Que vous travailliez avec une poignée de membres ou une grande équipe décentralisée, l'organisation est essentielle. Pour éviter d'être submergé et de laisser des détails cruciaux passer inaperçus, vous devez maîtriser les éléments essentiels d'une bonne gestion des tâches avant de commencer un nouveau projet. Voici quelques-unes des meilleures astuces pour maîtriser le flux de travail, l'achèvement des tâches et la communication au sein de l'équipe :
Toujours établir des priorités
En tant que chef de projet, vous êtes celui qui voit la vue d'ensemble de chaque projet. Lorsque vous envisagez la meilleure méthode de gestion des tâches pour les équipes, vous devez décomposer le projet en cours en tâches distinctes par ordre d'importance. Avant même d'assigner une tâche à un membre de l'équipe ou à un groupe, toujours savoir où elle se situe dans le grand schéma des choses. La tâche doit-elle être effectuée dans un ordre précis ? Exige-t-il un ensemble de compétences spécifiques ? Le reste du projet dépend-il de l'achèvement de cette seule tâche ? En sachant tous ces éléments sur la tâche, vous saurez mieux à qui la confier. Avant d'identifier les joueurs "A", vous devez savoir quelles sont les tâches "A".
Gardez les lignes de communication ouvertes
Quelle que soit la taille de votre équipe, une bonne gestion des tâches repose sur une bonne communication. Qu'il s'agisse d'une mise à jour constante et d'une interaction avec les autres membres de l'équipe, de rapports d'avancement quotidiens ou simplement d'un contrôle personnel de chaque membre de l'équipe, la communication est le seul moyen d'avoir une véritable idée de ce qui est fait, de ce qui ne l'est pas et de ceux qui ont des difficultés. L'utilisation d'un logiciel basé sur le cloud comme Planview AdaptiveWork est idéale pour la gestion des tâches des équipes , car elle vous permet d'être constamment en contact avec les rapports d'avancement et les mises à jour des plannings. Encouragez les membres de l'équipe à à passer en revue les tâches chaque matin comme premier ordre du jour. Cela favorisera une plus grande transparence et une plus grande responsabilité tout en gardant tout le monde sur la même longueur d'onde.
Équilibrer les forces et les faiblesses
En tant que chef de projet, vous saurez déjà qui est votre équipe bien avant de commencer un grand projet. Cela vous aidera, non seulement à répartir les tâches, mais aussi à diviser votre équipe en petits groupes qui peuvent s'apporter mutuellement des compétences complémentaires. Si vous avez un joueur "A" qui a du mal à respecter les délais, associez-le à un travailleur qui a toujours du travail prêt à temps. Si un membre de l'équipe a des problèmes avec le flux de travail, associez-le à quelqu'un qui sera en mesure de prendre le relais.
Savoir quand déléguer (et à qui déléguer)
Le logiciel de gestion des tâches, en particulier la gestion des tâches pour les équipes, se résume à la collaboration. Pour que votre équipe fonctionne comme une machine bien huilée, vous devez être en mesure de répartir la bonne quantité de travail et de vous assurer qu'elle est effectuée. Cela exige non seulement un sens de la délégation personnelle, mais aussi une certaine aisance à montrer aux membres de votre équipe comment déléguer entre eux. Lorsqu'il s'agit de groupes plus importants et surtout d'équipes non hiérarchisées, il est essentiel que chaque membre de l'équipe sache exactement quelle est sa capacité et quelle quantité de travail il peut prendre en charge pour que les tâches soient effectuées efficacement et dans les délais.
Établir une méthodologie reproductible
Une fois que vous avez trouvé une méthode de gestion des tâches qui fonctionne, assurez-vous qu'elle peut être répétée par vous-même et par le reste de votre équipe. En vous appuyant sur quelque chose qui a fait ses preuves, au lieu de repartir de zéro à chaque fois, vous vous assurez que le processus est aussi fluide et efficace que possible. Pour que le processus soit aussi rationalisé que possible, utilisez des outils qui aident à automatiser le processus de gestion des tâches, tels que les formulaires d'admission et les flux de travail et approbations prédéfinis.
