Les raisons de cette situation peuvent varier considérablement mais se résument généralement au fait que les parties prenantes internes et externes souhaitent modifier les produits livrables :
- Extension du champ d'action : Il est facile de supposer que, puisque l'équipe est déjà constituée, quel mal y a-t-il à ajouter quelques objectifs supplémentaires qu'ils ne remarqueront peut-être même pas ?
- Réduire la portée : Par exemple, le budget prévu pour un projet de six mois a peut-être été dépensé ailleurs entre-temps, et il faut donc faire des coupes dans les résultats attendus.
- Modification de la portée : Malheureusement, il arrive parfois que le client ne veuille pas ce qu'il avait demandé au départ, et vous êtes chargé de faire les ajustements nécessaires.
Poser les bases de la gestion de la portée du projet
Personne ne peut prédire l'avenir, et tous les changements ne peuvent être anticipés. Cependant, les gestionnaires de projet peuvent leur faciliter la vie en définissant et en documentant dès le départ la portée du projet . La création d'un énoncé de la portée du projet est essentielle pour garder le projet sur la bonne voie et, en fin de compte, le réussir - mais qu'est-ce que c'est exactement ?
L'énoncé du champ d'application présente un certain nombre de caractéristiques, mais doit généralement toujours inclure:
Charte de projet : Une brève déclaration sur les objectifs, la portée et les parties prenantes du projet.
- Parties prenantes du projet : Y compris le client, l'équipe de projet, les sponsors et autres parties prenantes.
- Objectifs commerciaux : L'objectif global de l'organisation dans son ensemble, par exemple, "Augmenter les ventes de 15% par an".
- Livrables du projet : Les objectifs spécifiques du projet en question, par exemple, "Augmenter de 30% les prospects qualifiés pour le marketing (MQL) obtenus grâce aux livres blancs".
- Critères d'acceptation/succès : Les conditions qui doivent être remplies pour que le livrable soit considéré comme achevé.
- Exclusions du projet : Pour éviter les dérives du projet et les changements hors du champ d'application, cette section doit décrire explicitement ce que le projet n'essaie PAS de faire, par ex. "L'impact de l'augmentation prévue des ventes sur les opérations et la capacité de production n'est pas la préoccupation de ce projet."
- Contraintes du projet : Toute question physique, juridique ou morale qui limite les solutions disponibles pour le projet, par exemple : "Nous avons pris la décision, à l'échelle de l'organisation, de ne pas travailler avec des fournisseurs qui n'ont pas de politique de compensation carbone."
- Hypothèses de projet : Sans vouloir être trop philosophique, certains faits doivent être considérés comme une constante pour créer une base de référence pour les projections. Il s'agit des hypothèses du projet, rédigées sous la forme de "sera" ou "ne sera pas", qui décrivent la disponibilité des ressources, les attentes du client et la conformité réglementaire, entre autres choses.
S'en tenir à une étoile directrice
En s'alignant sur l'énoncé de la portée du projet et en l'utilisant comme point de référence constant pour guider le projet, les GP peuvent mieux garder tout sur la bonne voie. Les demandes de changement, quelle que soit leur origine, doivent être évaluées et décidées en tenant compte de l'énoncé initial de la portée. Une fois que vous commencez à perdre la trace de cela, il est facile de perdre de vue l'objet du projet en premier lieu.
Prenons l'exemple d'une demande de modification d'une commande de restaurant : au lieu de frites, un client demande un bol de fruits mixtes. Aucun problème. Puis, ils rappellent leur serveur et au lieu du mélange de fruits, ils se demandaient si on pouvait en faire un smoothie. Là encore, pas de problème majeur. Mais alors que leur table passe à nouveau, ils disent que le temps est trop lourd, alors au lieu d'un smoothie, pourraient-ils avoir une bière fraîche ?
Le passage d'un smoothie à une bière se situe au moins dans la même fourchette, mais s'il était évalué en termes de portée initiale (c'est-à-dire que le hamburger est livré avec des frites) et qu'ils demandaient une bière au lieu de frites, la demande de changement serait simple à refuser. La clé de la gestion de la portée d'un projet est de s'en tenir à ce qui a été convenu, sauf s'il y a une très bonne raison de ne pas le faire.
La documentation du projet, telle que l'énoncé de la portée du projet, est essentielle pour maintenir votre équipe et votre projet sur la bonne voie. En utilisant un logiciel de gestion de projet comme Planview AdaptiveWork, vous pouvez créer une source unique de vérité pour chaque projet spécifique et fournir un accès facile aux documents vitaux pour tous les membres de l'équipe, où qu'ils soient. Pour voir comment Planview AdaptiveWork peut vous aider à garder vos projets alignés, contactez-nous pour organiser une démonstration aujourd'hui.
