Aujourd'hui, la plupart des entreprises se soucient de l'efficacité. Non seulement en raison de tout ce qu'une entreprise peut réaliser lorsque vous travaillez plus intelligemment, mais aussi en raison de tout le temps que vous pouvez consacrer à votre famille, à vos amis, à vos loisirs, à vos voyages et à une vie pleine et riche en dehors du travail.
L'un des plus grands obstacles à la productivité que nous constatons dans les entreprises avec lesquelles nous travaillons est l'addiction aux feuilles de calcul. Les feuilles de calcul peuvent sembler être des outils de gestion de projet, mais lorsqu'elles sont mal utilisées, elles peuvent aussi être de sérieux tueurs de productivité.
S'il vous est déjà arrivé de vous asseoir devant votre ordinateur, pour être submergé par des onglets de feuilles de calcul, il y a de fortes chances que vous ayez souffert de ce syndrome (nous vous promettons que vous n'êtes pas seul). Nous sommes ici pour clarifier les choses et vous dire comment cesser de surcompliquer la gestion des projets et des tâches avec des feuilles de calcul Excel.
Ce à quoi Excel sert :
Stockage des données & partage
Il ne fait aucun doute que les feuilles de calcul sont parfaites pour organiser de grandes quantités de données et les mettre sous une forme facilement partageable. Si vous êtes une équipe de marketing numérique chargée d'un projet de recherche de mots-clés, par exemple, vous nagerez dans des feuilles de calcul répertoriant les URL, les mots-clés, les classements et bien d'autres choses encore - et c'est une bonne chose.
Ce pour quoi vous n'avez pas réellement besoin de feuilles de calcul :
Comptabilité & Feuilles de temps
Si la comptabilité et le suivi du temps sont traditionnellement considérés comme des fonctions de tableur, ils peuvent tous deux être remplacés par un logiciel qui peut automatiser le suivi du temps, la facturation et la paie à partir d'une seule application basée sur le cloud.
Ventes
Vous ne devez plus vous alourdir de feuilles de calcul pour suivre vos pistes de vente et les interactions avec le service clientèle. Il existe de nombreuses applications de vente aux entreprises qui font tout le travail à votre place, comme la collecte d'informations sur les clients et la création de rapports. Avec votre nouveau temps libre, vous pouvez consacrer des efforts supplémentaires à la conclusion de contrats et à l'augmentation des revenus de votre entreprise.
Gestion de projets
Nous sommes toujours étonnés de voir combien de chefs de projet suivent encore leurs projets au moyen de feuilles de calcul Excel. C'est un moyen infaillible d'encombrer votre écran d'ordinateur et votre esprit.
Les outils de gestion de projet basés sur le cloud, comme Planview AdaptiveWork, peuvent consolider vos feuilles de calcul en un espace de travail propre et facilement partageable avec votre équipe. Les outils de gestion de projet suppriment toutes les incertitudes de la gestion de projet pour vous. Ils disposent de fonctionnalités étonnantes, comme les mises à jour en temps réel, les analyses et les graphiques intelligents auxquels vous pouvez accéder de n'importe où, y compris depuis votre téléphone.
OK - mais n'y a-t-il pas beaucoup de données impliquées dans la comptabilité/les ventes/la gestion de projet ?
Bien sûr, vous pouvez utiliser une feuille de calcul pour organiser à peu près n'importe quel type d'information - y compris les heures travaillées, les budgets, les tâches de projet, etc. Ce n'est peut-être pas le choix le plus efficace.
Pour plus de clarté, décomposons certains des avantages et des inconvénients des feuilles de calcul :
Les avantages des feuilles de calcul
- Facilitez l'exportation de grandes quantités de données
- Rendre de grandes quantités de données digestibles/lisibles
- Faible barrière à l'entrée pour les fonctions de base
Les inconvénients des feuilles de calcul
- Pas nécessairement collaboratif ou dynamique - peut fonctionner simplement comme un stockage de données et se perdre dans votre boîte de réception
- Pas utile pour l'automatisation des tâches - peut être trop manuel
- Susceptible d'inexactitudes dues à une erreur de l'utilisateur
- Barrière à l'entrée pour les fonctions de niveau supérieur - il existe de véritables cours sur la façon d'utiliser Excel !
- Certaines fonctions plus complexes que nécessaire pour certains projets
Nous ne disons pas que tout le monde devrait abandonner définitivement les feuilles de calcul, mais simplement qu'elles sont quelque peu dépassées pour les projets dynamiques ou les travaux qui nécessitent une collaboration en temps réel, l'automatisation des tâches et une gestion plus rationnelle des tâches.
Si vous souhaitez remplacer vos feuilles de calcul liées à la gestion de projet par une solution globale basée sur le cloud, Planview AdaptiveWork peut être un bon choix. Notre application robuste comprend tous les outils de gestion de projet dont vous avez besoin, tels que des rapports complets, des données en temps réel et des flux de travail automatisés. Apprenez-en davantage sur notre logiciel de collaboration d'équipe ici.
