La dernière chose qu'un chef de projet veut entendre, c'est que son équipe manque ou perd la communication. L'échec d'une discussion d'équipe est généralement le premier signe de l'échec d'un projet. Il n'y a aucun moyen d'accomplir des tâches si votre équipe se dirige vers un dysfonctionnement total et une fois que vous y êtes, c'est un trou profond dont il faut s'extirper.
Heureusement, il existe certains moyens de reconnaître ce cours accéléré avant que l'accident de train ne se produise. Les problèmes de communication doivent être abordés immédiatement pour éviter que des problèmes fondamentaux ne se produisent - et c'est au chef de projet qu'il incombe de réparer rapidement les choses.
Pour ce faire, vous devez être capable de reconnaître certains des signes avant-coureurs courants indiquant qu'il y a eu une rupture de la communication efficace au sein de l'équipe et que le projet est en difficulté.
Manque de confiance
Le fondement de toute entreprise commerciale réussie, petite ou grande, est la confiance. Votre équipe doit avoir une confiance fondamentale les uns envers les autres, sinon il sera difficile d'obtenir la responsabilisation des gens. Lorsqu'il y a un manque de confiance, vous pouvez parier qu'il y aura un manque de communication.
Les équipes qui n'ont pas confiance les unes dans les autres peuvent généralement se révéler à travers une variété de comportements tels que :
- Éviter de passer du temps ensemble
- Ne pas demander l'aide des autres
- Être en retard aux réunions
- Manque de moral des employés
- Supposer des intentions négatives
Les chefs de projet peuvent commencer à instaurer la confiance en créant une culture de la vulnérabilité dans laquelle il est acceptable de poser des questions sans représailles, en donnant l'exemple et, surtout, en récompensant les gens lorsqu'ils sont honnêtes.
Questions non résolues
L'amélioration continue ne peut se faire sans une communication continue au sein de l'équipe. Si tel est le cas, il n'y a aucune raison pour qu'il y ait des problèmes non résolus au sein de l'équipe. Les conflits entre les membres de l'équipe sont courants et doivent être attendus lorsque vous avez un mélange de personnalités et de comportements. Ce qui n'est pas normal, c'est qu'un chef de projet laisse cette situation perdurer sans la résoudre.
Il vous incombe, en tant que premier responsable de l'équipe, de veiller à ce que la paix et l'ordre règnent et que chacun soit entendu de manière égale. Le ressentiment entre les membres de l'équipe peut conduire à un manque de performance et vous voulez être en mesure de relever ces défis avant d'en arriver là. Voici quelques signes courants indiquant que votre équipe a des problèmes de communication liés à des conflits :
- Les gens ne respectent pas les délais ou n'accomplissent pas leurs tâches
- Des cliques ou des sous-groupes se forment
- Des commérages ou des plaintes se produisent sur les lignes de touche.
- Qualité inférieure du travail et performances médiocres
Dans certains cas extrêmes, l'intimidation peut même se produire parmi les membres de l'équipe et c'est à ce moment-là que votre projet a de sérieux problèmes. Ne laissez pas les comportements affecter les performances. Assurez-vous que chacun est professionnel et se sent à l'aise pour communiquer ses problèmes ouvertement et à tout moment.
Évitez la pensée de groupe
Il est important de comprendre que la communication en équipe peut aussi aller dans le sens inverse. Lorsque les équipes deviennent trop à l'aise les unes avec les autres, plutôt que de penser différemment et de revendiquer des rôles, la communication prend souvent la forme de ce que l'on appelle la "pensée de groupe".
Les équipes productives ont besoin de perspectives multiples et parfois, lorsque les équipes s'entendent un peu trop bien, les rôles sont brouillés et une communication d'équipe efficace est perdue. Lorsque des problèmes surviennent, personne ne veut créer de vagues et tout le monde est d'accord sur tout - ce qui crée essentiellement une chambre d'écho. Afin de se remettre sur les rails, les équipes doivent comprendre les rôles qui leur sont attribués et se remettre en question. Les chefs de projet peuvent aider les équipes à rester concentrées en examinant les objectifs de chaque rôle et la manière dont ils peuvent fonctionner au mieux au sein du groupe.
Un chef de projet qui réussit sait qu'il ne faut pas ignorer son équipe lorsqu'elle a le plus besoin d'aide. Cela ne doit pas se faire une fois que les ventes ou les bénéfices sont déjà en chute libre, les signes avant-coureurs arrivent bien plus tôt que cela. Une équipe dysfonctionnelle montrera très tôt des signes indiquant qu'elle ne fonctionne pas au mieux de ses capacités. Les membres de l'équipe qui s'ignorent, refusent de travailler ensemble ou communiquent de manière inefficace doivent être traités immédiatement et sans parti pris de la part des dirigeants. Les charges de travail doivent toujours être aussi égales que possible et le chef de projet doit veiller à ce que chacun ait son mot à dire.
À l'inverse, le chef de projet doit également veiller à ce que l'équipe ne se mette pas trop à l'aise et n'oublie pas son rôle individuel en tombant dans la pensée de groupe. Si un chef de projet peut être conscient des signes précurseurs, il ne devrait avoir aucun problème à mettre le train sur la bonne voie avant même que l'accident ne se produise.
