Les feuilles de route de projet sont récemment devenues l'un des outils les plus populaires sur le lieu de travail. Étant donné que les organisations traitent de nombreux types de travail différents - qu'il s'agisse du secteur, de l'échelle ou des personnes - il n'est pas surprenant qu'elles disposent de plusieurs outils pour accomplir leur travail. Pendant longtemps, le concept de "plans de projet" a été le plus dominant et le plus utilisé. Cependant, ces derniers temps, nous entendons beaucoup parler d'un autre outil : les feuilles de route des projets. Voyons donc ce qu'est une feuille de route de projet.
Qu'est-ce qu'une feuille de route de projet ?
Une feuille de route est un outil permettant de communiquer la direction et les progrès aux équipes internes et aux parties prenantes externes. Il se situe au plus haut niveau de la planification où il s'agit surtout du plan stratégique qui définit un objectif ou un résultat stratégique et comprend les étapes et jalons essentiels pour l'atteindre. Il s'agit d'une représentation de très haut niveau d'un ou de plusieurs projets concernant les objectifs, les flux de travail, les activités, le calendrier et les niveaux de risque. Une feuille de route peut être de différents types - par exemple, une feuille de route marketing, une feuille de route informatique, une feuille de route financière - chacune ayant ses propres attributs mais, dans l'ensemble, la même structure.
À ce stade, il est essentiel de comprendre ce qu'une feuille de route n'est pas.
Il s'agit de et non de le "plan de projet". Le plan de projet aborde généralement des aspects opérationnels tels que la portée, le budget, les risques, etc.
Il ne s'agit pas non plus d'un arriéré. Le backlog est généralement une liste granulaire de choses à faire pour mener à bien une initiative stratégique, tandis que la planification de la feuille de route est le processus de création d'une stratégie de haut niveau à partir des backlogs, des tâches et des idées. Ainsi, un plan de projet et un backlog, dans leur sens réel, sont des sous-ensembles de la feuille de route du projet.
Il ne s'agit pas non plus d'un outil de suivi de la gestion de projet. Beaucoup de gens supposent qu'une feuille de route est l'endroit d'où ils peuvent garder un œil sur tous les aspects requis pour mener à bien une initiative, comme les détails de l'exécution, le personnel responsable des tâches, les discussions autour des sujets et des jalons, les délais, etc. Ceux-ci sont suivis dans les outils de gestion de projet qui fournissent des espaces de travail de projet.
Structure de la feuille de route du projet
Une feuille de route de projet se compose généralement de :
a) Buts et objectifs stratégiques. C'est le "pourquoi" qui sert d'étoile directrice à toutes les personnes impliquées. L'objectif est exposé aux équipes et aux parties prenantes et permet de valider chaque choix et chaque décision qui est prise.
b) Un calendrier représentant l'échéancier pour atteindre ces objectifs. Comme d'autres types de travail, une feuille de route est limitée dans le temps et tracée en fonction d'un calendrier. Ce calendrier permet de comprendre de manière plus réaliste les différentes entreprises nécessaires pour atteindre les objectifs susmentionnés et leurs stratégies respectives.
c) Des points de contrôle ou des jalons importants pour indiquer et évaluer les progrès. Sur la base de la stratégie, les étapes importantes sont marquées sur la ligne de temps et servent de points de rassemblement. Les jalons ont des définitions claires, indiquant ce qui doit être accompli pour atteindre un jalon. Ils servent également de point de correction et d'observation.
d) Les flux de travail ou les thèmes, montrant les différentes catégories de travail impliquées. Une feuille de route est un plan de très haut niveau, et elle doit donc traiter de multiples thèmes ou types de travaux pour atteindre son objectif stratégique. Chacun de ces thèmes ou axes de travail est une case dans laquelle le travail est effectué et contribue à l'objectif global de la feuille de route.
e) Phases, suggérant le travail à effectuer au sein de chaque axe de travail, contribuant à l'avancement du même. Il s'agit d'arrangements séquentiels de plus petits éléments de travail qui sont soit de petits projets en eux-mêmes, soit un backlog pour une équipe de sprint, en fonction de l'ampleur.
f) Dépendances et risques au niveau d'une phase. Au fur et à mesure que nous nous enfonçons dans les flux de travail et que nous commençons à créer des phases, des dépendances commencent à se développer entre les phases et font apparaître des signaux de risque potentiel pour les flux de travail respectifs. Ces dépendances et risques sont marqués visuellement et mis en évidence pour servir de points de vigilance au fur et à mesure que nous avançons dans un flux de travail.
Avantages des feuilles de route de projet.
Comme son nom l'indique, une feuille de route de projet sert de carte directrice pour l'ensemble du projet, englobant tous les différents éléments qui y sont impliqués. Il est fermement ancré dans le "pourquoi" et énonce le(s) objectif(s) et les stratégies pour atteindre le(s) objectif(s) très clairement pour toutes les parties prenantes. Disposer d'une feuille de route pour vous guider présente les avantages suivants :
a) Compréhension de haut niveau de l'ensemble du projet sans avoir à plonger dans les détails.
b) Consolidation du ou des objectifs et des stratégies qui sont utilisés pour résoudre les obstacles et les dilemmes de décision au niveau de l'exécution.
c) Un sentiment d'orientation et de progrès grâce à des outils de communication destinés aux parties prenantes internes et externes.
d) Flexibilité de relier la stratégie à l'exécution et de voir les progrès en temps réel à partir d'une vue d'ensemble.
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