Abraham Lincoln a dit : "donnez-moi six heures pour abattre un arbre, et je passerai les quatre premières heures à affûter la hache". Et Yogi Berra a partagé : "si vous ne savez pas où vous allez, vous finirez ailleurs". La morale de ces sages déclarations est simple, claire et, en fait, intemporelle : investir la quantité requise de temps, d'efforts et d'autres ressources nécessaires dans la planification n'est jamais une erreur. Au contraire, c'est la porte d'entrée du succès. Et c'est pourquoi apprendre comment rédiger un plan de projet pourrait être la compétence la plus critique qu'un chef de projet puisse cultiver.
Que doit-on inclure dans un plan de projet ?
La première et la plus importante chose à clarifier est qu'un plan de projet est une collection intégrée de multiples sous-plans. Comme le Institut de gestion de projet souligne dans son Corpus de connaissances en gestion de projet (6th Edition), sur un projet typique il y a neuf sous-plans qui, ensemble, composent le plan de projet global :
- Plan de gestion de la portée: les politiques, procédures et documents relatifs à la manière dont la portée sera définie, confirmée et gérée tout au long du projet.
- Plan de gestion du calendrier : les politiques, procédures et documents relatifs à la manière dont le calendrier sera créé, exécuté et contrôlé tout au long du projet.
- Plan de gestion des coûts : les politiques, procédures et documents qui concernent la manière dont les coûts seront estimés, budgétisés, gérés, surveillés et contrôlés tout au long du projet.
- Plan de gestion de la qualité : les politiques, procédures et documents relatifs à la manière dont la qualité et la conformité seront démontrées, gérées et confirmées tout au long du projet.
- Plan de gestion des ressources : les politiques, procédures et documents qui se rapportent à la manière dont les ressources (tant de l'équipe que physiques) seront estimées, obtenues, gérées, allouées et contrôlées tout au long du projet.
- Plan de gestion des communications : les politiques, procédures et documents relatifs à la manière dont toutes les parties prenantes internes et externes pertinentes seront engagées tout au long du projet.
- Plan de gestion des risques : les politiques, procédures et documents relatifs à la manière dont les risques sont identifiés, analysés, hiérarchisés et gérés tout au long du projet.
- Plan de gestion des achats : les politiques, procédures et documents qui se rapportent à ce qui sera acquis, comment et quand les biens et services provenant de l'organisation exécutante ou de l'extérieur du projet (sources externes) seront acquis.
- Plan d'engagement des parties prenantes : les politiques, procédures et documents relatifs à la manière dont les parties prenantes seront engagées, en fonction de leurs attentes et de leur impact, tout au long du projet.
Considérations supplémentaires
Lorsque vous apprenez à comment rédiger un plan de projet, il est important de garder à l'esprit deux considérations essentielles :
La première est que ces neuf sous-plans, qui composent le plan global du projet, n'existent pas de manière isolée. Au contraire, ils sont intégrés et holistiques. Par exemple, lors de l'élaboration du plan de gestion des achats, le chef de projet peut déterminer qu'il est plus opportun d'acheter une pièce d'équipement nécessaire au projet auprès d'une source externe, au lieu de l'emprunter à un autre service de l'organisation qui l'utilise actuellement. Cependant, le plan de gestion des coûts peut avoir une politique qui stipule que les ressources qui existent au sein de l'organisation ne peuvent pas être obtenues auprès de sources externes.
Dans ce genre de scénario, le chef de projet doit faire appel à son jugement professionnel pour décider de la marche à suivre. Elle peut soumettre la question à un responsable de projet ou à un sponsor et demander une exception à la politique d'achat. Ou bien, elle peut décider d'emprunter l'équipement requis au sein de l'organisation, mais prolonger le calendrier pour tenir compte du fait qu'il n'est pas immédiatement disponible. En fin de compte, quelle que soit l'option choisie, elle doit documenter la décision et démontrer qu'elle était fondée sur les meilleures informations disponibles à ce moment-là.
La deuxième chose à garder à l'esprit en apprenant comment rédiger un plan de projet, est que ces neuf sous-plans ne sont pas statiques. Ils doivent être mis à jour tout au long du projet, soit au fur et à mesure des besoins, soit à des moments prédéfinis.
Qu'est-ce qu'un modèle de plan de projet ?
Modèles de plans de projet aident les chefs de projet à économiser du temps et des efforts en pré-remplissant un nouveau plan avec des tâches, des jalons, des interdépendances, des ressources, des budgets, etc. Les modèles peuvent provenir d'un projet existant, ou être prêts à l'emploi.
Naturellement, aucun projet n'est identique à 100 pour cent. Ainsi, bien que les modèles de plan de projet soient pratiques, ils ne remplacent pas la nécessité d'une planification de projet robuste et basée sur des données .. Par exemple, dans la semaine, les mois ou les années qui séparent un ancien projet d'un nouveau, le coût de la disponibilité des ressources peut avoir changé, de nouveaux risques ou de nouvelles réglementations peuvent être apparus, les attentes des parties prenantes peuvent avoir évolué, etc. Si les modèles prêts à l'emploi sont certainement utiles, un certain degré de personnalisation sera toujours nécessaire.
Comment rédiger un plan de projet qui réussit ou qui échoue ?
Il n'existe pas de formule unique et établie pour créer un plan de projet. Non seulement les différentes organisations ont des approches variées, mais au sein des organisations, les départements et les équipes ont généralement leurs préférences et leurs paradigmes distincts. Et comme ces départements et équipes changent constamment, une méthode de comment rédiger un plan de projet qui a fonctionné dans le passé peut ne plus s'appliquer.
Cependant, il existe généralement quelques meilleures pratiques de planification de projet que toutes les organisations et tous les chefs de projet devraient adopter, notamment :
- Lorsque c'est possible et pratique de le faire, adoptez une approche "ascendante" dans laquelle les membres de l'équipe aident à déterminer les affectations de tâches, les estimations de durée et d'autres aspects du plan de projet.
- Définir Objectifs S.M.A.R.T. pour l'équipe. Il s'agit d'un acronyme qui garantit que les objectifs sont spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps.
- Ne sous-estimez pas l'importance cruciale d'un plan complet de gestion des risques ! Bien qu'il puisse y avoir une pression importante pour lancer le projet et commencer à aller de l'avant, négliger d'identifier, d'analyser, de hiérarchiser et de documenter les risques - et tout aussi important, s'assurer que toutes les parties prenantes concernées sont conscientes des risques et les acceptent - peut conduire à des problèmes majeurs en cours de route. Comme l'a prévenu J.R.R. Tolkien : "Il ne faut pas laisser un dragon vivant en dehors de vos calculs, si vous vivez près d'un dragon".
- Le droit logiciel de gestion de portefeuille et de projet est essentiel pour une planification efficace et efficiente du projet . Recherchez une solution qui : est basée sur le cloud, propose de nombreux modèles prêts à l'emploi pour divers cas d'utilisation (par ex. déploiement auprès des clients, campagne de marketing, etc.), et dispose d'une suite d'outils de collaboration pour aider les parties prenantes internes et externes à partager des idées sur le plan, et à rester informées au fur et à mesure du déroulement du projet.
Le mot de la fin sur la façon de rédiger un plan de projet
La rédaction d'un plan de projet est à la fois une science et un art. Le premier parce qu'il existe des considérations fondamentales et des meilleures pratiques. Ce dernier point est dû au fait qu'aucun plan de projet n'est identique à un autre et que plus les chefs de projet (et les autres personnes impliquées dans le processus de planification) acquièrent de l'expérience, plus ils s'améliorent et deviennent confiants.
