Parmi toutes les choses qu'un chef de projet doit gérer - délais, budgets, ordres de modification, etc. -, les attentes des parties prenantes sont peut-être les plus importantes de toutes. Après tout, l'achèvement de tout projet dépend des parties prenantes qui font ce qu'on attend d'elles, et la détermination finale de la réussite ou de l'échec d'un projet est faite par les parties prenantes également. 
Selon le Project Management Institute , l'autorité principale en matière de normes de gestion de projet et de certification PM, une partie prenante de projet est "...un individu, un groupe ou une organisation qui peut affecter, être affecté par, ou se percevoir comme étant affecté par une décision, une activité ou un résultat d'un projet." Cela inclut toute personne ou équipe qui travaille sur un projet ou prend des décisions à son sujet, comme les cadres supérieurs, les membres de l'équipe interne et les entrepreneurs externes, pour n'en citer que quelques-uns. La gestion et l'engagement des parties prenantes sont souvent complexes et difficiles, en particulier sur les grands projets, mais les lignes directrices ci-dessous peuvent aider tout chef de projet à éviter les malentendus et à maintenir ses projets sur la bonne voie.
Objectifs et délais
Lorsqu'il gère les parties prenantes d'un projet, un GP doit d'abord s'assurer que toutes les parties prenantes comprennent parfaitement les objectifs finaux et les produits livrables du projet. Cela peut sembler être une étape redondante ou inutile du processus, mais de nombreux chefs de projet découvrent trop tard que certaines parties prenantes, en particulier celles qui n'ont pas été incluses dans les réunions ou les communications initiales, ont une compréhension incomplète ou erronée de ce que le projet est censé accomplir.
Pour la même raison, les chefs de projet doivent toujours veiller à communiquer clairement les dates d'échéance des tâches et des livrables finaux, afin que les parties prenantes puissent planifier leur travail en conséquence dès le début.
Réunions
La plupart des projets d'entreprise impliquent des centaines de réunions, qui commencent par une réunion initiale de lancement et se terminent, des mois ou des années plus tard, par un bilan ou un examen des leçons apprises. Entre les deux, les parties prenantes de chaque projet doivent être informées des réunions auxquelles elles sont tenues d'assister et de celles qu'elles peuvent ignorer en toute sécurité. Toute communication concernant une réunion doit inclure l'heure, le lieu (virtuel ou physique) et une brève description du but et des objectifs de la réunion.
Tâches et responsabilités
Dans les grandes organisations, les employés travaillent souvent sur plusieurs projets en même temps, ce qui les oblige à jongler avec un ensemble de tâches et de produits livrables en constante évolution. Dans ce type d'environnement, les membres de l'équipe ont besoin de descriptions claires de leurs missions afin de rester sur la bonne voie. Une solution de gestion de projet puissante comme Planview AdaptiveWork peut faciliter la tâche des chefs de projet en leur permettant d'assigner des tâches et de communiquer les changements aux membres d'une équipe largement dispersée et aux autres parties prenantes.
Technologie et ressources
Ces dernières années, les chefs de projet ont accordé une attention accrue aux outils technologiques qu'ils utilisent pour gérer les informations du projet et communiquer avec les parties prenantes. Il est important de se rappeler que toutes les parties prenantes ne seront pas familières avec les logiciels modernes de gestion de projet. Les GP doivent donc prendre le temps, au début de chaque projet, d'informer les parties prenantes des outils qu'ils utiliseront. Heureusement, un logiciel PM basé sur le cloud comme Planview AdaptiveWork est facile d'accès et facile à utiliser, de sorte que les parties prenantes peuvent généralement commencer à tirer parti de ses capacités avec un minimum de formation.
Si vous souhaitez que vos parties prenantes restent engagées et informées tout au long des projets les plus complexes, les solutions basées sur le cloud de Planview AdaptiveWork pour les chefs de projet peuvent vous aider.
