online.
Varför den här trenden är viktig:
Utan regelbunden kommunikation ansikte mot ansikte är det lätt att förvirring uppstår mellan projektledare och virtuella team. Information går förlorad i det här fram och tillbaka-spelet. Detta leder till att virtuella team inte är helt säkra på vad de har för ansvarsområden, och välplanerade strategier förvandlas till dåligt genomförda försök.
Genom att stärka kopplingen mellan din strategi och dess genomförande kan du minska förvirringen och få ditt projekt att löpa smidigare från början till slut.
Åtgärder som du kan vidta:
- Först och främst måste projektledare förstå de utmaningar som teamet möter när de genomför idéer.
- Grupperna måste förstå tankeprocessen bakom strategin innan de kan genomföra den effektivt. Som projektledare kan du reda ut eventuella oklarheter genom att förklara sammanhanget bakom strategierna.
- Var tydlig när du förklarar dina mål och förväntningar.
- Om du inte kan formulera hur du ska få din strategi att fungera, fortsätt planera tills du kan det.
Inse också att du är lika ansvarig för att leverera ett bra genomförande som dina medarbetare. Om du inte överbryggar klyftan mellan din strategi och deras genomförande kan du göra att de misslyckas.
Att förbereda dina team för att lyckas
Projektledning online kan vara en utmaning, oavsett om du har erfarenhet av att arbeta med virtuella team eller inte. Om du har svårt att hålla dina projekt på rätt spår kan du följa de praktiska tipsen i det här inlägget. De kommer att hjälpa dig att utveckla de färdigheter som behövs för att inte bara anpassa dig, utan också för att trivas i ett ständigt föränderligt yrkesliv.
Distansarbete kommer inte att försvinna, inte ens när COVID-19-pandemin är helt bakom oss. Fortsätt att förbättra dina färdigheter i projektledning online genom att läsa vår guide om tips och verktyg för projektledning. På så sätt kan du bli den briljanta projektledare du är ämnad att bli.
