La gestion de portefeuille est différente de la gestion de projet en ce sens qu'elle englobe l'ensemble du cycle de vie - de l'idéation à la réalisation des avantages qu'elle se propose d'apporter. La gestion de portefeuille comprend la gestion de projet en tant que phase du cycle de vie du projet qui se concentre sur la phase d'exécution d'un projet et qui est la meilleure. Mais comme nous le savons tous, les projets sont plus que des tâches et la résolution de problèmes. Les projets commencent véritablement au stade de l'idéation et, bien que certains ne parviennent pas à passer par l'exécution jusqu'à la réalisation des bénéfices de l'investissement, la gestion de portefeuille tient compte de l'ensemble de ce processus.
Jetons un coup d'œil au cycle de vie d'un projet qui se reflète dans la gestion de portefeuille : La phase d'idéation, la création d'une analyse de rentabilité, la hiérarchisation des initiatives qui justifient un investissement, la sélection, la planification du processus et des ressources pour mener à bien l'initiative, l'exécution de l'initiative et, enfin, le retour sur investissement. Pour chaque étape, il existe un processus, et les responsables informatiques comprennent que si certains projets sont inévitables, d'autres sont stratégiques. Et les stratégiques sont ceux qui font la différence.
La gestion de portefeuille est importante dans le monde des affaires car il y a des facteurs à prendre en compte qui affectent le succès du projet, et donc de l'organisation, ainsi que les bénéfices inattendus de l'investissement. Par exemple, c'est parfois ce que choisit un bureau de gestion de projet (PMO) pas pour faire cela est le plus important. En priorisant et en choisissant consciemment pas pour entreprendre des projets qui ne profitent pas à l'entreprise ou qui soustraient du temps et des ressources à des projets plus prioritaires, les PMO deviennent plus efficaces et sont mieux à même de se concentrer sur les projets qui comptent. Cette concentration se traduit par une exécution ou une gestion de projet meilleure et plus rapide.
De nombreux projets commencent également par soutenir les objectifs généraux de l'entreprise et, pour une raison ou une autre, à la fin, ils ne servent plus cette valeur. Soit les objectifs commerciaux ont changé, des choses plus importantes sont apparues, une nouvelle technologie est apparue qui modifie le projet (cela se produit surtout dans les projets de développement de produits), soit le projet a tout simplement perdu de sa valeur parce que la principale partie prenante n'est plus une partie prenante. Pour l'une de ces raisons ou d'autres, les projets changent souvent de direction et les organisations doivent s'adapter en cours de route. En gérant les projets dans le cadre d'un portefeuille, la dynamique change car vous permettez aux Portefeuille pour réussir - même si certains des projets qu'il contient n'aboutissent pas - et contribuer à l'obtention du résultat souhaité pour votre organisation.
Voici quelques avantages à passer à une approche de gestion de portefeuille :
Alignement stratégique
La gestion de portefeuille est un moyen inhérent d'aligner stratégiquement vos projets avec les objectifs de l'entreprise. Lorsque vous établissez votre portefeuille et les ressources qui doivent être affectées à certains projets, vous vous assurez qu'il s'agit de projets qui répondent aux besoins de l'entreprise. Cependant, nous savons que cela change au fur et à mesure et que vous devez vous adapter. En gérant un portefeuille de projets, il devient plus facile d'identifier les projets les mieux adaptés à vos besoins, et de réduire l'investissement ou d'abandonner les projets qui ne répondent plus aux besoins visés. Ce faisant, votre entreprise bénéficie de l'investissement dans les projets qui ont le plus de chances d'apporter une valeur ajoutée et un retour sur investissement.
L'alignement stratégique est particulièrement fort dans les approches de gestion de portefeuille descendantes. L'approche descendante (top down) est une approche de la gestion de portefeuille axée sur l'"alignement d'abord", où les demandes ne sont acceptées que si elles sont alignées sur les objectifs commerciaux. Les projets sont classés par ordre de priorité et les ressources sont affectées en fonction de ces projets classés par ordre de priorité, et exécutés à partir de là. Essentiellement, la planification et les rapports sont les éléments critiques où les objectifs sont identifiés et les avantages réalisés. À l'inverse, la gestion ascendante du portefeuille met l'accent sur l'exécution des projets, en s'assurant que les tâches sont exécutées, et en augmentant ainsi la réussite du projet grâce à la contribution individuelle. Dans les deux cas, en gérant les projets dans un portefeuille, vous avez l'avantage d'exécuter les bons projets pour l'entreprise.
Gestion des ressources
Les ressources sont l'atout le plus précieux d'une organisation ; et aussi le plus souvent le plus grand défi. La gestion de ces ressources de manière efficace, efficiente et optimisée est extrêmement difficile. Pour la plupart des organisations, la gestion des ressources fait partie de ces choses qui peuvent être faites "bien", mais vous avez toujours l'impression que cela pourrait être "mieux". Pour une meilleure gestion des ressources, il est beaucoup plus facile de penser à la gestion d'un portefeuille. Vous pouvez voir les ressources à travers le portefeuille, l'utilisation entre les différents projets et entre les applications. En ayant une bonne compréhension de ce que font réellement les ressources et une représentation réaliste de ce à quoi ressemble leur utilisation, les ressources du projet deviennent beaucoup plus faciles à gérer du point de vue du portefeuille.
Planification et rapports
Nous voulons tous savoir ce que nous retirons de nos investissements avant de faire le grand saut. Mais il y a toujours un certain degré de risque. Si tous les projets étaient sûrs, leur gestion ne serait plus aussi amusante. Cependant, un certain niveau de prévisibilité est réconfortant, et le fait de disposer d'un moyen systématique d'améliorer continuellement les prévisions des projets avec chaque nouvel ajout aide également. Avec la gestion de portefeuille, la planification des projets (et des ressources) est continue et évolutive au fur et à mesure que les projets progressent et que les personnes sont déplacées. Les rapports jouent également un rôle important à cet égard, car vous êtes en mesure de voir les résultats du plan après son exécution pour ajuster la planification à l'avenir et comprendre les avantages de l'investissement. Qu'il s'agisse d'établir des rapports sur différentes mesures, de gagner en visibilité ou de plaider pour plus de ressources, avoir la possibilité d'établir des rapports sur le portefeuille dans son ensemble ainsi que sur les projets ou programmes individuels contribue grandement au succès de l'entreprise. Selon de récents Rapport Pulse of the Profession du Project Management Instituteles organisations qui sont efficaces en matière de gestion de portefeuille ont vu 76% des projets atteindre ou dépasser le retour sur investissement attendu, contre 56% de réussite des projets sans processus de gestion de portefeuille en place. Et le succès est notre raison d'être.
En incluant la gestion de portefeuille dans l'approche de gestion de projet, vous pouvez gérer les projets tout au long de leur cycle de vie, et les uns par rapport aux autres, pour obtenir des avantages bien supérieurs à ceux que vous obtiendriez en gérant les projets en silos ou par étapes. Pour en savoir plus sur la manière dont la gestion de portefeuille peut vous permettre une gestion de projet de bout en bout, consultez notre livre blanc sur la 5 piliers de la gestion de portefeuille.
