OK, nous savons déjà qu'il n'y a pas de "taille unique" lorsqu'il s'agit de la PMO. Mais votre PMO tente-t-il d'en faire trop ou trop peu ? Ou bien sont-ils encombrés par la surveillance de votre organisation ou le manque de maturité PPM ?
Vous avez des questions et Gartner a les réponses. Dans leur nouveau rapport, "Four Types of PMOs That Deliver Value", ils examinent en profondeur les quatre grands styles de PMOs que l'on retrouve dans la plupart des organisations. Pour commencer, il n'y a pas de norme ou de modèle pour déterminer le bon type de BGP qu'un leader du PPM devrait établir.
Dans le rapport, Gartner explique pourquoi il est essentiel d'impliquer l'entreprise et les principales parties prenantes du PMO pour garantir que votre organisation puisse atteindre ses objectifs les plus critiques. Une fois que vous avez correctement conçu un PMO pour répondre à vos besoins, vous pouvez alors aller au-delà de ses fonctions et services. Les leaders PPM qui adoptent le meilleur style pour leur organisation peuvent l'adapter pour soutenir les besoins organisationnels au bon niveau.
A quoi cela ressemble-t-il ? Pour commencer, vous devez identifier ce que vous essayez d'accomplir ou de réparer en établissant le PMO. Selon une enquête de Gartner, les principaux moteurs de la formation d'un PMO sont les suivants :
- Améliorer la gestion de tous les projets - 71 pour cent
- Standardiser les processus d'affaires - 64 pour cent
- Améliorer la rapidité ou la qualité de la livraison - 63 pour cent
Dans la mesure du possible, ils vous suggèrent de sauter les minuties du "démarrage" autour des rôles et des règles - vous devriez plutôt établir un PMO en réponse à de nouvelles opportunités ou à des problèmes qui doivent être résolus. Gartner suggère qu'une façon de lancer le mouvement est de permettre à un groupe de dirigeants de parvenir à un consensus sur ce sur quoi le PMO devrait se concentrer ou s'attaquer en premier. Ne négligez pas non plus votre niveau de maturité PPM, car la capacité de votre PMO à obtenir des résultats sera limitée si les systèmes et processus fondamentaux ne sont pas déjà en place.
Maintenant, examinons spécifiquement les quatre types de PMO tels que décrits par Gartner :
- Le PMO activiste - Présent dans les entreprises où la propriété des projets est distribuée et centrée sur l'entreprise, le PMO activiste adopte une vision large et une approche habilitante. Ils peuvent passer au crible les analyses de rentabilité et les propositions de projet, tout en soutenant les décideurs en analysant les analyses de rentabilité en termes d'alignement et de risque. Dans ce modèle, le bureau de projet est une structure dotée d'un personnel permanent avec une certaine responsabilité de supervision pour la plupart des projets.
- Le PMO de livraison - Environ 40 pour cent de tous les PMO entrent dans cette catégorie - ils sont chargés de planifier et de contrôler l'exécution tactique des projets en fonction des attentes de l'entreprise. Leur objectif est de mettre en place des processus et des techniques reproductibles qui permettront d'instaurer une culture axée sur les résultats.
- Le PMO de la conformité - Meilleur pour les organisations où la documentation, les processus, les procédures et les méthodologies font défaut, le PM conformité travaille à l'établissement de pratiques standard et au développement d'une capacité à comprendre le statut des initiatives clés. Un PMO de conformité se concentre sur l'adoption de méthodologies et de modèles spécifiques, en utilisant des formulaires et des outils spécifiques. Ils y parviendront d'autant mieux qu'ils obtiendront l'adhésion de la haute direction pour établir des pratiques communes pour les projets.
- Le PMO centralisé - Cela se produit fréquemment dans les environnements gouvernementaux qui ont une structure de PMO "fédérée". Bien que les agences gouvernementales puissent fonctionner de manière indépendante, cela n'empêche pas les unités gouvernementales de niveau supérieur de faire pression sur tout le monde pour qu'ils adoptent le même livre de jeu. Dans le PMO centralisé, les représentants des différentes organisations de soutien au projet se réunissent pour partager leurs pratiques lors d'un conseil des meilleures pratiques.
Franchissez la prochaine étape de votre voyage PMO - téléchargez une réimpression du rapport Gartner, "Four Types of PMOs That Deliver Value." Vous apprendrez pourquoi il est important d'établir clairement les rôles et les responsabilités du PMO pour suivre l'évolution de votre environnement organisationnel et commercial.
