Det finns ett antal fördelar med att följa principerna för Lean Portfolio Management i din organisation. Därför har det under det senaste decenniet blivit vanligt att organisationer tar initiativ till Agile-omvandling för att förbättra värdetillförsel.
Många av dessa organisationer har fokuserat på att omvandla traditionellt siloade team till dedikerade, tvärfunktionella team som utnyttjar snabba återkopplingsslingor för att leverera nya produkter på ett effektivare sätt.
Men så här är det. För att uppnå agilitet i företaget måste Lean-Agile-principerna och -metoderna tillämpas på hela företaget i god tid innan arbetet levereras av agila team. Detta omfattar processer i tidigare led som strategisk planering, budgetering och portföljförvaltning.
Ett växande antal organisationer har valt Lean Portfolio Management som en modell för att modernisera och anpassa affärsresultatdriven strategisk planering och finansieringspraxis till arbete som utförs av agila team.
Men även om organisationer är överens om principerna och metoderna för Lean Portfolio Management har många organisationer haft problem med implementeringen. Orsaken? Det kräver en grundläggande förändring av organisationens verksamhetsmodell.
I den här artikeln kommer vi att undersöka tre strategier för hur en organisation effektivt kan påbörja resan mot att framgångsrikt införa Lean Portfolio Management-principerna.
Men först - om du vill veta mer kan du läsa vår bloggserie i tre delar om Lean Portfolio Management.
- Del 1: Definition av Lean och undersökning av fördelarna med Lean Portfolio Management
- Del 2: Att lösa problemen med projektbaserad finansiering
- Del 3: En guide till agila operationer
1: Skaffa stöd från ledningen för Lean Portfolio Management
Vid det här laget är det väl känt att ledarskapsstöd är en nyckelkomponent för en framgångsrik agil omvandling - och behovet av detta stöd vid införandet av Lean Portfolio Management är inget undantag. Men det är viktigt att förstå vilken typ av ledarskapsstöd som krävs för att lyckas.
I min erfarenhet som coach för agil omvandling av företag har jag sett många omvandlingar av agil och Lean Portfolio Management som drivs av PMO och företagets teknikledare. Ofta förstår inte företagsledningen tillräckligt bra fördelarna med principerna för agil och lean portföljhantering för att kunna stödja omvandlingen. Och utan stöd från verksamheten kan PMO- och teknikledningen inte framgångsrikt driva införandet av Lean Portfolio Management.
Anledningen till detta är att PMO traditionellt sett ansvarar för styrningen av processerna för att leverera stora arbetsuppgifter (t.ex. projekt, program och portföljer). De är vad jag kallar "Processägare" eftersom de är ansvariga för att definiera, implementera, upprätthålla och förbättra leveransprocessen.
Organisationer kan felaktigt tro att Lean Portfolio Management helt enkelt innebär att installera en uppsättning nya och moderna projekt-, program- eller portföljhanteringsprocesser. Lean Portfolio Management förändrar dock i grunden en organisations strategiska planering och finansieringspraxis och kopplar dem till genomförande och värdeskapande i efterföljande led. Därför är det viktigt att vi också får ledarskapsstöd från "strategins ägare" och "finansieringens ägare".
Dessa intressenter är också ansvariga för att deras investeringar ger avkastning.
Ett sätt att få stöd från företagsledningen är att skapa medvetenhet och en känsla av att det är bråttom.
Hjälp företagsledare att förstå vikten av viktiga principer för Lean Portfolio Management, t.ex. att koppla samman strategi och genomförande och finansiera värdeflöden i stället för projekt - och hjälp dem att förstå riskerna med att inte göra det.
Man bör också rikta in sig på finansledningen för att skapa medvetenhet om fördelarna med Lean Portfolio Management.
2: Generera kortsiktiga vinster genom att anta Lean Portfolio Management inom en enda affärsområde
Ta en sida från John Kotters berömda 8 Steps for Leading Change genom att skapa kortsiktiga vinster.
