Si chaque phase d'un projet est importante, la première phase du cycle de vie de la gestion de projet est généralement considérée comme la plus critique - si quelque chose ne va pas dès le début, le reste du projet en sera affecté. En fait, de nombreux échecs du projet peuvent être attribués à des erreurs ou omissions qui ont eu lieu pendant la phase d'initiation.
Commencer votre projet du bon pied peut vous faire économiser énormément de stress, de temps et d'argent par la suite. Que vous soyez nouveau dans le monde de la gestion de projet ou que vous soyez un GP expérimenté qui cherche à améliorer ses compétences, ces stratégies vous aideront à rester à jour sur les meilleures pratiques de l'industrie pour le lancement de projets .
Commencez par une déclaration de portée bien définie
Bien qu'il ne s'agisse pas du seul élément à prendre en compte lors de la phase d'initiation, l'énoncé de la portée du projet devrait être votre principal objectif au début de chaque projet. Votre document de portée définit l'objectif du projet et décrit à un haut niveau ce que les différents groupes de parties prenantes seront chargés de faire au cours du projet. Les éléments énumérés ci-dessous devraient faire partie de chaque document de portée :
- Une brève description du besoin commercial auquel le projet est censé répondre
- Descriptions des objectifs du projet et des produits livrables qui les satisferont.
- Une liste de critères d'acceptation que les livrables du projet doivent respecter.
- Tous les produits ou services qui sont spécifiquement exclus du projet
Avant d'aller de l'avant, assurez-vous que toutes les personnes impliquées dans le lancement du projet, du personnel de vente aux cadres supérieurs, conviennent que l'énoncé de la portée décrit précisément le projet.
Identifier les parties prenantes du projet
Votre déclaration de portée nommera probablement les parties prenantes du projet en utilisant des noms de sociétés, de départements et d'autres termes généraux. Avant que le travail ne commence vraiment, essayez d'identifier les personnes spécifiques (ou au moins les rôles ou titres de poste spécifiques) qui travailleront sur le projet, ainsi que celles qui approuveront ou surveilleront les tâches du projet au fur et à mesure de leur déroulement. Certains GP trouvent utile de recueillir les coordonnées des parties prenantes à ce moment-là.
En général, les gestionnaires de projet doivent identifier les rôles et les responsabilités des types de parties prenantes suivants :
- Sponsors exécutifs et autres dirigeants clés
- Les gestionnaires de projet et de portefeuille de chaque organisation impliquée dans le projet
- Les vendeurs ou les équipes internes qui réaliseront les livrables
- Tout autre groupe (employés, clients, partenaires commerciaux) qui ne sera pas activement impliqué dans le projet mais qui doit en être informé.
Assurer la disponibilité des ressources
Les chefs de projet des grandes organisations ont souvent du mal à trouver des membres d'équipe qui possèdent les bonnes compétences et sont disponibles au bon moment. L'utilisation d'une solution robuste de gestion de projet et de portefeuille comme Planview AdaptiveWork peut éliminer l'incertitude liée à la disponibilité des ressources en vous aidant à visualiser les allocations actuelles et futures dans toute l'entreprise. Plus tôt vous serez informé des problèmes potentiels de disponibilité, plus il sera facile d'ajuster votre plan de projet et de mettre votre projet sur la voie du succès.
