Forskare vid McKinsey&Company har funnit att för att uppnå organisatorisk smidighet (för att vara agil) - som företaget definierar som "...förmågan att snabbt omforma strategi, struktur, processer, personal och teknik för att skapa värde och skydda värde - måste organisationer ha en lämplig balans mellan dynamik och stabilitet.
Dynamiska metoder är de som vi ofta tänker på när vi diskuterar organisatorisk smidighet. De gör det möjligt för grupper att reagera snabbt och smidigt på nya hot och möjligheter. De bidrar till att hålla organisationer, även stora och komplexa företag, på tårna i bild , så att de inte faller sönder när de ställs inför nya hinder.
Stabila metoder främjar effektivitet och hållbarhet genom att, som McKinsey skriver, "...skapa en ryggrad av element som inte behöver ändras ofta". Precis som goda vanor i ditt personliga liv - att bädda din säng, få tillräckligt med sömn, byta olja på bilen - gör det möjligt för dig att ägna mer energi åt tillväxt och utveckling, ger stabila rutiner organisationer den effektivitet, tillförlitlighet och struktur som krävs för att skala upp.
Balans mellan dynamik och stabilitet
Att balansera dessa två krafter - dynamik och stabilitet - är nyckeln till organisatorisk smidighet. Och det är inte lätt. I en nyligen genomförd McKinsey Global Survey frågade forskarna respondenterna om en rad specifika åtgärder som ligger till grund för var och en av de 18 metoder som fastställts för att främja organisatorisk smidighet. För att bedöma respondenternas organisationer frågade de hur ofta deras prestationsenheter utförde varje åtgärd som stöder en viss praxis.
Av de "agila" organisationer som undersöktes befanns endast 22% vara verkligt agila , vilket innebär att de har uppnått en balans mellan dynamik och stabilitet. De övriga undersökta organisationerna saknade antingen dynamik, stabilitet eller båda:
- Organisationer som föredrar dynamiska metoder (28%) tillämpar ett arbetssätt som passar för små startupföretag men saknar den stabilitet som krävs för att skala upp.
- Organisationer som föredrar stabila metoder (27%) är fortfarande rotade i byråkrati, vilket gör det svårt att reagera på möjligheter och hot.
- Organisationer som saknar både stabilitet och dynamik (23%)-som McKinsey klassificerar som "Trapped" - är minst rustade för att stå emot störningar.
18 Praktiker för organisatorisk smidighet
Agila organisationer presterar bättre än traditionella organisationer i var och en av de 18 metoder som visat sig främja organisatorisk smidighet, vilket framgår av figuren nedan. Här finns korta definitioner av var och en av de arton metoderna (9 dynamisk och 9 stabil) för att hjälpa dig att bedöma din egen organisations smidighet.
Stabila metoder
Gemensam vision och gemensamt syfte
En gemensam vision och ett gemensamt syfte är avgörande för att främja stabilitet i ett Lean-Agile-företag. Medvetenhet om och förtroende för en gemensam vision hjälper människor att känna sig personligt och känslomässigt engagerade i sitt arbete, vilket kan inspirera till innovation och stärka arbetet med ständiga förbättringar.
Att definiera och anpassa sig till en gemensam vision och ett gemensamt syfte på organisationsnivå är ett kollektivt arbete som kräver att en grupp som ofta förbises deltar: De som faktiskt utför arbetet.
Handlingskraftig strategisk vägledning
Att anpassa sig till en gemensam vision och ett gemensamt syfte är ett viktigt steg mot att skapa stabilitet på arbetsplatsen. Nästa steg, som förmodligen är svårare, är att faktiskt anpassa teamens dagliga arbete till de strategiska målen.
I framgångsrika Lean-Agile-organisationer förstår de anställda hur deras arbete överensstämmer med både organisationens kulturella värderingar på hög nivå och de specifika mål som främjar organisationens strategi. Enkelt uttryckt förstår de varför bakom deras arbete.
Ledare och kollegor förstärker denna anpassning genom att ofta ge feedback och coachning. Detta gör det möjligt för grupperna och individerna i dem att arbeta självständigt, samtidigt som de är anpassade till de större strategiska målen.
Entreprenörsanda
Även om man kan tänka sig att entreprenörskap är en mer dynamisk verksamhet, främjar det faktiskt stabilitet på organisationsnivå. När entreprenörskap är en naturlig del av organisationskulturen identifierar och utnyttjar medarbetarna proaktivt möjligheter att skapa nya idéer, initiativ och trender. Detta bidrar till att skydda organisationen mot hotet om störningar, samtidigt som det gör den mer attraktiv för begåvade kandidater.
Delat och tjänande ledarskap
Ett tjänande ledarskap är inte bara bra för moralen, det är också bra för organisationens hållbarhet. I Lean-Agile-organisationer inspirerar ledarna människor att agera på ett teamorienterat och kundfokuserat sätt, vilket bidrar till att förstärka en kultur som visat sig vara mer lönsam i den moderna världen. Den här ledarstilen är också viktig för att se till att teamen känner sig stödda och har rätt vägledning, mentorskap och coachning för att kunna arbeta självständigt.
Standardiserade arbetssätt
Standardiserade arbetssätt främjar stabilitet genom att göra samarbetet smidigt och tillgängligt i alla värdeflöden. Metoder som standardiserade mötesformat gör det möjligt att snabbt genomföra dagliga aktiviteter.