Det är lätt för organisationer att känna sig överväldigade när de tar sig an Lean Portfolio Management. Vissa organisationer som jag har introducerat principerna för Lean Portfolio Management till hävdar att förändringsnivån är omöjlig för en organisation som verkar inom den hårt reglerade finansbranschen.
De anser att det enda sättet att införa Lean Portfolio Management är att införa små principer och metoder i hela företaget, stegvis. Men de medger att det förmodligen kommer att ta ett decennium innan de når en nivå av Enterprise Agility.
Detta sätt att tänka är vad jag kallar "att höja vattennivån långsamt".
Det är förståeligt för organisationer som kan vara rättvisande riskaverta på grund av den miljö de verkar i. Oftast väljer dessa organisationer att optimera för stabilitet. Men i dagens snabba digitala tidsålder måste organisationer också optimera för innovation för att förbli konkurrenskraftiga.
En strategi som gör det möjligt för en organisation att optimera för stabilitet och innovation är att identifiera en enda verksamhetsgren som helt och hållet inför Lean Portfolio Management. Samtidigt fortsätter resten av företaget att arbeta med traditionella portföljhanteringsprocesser.
Den valda verksamhetsgrenen bör ha följande egenskaper:
- Tillräckligt stöd från ledningen: Få ledarskapsstöd från strategins ägare och finansieringens ägare.
- En grund för agil leverans: Värdeflödeslösningar som levereras av grupper av agila grupper stegvis.
- Förmåga att självständigt hantera strategisk planering och budgetering: Medan resten av företaget fortsätter att använda traditionella processer för strategisk planering och portföljhantering, har den utvalda verksamhetsgrenen möjlighet att helt och hållet införa Lean Portfolio Management:s principer och metoder för strategisk planering och budgetering.
För en organisation som verkar i en starkt reglerad miljö kan den valda verksamhetsgrenen vara ett område som anses ha lägre risk för omvandling. Nyckeln är att helt och hållet anta principerna och metoderna för Lean Portfolio Management för att realisera värdet och fördelarna i denna valda bransch.
Värdet av de kortsiktiga vinsterna från den här omvandlingen, liksom de lärdomar som dragits, kan sedan användas för att driva ytterligare omvandling av Lean Portfolio Management i hela företaget.
3: Utnyttja Enterprise Agile Planning Tools
I motsats till vad din första Agile-instruktör kan ha sagt kan man inte uppnå Agility på företagsnivå med en whiteboard och klisterlappar. Verktyg för agil planering för företag spelar verkligen roll!
Den senaste pandemin lärde oss att alla organisationer måste samarbeta effektivt, både virtuellt och globalt.
Det är viktigt för organisationen att utnyttja ett ekosystem av verktyg som gör det möjligt för dem att ansluta, visualisera och analysera data från strategi till genomförande för att fatta välgrundade beslut.
Utan detta kommer de att drabbas av ineffektivitet genom manuell datainmatning och opålitlig manuell rapportering när de försöker koppla samman strategi och genomförande genom att anta principerna för Lean Portfolio Management.
Planviews lösning Enterprise Agile Planning erbjuder en ansluten och skalbar plattform för Lean Portfolio Management, Agile Program Management och Agile Delivery på företagsnivå i världsklass som möjliggör planering och leverans av värde från den strategiska portföljnivån till det agila teamet.
Planviews lösning stöder effektivt organisationer som arbetar med traditionell projektbaserad portföljhantering samtidigt som de inför Lean Portfolio Management för delar av sin organisation.
Om du är redo att påbörja din resa med Lean Portfolio Management är Planview här för att hjälpa dig att göra resan framgångsrik. Få tillgång till vår demo om Enterprise Agile Planning på begäran för att se hur Planview kan hjälpa din organisation att skapa strategisk anpassning till företagets mål.
