5 Meilleures pratiques de gestion des équipes à distance pour le paysage post-pandémique
Le concept de gestion d'équipe à distance n'est certainement pas nouveau. En effet, le travail à distance existe sous une forme ou une autre depuis des décennies - et pour plusieurs raisons valables. Par exemple, la recherche a montré que :
- Les travailleurs à distance passent en moyenne 4 jours de travail supplémentaires par mois par rapport aux travailleurs en entreprise.
- Les organisations qui proposent le travail à distance bénéficient d'un taux de roulement inférieur de 25 pour cent aux organisations qui ne le font pas.
- En général, les travailleurs à distance sont plus engagés et plus heureux que les travailleurs au bureau.
De plus, les employés et les organisations ne sont pas les seuls bénéficiaires du travail à distance - la planète y gagne aussi. Les politiques de travail à distance de Dell, Aetna et Xerox ont permis d'économiser ensemble 95,294 tonnes métriques d'émissions de gaz à effet de serre en une seule année, ce qui équivaut à retirer 20,000 véhicules de tourisme de la circulation.
Cependant, ce qui est certainement nouveau et remarquable, c'est que COVID-19 a transformé le travail à distance d'un "nice-to-have" optionnel en un "need-to-have" obligatoire. En fait, une enquête récente a révélé que 34 pour cent des travailleurs préféreraient quitter plutôt que de perdre la liberté et la flexibilité du travail à distance une fois la pandémie terminée !
Conseils pour la gestion d'une équipe à distance
Pour aider les organisations à attirer et à retenir les talents dont elles ont besoin pour être compétitives et se développer dans le paysage post-pandémique, voici cinq meilleures pratiques stratégiques, efficaces et franchement essentielles pour la gestion des équipes à distance:
1. Recherchez de manière proactive les signes de désengagement, d'épuisement et de burnout de l'équipe à distance.
Une récente enquête a révélé que la plupart des travailleurs à distance ont passé plus de temps à travailler pendant la pandémie qu'avant son déclenchement. Et bien que cela ne soit pas nécessairement un signal d'alarme - par exemple, certains travailleurs à distance accueillent avec enthousiasme l'opportunité de passer plus de temps à faire des choses plutôt que de perdre du temps dans un trajet fastidieux - c'est tout de même quelque chose que les managers doivent surveiller maintenant et à l'avenir, car le travail à distance n'est pas une mode : c'est un fait.
Les managers ne doivent pas croire que "aucune nouvelle n'est une bonne nouvelle". En d'autres termes, ils ne doivent pas supposer que le simple fait de ne pas recevoir d'appel à l'aide d'un membre de l'équipe signifie qu'ils se portent bien, tant sur le plan professionnel que personnel. Prendre contact au moins une fois par jour pour un check-in bref, mais amical et ciblé (pensez aux "stand-up meetings" utilisés dans la gestion de projet Agile ) est une tactique pratique et efficace de gestion d'équipe à distance . Les managers doivent également rappeler en permanence aux membres de l'équipe - en tant que groupe et individuellement - que ce n'est pas parce qu'ils travaillent dans des lieux différents qu'ils sont isolés.
2. Fournissez tous les outils et ressources nécessaires à la gestion de l'équipe à distance.
Les managers doivent vérifier que tous leurs collègues disposent des outils et des ressources dont ils ont besoin pour réussir. Bien qu'il n'existe pas de liste de contrôle unique puisque chaque équipe et organisation est différente, voici en général ce dont la plupart des travailleurs à distance ont besoin :
- Internet rapide et fiable. Bien que cela ne soit généralement pas un problème dans l'environnement de l'entreprise, c'est un défi pour de nombreux travailleurs à distance qui constatent que leur Internet à la maison est beaucoup plus lent et moins fiable.
- Une webcam de qualité professionnelle. Maintenant que la vidéoconférence est devenue courante, la webcam que certains travailleurs à distance ont sur leur ordinateur portable ou de bureau n'est pas adaptée au travail quotidien.
- Des bureaux à domicile ergonomiques. Les managers doivent faire de leur mieux pour équiper les travailleurs à distance de bureaux, de chaises et d'accessoires ergonomiques (par ex. clavier, souris, etc.). L'importance de cet investissement ne doit pas être sous-estimée, car un équipement inadéquat peut entraîner des blessures graves et à long terme - y compris certaines qui obligent les travailleurs à distance à prendre un congé prolongé.
- Logiciel de gestion de projets et de portefeuilles basé sur le cloud computing. Les managers doivent travailler avec les dirigeants pour mettre en place un système qui stimule la productivité, permet la visibilité et augmente l'adaptabilité. Et bien sûr, il va sans dire (mais un rappel ne fait jamais de mal !) que le logiciel doit également être intuitif et facile à utiliser, sinon les travailleurs à distance auront du mal à s'en sortir.
- Logiciels de sécurité et de sauvegarde. Dans l'environnement de l'entreprise, ce logiciel est généralement préinstallé par le service informatique. Cependant, les travailleurs à distance qui utilisent leurs appareils personnels peuvent avoir besoin de faire mettre à jour leurs appareils. Si nécessaire, les managers doivent assurer la liaison entre les membres de leur équipe et l'informatique afin de s'occuper de cette priorité.
3. Clarifiez les rôles et les responsabilités des membres de l'équipe à distance.
Gartner souligne que pendant les périodes de transition et d'incertitude - et ceci est certainement admissible - les employés peuvent devenir confus et anxieux quant à leurs rôles et responsabilités. À ce titre, les managers doivent se pencher vers l'avant, apporter de la clarté et, si nécessaire, procéder à des ajustements.
Ceci étant, il peut y avoir certaines situations où il est tout simplement impossible de fournir des éclaircissements à l'heure actuelle. Dans ces cas, les managers doivent faire preuve d'ouverture, de transparence et d'honnêteté quant aux changements en cours, ainsi qu'à ceux qui se profilent à l'horizon (ou qui sont susceptibles de se produire). La recherche a révélé que les employés ne doivent pas nécessairement être d'accord avec le changement pour le soutenir. Ce qui compte le plus pour eux, c'est qu'ils comprennent pourquoi le changement se produit.
4. Concentrez-vous sur les résultats - et non sur le processus.
De nombreux managers doivent réinventer leur paradigme et se concentrer sur les résultats (ce que les membres de l'équipe font) au lieu du processus (comment ou quand ils le font). Pourtant, dans le même temps, les managers doivent également établir une cohésion d'équipe, ainsi que faire respecter les normes et les meilleures pratiques. Négliger cet aspect peut entraîner des conflits interpersonnels et des problèmes de qualité.
5. N'oubliez pas de vous amuser !
Enfin, même si le pire de la pandémie est derrière nous (et nous espérons tous sincèrement que c'est le cas), il n'en reste pas moins que les managers et les membres de leur équipe ont traversé une période extrêmement stressante et, pour certains, tragique et traumatisante. S'il existe de nombreuses façons de s'amuser et de remonter le moral, inviter les membres de l'équipe à participer à des happy hours virtuels est l'une des méthodes les plus simples et les plus efficaces.
Le dernier mot sur les meilleures pratiques des équipes à distance
Comme l'a noté McKinsey & Company : "le travail à distance gagnait du terrain avant la crise, mais la pandémie a montré que le télétravail est là pour rester." Les managers qui adoptent et appliquent les meilleures pratiques de gestion d'équipe à distance dont il est question ci-dessus - et qui ajoutent quelques stratégies et tactiques personnalisées de leur cru - joueront un rôle central dans la réussite de la nouvelle normalité pour leurs collègues, leur organisation et, en fait, pour eux-mêmes.
