La phase d'initiation d'un projet peut être une période chaotique pour un chef de projet. Les objectifs du projet et les produits livrables sont en cours de définition, les gestionnaires de ressources travaillent à l'affectation des membres de l'équipe pour le projet et les budgets sont élaborés. Tous ces détails non résolus peuvent créer de l'incertitude et de l'agitation chez les parties prenantes qui sont impatientes de se mettre au travail. De nombreux chefs de projet d'entreprise profitent de cette période pour planifier des réunions avec les parties prenantes du projet afin de discuter de leur compréhension du projet, de leurs objectifs personnels et de toute préoccupation qu'ils pourraient avoir à l'approche du projet.
Il y a plusieurs avantages à s'asseoir avec les parties prenantes d'un projet avant le début de celui-ci. Le plus important est peut-être le fait que les réunions en face à face vous permettent souvent d'obtenir des détails qui ne figurent pas dans les documents (contrats de vente ou documents sur la portée, par exemple) que vous utiliserez pour créer votre plan de projet. Stakeholder meetings Vous pouvez également vous faire une idée des différentes personnalités et des styles de travail auxquels vous aurez affaire sur le projet, ce qui peut vous aider à créer des affectations de tâches et des plans de communication plus efficaces.
La consultation préalable simplifie également la gestion des parties prenantes pendant toute la durée du projet, car vos parties prenantes ont plus de chances d'avoir le sentiment d'avoir contribué à la manière dont le projet est structuré et exécuté. Cela leur donne un plus grand sentiment d'appartenance au projet, ce qui les maintient plus engagés et concentrés, même lorsque les choses deviennent difficiles. Différents projets impliqueront naturellement différents types de parties prenantes, mais dans la plupart des cas, les chefs de projet doivent essayer de consulter les groupes énumérés ci-dessous avant chaque projet.
Hauts dirigeants / Sponsors exécutifs
Il est bon de commencer par prévoir du temps avec les parties prenantes de haut niveau qui sont responsables de l'alignement du projet sur les objectifs stratégiques de l'organisation. Si vous avez des questions sur ce que le projet est censé accomplir, ce sont les parties prenantes qui peuvent vous donner l'éclairage dont vous avez besoin. De plus, ils seront en mesure de communiquer efficacement l'importance de votre projet au reste de l'organisation.
Experts en la matière
Dans la plupart des projets, la majeure partie du travail réel sera effectuée par les personnes suivantes experts en la matière-les membres de l'équipe qui ont une expérience approfondie dans une ou plusieurs des tâches pratiques à accomplir. Rencontrer ces parties prenantes peut vous aider à comprendre leurs styles de travail, et vous donne également l'occasion de confirmer que votre équipe est composée de personnes possédant les compétences adéquates pour mener à bien les livrables.
Vendeurs
Peu de projets d'entreprise sont entièrement réalisés par des ressources internes. Les vendeurs et autres tiers représentent souvent un pourcentage important des tâches et de l'allocation budgétaire d'un projet. Prenez le temps de rencontrer les principaux vendeurs et consultants pour s'assurer que tout le monde sera au courant lorsqu'il sera temps de commencer son travail.
Contreparties du chef de projet
Les chefs de projet d'entreprise passent une grande partie de leur temps à coordonner leurs efforts avec d'autres chefs de projet qui gèrent l'autre extrémité du même projet pour un client ou un fournisseur. Si c'est la première fois que vous travaillez avec un chef de projet particulier, assurez-vous de réserver une heure ou deux pour discuter de vos méthodes préférées de communication et de collaboration. Plus vous comprenez le style de l'autre et le méthodologie de gestion de projet préférée avant le début des travaux, il sera plus facile de rester sur la même longueur d'onde tout au long du projet.
