La période de Thanksgiving me donne toujours l'occasion de prendre du recul et de regarder toutes les choses pour lesquelles je suis reconnaissant. Bien sûr, je suis reconnaissante pour ma famille, mes amis, ma santé et toutes les choses qui font tourner mon monde. Mais au-delà de cela, il y a des choses dans la vie que je considère comme des "gentillesses" et qui rendent ma vie et mon travail beaucoup plus faciles.
Cette année, je suis particulièrement reconnaissant pour les demandes de ressources. Vous riez, mais je suis sérieux. Il y a quelques années, mon travail était fou, et honnêtement, misérable. En tant que responsable du PMO, je supervisais l'ensemble de notre PMO et je devais m'assurer que tout se déroulait sans accroc. L'équipe de chefs de projet exécutait le processus à la lettre, mais d'une manière ou d'une autre, nous livrions toujours les projets en retard. Nous avons investi dans une formation professionnelle en gestion de projet. J'ai parcouru chaque projet avec eux, en passant en revue chaque détail. J'ai même contacté les parties prenantes et les sponsors pour obtenir leur avis sur la nature du problème. Rien ne semblait faire de différence. Ce n'est que lorsque j'ai croisé notre DSI dans l'ascenseur qu'elle m'a dit avec désinvolture : "J'attends avec impatience le lancement du projet Alpha. Je suis sûr que toute l'équipe y a travaillé dur." Toute l'équipe...... les roues dans mon esprit ont commencé à tourner et la solution à mon problème m'est apparue en un clin d'œil !
Ce n'était pas le calendrier du projet, la formation ou l'implication du sponsor qui posait problème. C'est la façon dont nous avons affecté les membres de l'équipe aux projets qui était le coupable ! Nous permettrions aux chefs de projet d'affecter qui ils veulent au projet, sans même avoir à communiquer ou à obtenir l'approbation du responsable des ressources pour cela. Maintenant, les choses commençaient à avoir du sens. Cette approche informelle entraînait des lacunes importantes, tant au niveau de la communication que de la visibilité. Sans que le responsable fonctionnel ne sache où les membres de son équipe avaient été engagés, il les surengageait. Il s'avère que le responsable des analystes d'affaires n'avait aucune idée que les chefs de projet prenaient le pouvoir d'affecter ses BA à leurs projets. Le responsable BA proposait également son équipe à d'autres projets. En fin de compte, les membres de sa pauvre équipe ont été surbookés, et ni les PM ni le responsable BA ne l'ont su. Ugh !
What to do? It was not our culture to hide work or resource time from employees. We would pride ourselves on having a very open environment. After a quick Internet search, I found my answer; project work authorization. This is a formal process where requests are made to fulfill resource demand on projects. I decided to jump in with both feet. We nimbly changed our process the following week. We also changed our PPM solution to reflect this new process change. Going forward, project managers could select what roles they needed and for how much time. For example, they may have needed a BA, an Engineer, and a Financial Analyst for 25%, 50 %, and 10% of their time, respectively. Easy enough to estimate at a high level. Now that request would go to each functional manager, who was able to look across their team, see exactly what they are committed to, and assign the right people who had true availability. Brilliant!
Je me suis préparé au retour de bâton, au déferlement d'agacement face à une étape supplémentaire ajoutée au processus. À ma grande surprise, nos PM étaient reconnaissants de ce changement ! Cela leur a évité de devoir décider qui travaille sur quoi et d'avoir l'impression de toujours choisir leurs favoris. Huzzah ! Succès ! En quelques semaines, il était devenu évident que toutes les personnes impliquées étaient heureuses et bénéficiaient du changement. Même les membres de l'équipe étaient soulagés d'avoir une idée claire de ce sur quoi ils étaient censés travailler. Je n'arrivais pas à croire que cela pouvait être si simple.
Un an après le changement, nous avions un peu affiné le processus, et même permis aux MP de demander certains membres de l'équipe avec lesquels ils travaillent bien. Les chefs de projet étaient heureux, les responsables fonctionnels exaltés et les membres de l'équipe reconnaissants. Le plus beau, c'est que les projets ont commencé à arriver à temps, avec les ressources correctement affectées, sans coûts de ressources surprenants et avec moins d'échanges de ressources en milieu de projet. Cela a pris un an, mais cela en valait la peine à la fin.
Alors oui, soyez reconnaissants pour la famille, les amis et la bonne nourriture. Et si vous vous trouvez reconnaissant pour la demande de ressources, vous n'êtes pas seul.