Sammanhållen gemenskap
I agila organisationer litar människor på att de agerar i organisationens, kundernas och andra viktiga intressenters bästa intresse. Denna känsla av gemenskap förstärks genom anpassningsbaserade rekryteringsmetoder och positivt grupptryck (i stället för regler eller hierarki).
Anpassade för ändamålet Ansvariga celler
Att organisera sig kring värdeflöden - i motsats till projekt - är ett av kännetecknen för Lean-Agile-metoder. Teamen är små, självorganiserande och ansvariga för det fullständiga arbetet med en specifik process eller tjänst.
Prestationsorientering
Traditionellt sett strävar organisationer efter att uppnå gruppmål samtidigt som individuella prestationer uppmuntras. Agila organisationer anpassar individer till gemensamma, mätningsbaserade gruppmål. Individer, team och enheter utvärderas med hjälp av tvärfunktionella affärsmått och mål, vilket främjar stabilitet genom att främja öppenhet, teamarbete och bättre kapacitetsplanering.
Åtgärdsorienterad beslutsarkitektur
En handlingsinriktad beslutsarkitektur främjar stabilitet genom att uppmuntra till åtgärder från hela organisationen framför insatser från specifika individer. På så sätt undviker man de långa fördröjningar som ofta förekommer i byråkratier, där beslutsfattandet är koncentrerat till toppen. I agila organisationer är beslutsprocesserna och normerna tydliga och följs i stor utsträckning. De personer som står närmast arbetet har befogenhet att fatta beslut som påverkar genomförandet av deras dagliga verksamhet. Detta främjar stabilitet genom att ge medarbetarna inflytande och möjliggöra snabbhet.
Dynamiska metoder
Att känna av och ta vara på möjligheter
I agila organisationer är alla på jakt efter möjligheter och hot. Individerna har befogenhet att se efter och agera på förändringar i kundernas preferenser och den externa miljön - inte bara de som sitter på toppen.
Flexibel resursfördelning
Smidighet handlar om att kunna lära sig och anpassa sig snabbt. Att ha en tydlig och effektiv process för att sätta in och omplacera personal mellan olika initiativ när prioriteringarna ändras är en viktig dynamisk metod.
Aktiva partnerskap och ekosystem
Ingen människa är en ö och ingen organisation är det heller. Precis som samarbete inom en organisation främjar innovation, gör även samarbete utanför organisationen det. I agila organisationer arbetar de anställda praktiskt med kunder, leverantörer och andra partners för att utveckla nya produkter, tjänster och/eller lösningar och lansera dem på marknaden.
Öppen fysisk och virtuell miljö
Agila organisationer strävar efter att skapa arbetsmiljöer (både fysiska och virtuella, för distribuerade team) så att människor kan kommunicera och samarbeta med varandra, även om de inte arbetar tillsammans dagligen. De skapar också miljöer där alla typer av människor kan göra sitt bästa arbete (till exempel genom att tillhandahålla rätt typ av kontorsutrymmen för dem som behöver lugn och ro för fokuserat arbete, liksom för dem som behöver ta emot videosamtal eller samlas i små eller stora grupper).
Snabbt iterering och experimenterande
Fail fast and learn quickly (misslyckas snabbt och lär dig snabbt) - det är ett av de informella "mottona" för Agile. Agila team utvecklar lösningar genom snabba cykler av fälttester och lärdomar från misstag. Produkter och lösningar utvecklas iterativt med hjälp av minimala livsdugliga produkter (MVP) - den minsta uppsättning funktioner som behövs för att testa och lära sig.
Öppenhet i informationen
Tillgänglighet, noggrannhet och tillgänglighet till kvalitativa, ofiltrerade data är avgörande för organisatorisk smidighet i stor skala. Människor behöver kunna dela idéer och resultat från sitt arbete med dem som kan ha nytta av informationen.
Kontinuerligt lärande
Kontinuerligt lärande sker både på individ- och organisationsnivå i agila organisationer. På individnivå ägnar människor aktivt tid åt att leta efter sätt att förbättra sitt arbetssätt. På organisationsnivå gör strukturerade processer och verktyg det möjligt att dela med sig av stamkunskap -information som man lärt sig inom organisationen genom experiment och erfarenhet.
Rörlighet i rollerna
I traditionella organisationer anställs personer för att fylla specifika roller, och i idealfallet flyttas de vertikalt till mer seniora versioner av den rollen när de får mer erfarenhet. Den här typen av struktur gör det inte möjligt för individer att utforska roller och team utifrån sina personliga utvecklingsmål; om de inte trivs med sitt arbete eller team och inte ser några möjligheter att avancera, lämnar de företaget för att söka en roll som passar dem bättre i en annan organisation. Agila organisationer fungerar som en öppen talangmarknad där tillgängliga roller, uppgifter och projekt är tydliga och tillgängliga, och individer uppmuntras att röra sig både vertikalt och horisontellt baserat på den kunskap, de färdigheter och de nätverk de vill bygga upp.
Teknik, system och verktyg
Slutligen behöver du rätt teknik, system och verktyg för att vara agil. Arkitektur, infrastruktur, metoder och verktyg är sömlöst integrerade med viktiga processer och svarar mot förändrade affärsbehov.
Om du vill veta mer om hur du skapar en Lean-Agile-kultur i din organisation kan du läsa vår "5 Lean-Agile Culture Shifts to Achieve and Sustain Organizational Agility" e-bok.
