Récemment, nous avons eu la chance d'obtenir un aperçu du terrain lors d'une discussion avec notre partenaire chez Lewis Fowler. Nous avons également eu la chance de nous entretenir avec Amy Fowler Stadler, directrice chez Lewis Fowler. Dans notre récent webinaire partenaire, Project Portfolio Management in Action , Lewis Fowler a abordé les cas d'utilisation courants du PPM, notamment le suivi du temps des ressources, l'inventaire et le suivi des projets, la gestion des portefeuilles, la création de rapports et la gestion des ressources, tout en partageant son expérience de première main avec des entreprises pour la mise en œuvre de notre solution PPM. Vous trouverez ci-dessous quelques-unes des questions et réponses de l'événement. Les réponses permettent de se faire une idée de ce que PPM peut faire pour de nombreuses organisations et des meilleures pratiques pour tirer le maximum de valeur d'une solution PPM.
Quels conseils pouvez-vous donner à quiconque choisit un outil PPM et la mise en œuvre de cet outil ?
Comprenez votre niveau de maturité, quelles sont les principales capacités commerciales que vous essayez d'atteindre et rassemblez d'abord vos exigences (afin de savoir quels problèmes vous essayez de résoudre), puis faites correspondre les exigences aux outils. Veillez à élaborer une feuille de route qui lie les personnes, le processus et la solution.
Quels sont les critères recommandés pour la sélection des projets pour un portefeuille spécifique ?
Bien que les critères soient spécifiques à votre organisation, nous avons quelques principes généraux qui peuvent être appliqués. Nous recommandons que les objectifs commerciaux guident votre sélection de projets, et les portefeuilles doivent refléter étroitement la structure organisationnelle ou le reporting, de sorte que les projets liés à un département seront probablement regroupés dans un seul portefeuille.
Nous recommandons également la notation des projets pour vous aider à déterminer les projets qui soutiennent le mieux les objectifs de l'organisation, et vous permettre de classer les projets les uns par rapport aux autres, car ils sont essentiellement en concurrence pour les mêmes ressources s'il y a une contrainte. Les critères de notation courants comprennent le retour sur investissement, l'alignement commercial, la disponibilité des ressources et le parrainage de la direction.
Comment les informations sur les ressources, telles que la disponibilité et le coût, sont-elles accessibles aux Innotas ?
Resources are assigned to work efforts (could be projects or operational support). For example, let’s say Jim spends 50 % of his time on support. That leaves him 50 % available to work on projects. If he is only assigned to work 10hrs/week on a project, then he still has availability. This can be shown when looking at resource availability in the Resources tab within Innotas, and aggregated across resource skill, need, etc.
Recommandez-vous le suivi du temps sur une base quotidienne ou hebdomadaire ? Combien de temps doit-on consacrer au suivi du temps ?
D'après mon expérience, le suivi du temps est mieux "soumis" sur une base hebdomadaire. Personnellement, je saisis mon temps tous les jours et je ne fais que "soumettre" à la fin de la semaine. Il m'est plus facile de suivre mon temps quotidiennement que d'essayer de déterminer ce sur quoi j'ai travaillé à la fin de la semaine. S'il est effectué quotidiennement, le suivi du temps ne devrait pas prendre plus de 5 minutes. Si elle est effectuée chaque semaine, elle ne devrait pas prendre plus de 30 minutes. Le temps de suivi vaut bien 5 minutes de temps par jour pour les informations qu'il fournit.
Nos groupes technologiques sont construits selon l'approche d'équipe agile. La disponibilité des ressources est déterminée par les priorités dans un backlog. Comment le cas d'utilisation de la gestion des ressources change-t-il en utilisant cette approche en équipe de la disponibilité des ressources ?
Les ressources sont liées aux compétences dans Innotas, donc la méthode n'affecte pas le flux. Dans l'une des équipes agiles avec lesquelles j'ai travaillé, le GP assignait l'ensemble des compétences nécessaires dans une fenêtre donnée - le gestionnaire de ressources assignait ensuite la ressource donnée en fonction de sa disponibilité au moment voulu. Il y a un élément de coordination entre le gestionnaire de ressources et le gestionnaire de projet, surtout pour les équipes agiles, mais Innotas facilite cela en montrant la disponibilité, l'utilisation et les scénarios de simulation dans le système.
L'outil PPM peut-il être mis en œuvre dans un environnement hybride supportant à la fois Waterfall et Agile ?
Oui, Innotas est agnostique en matière de méthodes ; elle prend en charge les méthodes agiles, en cascade ou hybrides. Ce qui est important, c'est la mise en place de rapports pour faciliter les mises à jour de statut à la cadence de votre choix.
Innotas propose-t-il un modèle de gouvernance pour soutenir sa mise en œuvre ? Quelles sont les difficultés typiques pour obtenir l'adhésion des clients aux systèmes de gouvernance ?
Il n'y a pas de modèle de gouvernance établi au sein du système. Si les processus ne sont pas suivis, l'équipe de mise en œuvre le saura tout de suite en se basant sur l'écart dans les données. (Si les gens ne saisissent pas les informations ou ne les tiennent pas à jour, vous pourriez le constater immédiatement via les rapports). D'après mon expérience, le plus grand défi survient lorsque le client n'est pas formé aux changements de processus ainsi qu'au système PPM. Il s'agit de formations distinctes - toutes deux d'importance égale.
Quels sont les regroupements logiques et les meilleures pratiques des cas d'utilisation pour Innotas ?
Les cas d'utilisation comprennent le suivi du temps des ressources, l'inventaire et le suivi des projets, la gestion des portefeuilles, les rapports et la gestion des ressources. Tous les cas d'utilisation s'entremêlent pour créer une plateforme PPM. D'après mon expérience, les organisations commencent généralement par des projets ou par la comptabilisation du temps. À partir de là, vous pouvez évoluer dans un sens ou dans l'autre, en fonction de l'endroit où l'organisation souffre le plus. Concevez avec la fin en tête pour établir votre feuille de route !
Je travaille pour une entreprise qui n'a pas l'estomac pour un suivi détaillé du temps. Nous utilisons simplement un pourcentage du temps disponible pour le travail de projet. Innotas gère-t-il ce type de cas d'utilisation pour la gestion des ressources ?
Oui. En fait, je recommande de commencer le suivi du temps à un niveau très élevé, puis de le "peaufiner" à mesure que l'organisation progresse et identifie les changements qu'elle souhaite apporter. Il est indispensable de commencer à montrer la valeur des paramètres et des objectifs commerciaux que vous pouvez résoudre grâce aux données de suivi du temps. Une fois que vous pouvez en établir la valeur, il est beaucoup plus facile de modifier le niveau des données nécessaires.
À quelle taille d'entreprise une solution comme Innotas convient-elle en ce qui concerne les PME ?
Innotas est flexible et dispose de plusieurs modèles pour soutenir les grands et les petits clients. Cela dépend du cas d'utilisation spécifique, mais c'est définitivement recommandé pour les organisations qui soutiennent plusieurs projets et ressources.
Est-il pratique de télécharger les données d'un système existant dans Innotas ? Cela fonctionne-t-il pour l'intégration de systèmes financiers ou agiles ?
Alors que nous travaillions avec un client, nous avons téléchargé toutes les informations de son projet à partir d'une énorme feuille de calcul au début du projet. Cela a été fait très facilement. En outre, Innotas peut importer des données par le biais de la plateforme d'intégration, qui est très flexible pour répondre à la plupart des besoins des clients. La plate-forme d'intégration peut être exploitée pour s'intégrer à la plupart des applications sur site et en nuage qui fournissent une API ouverte. Innotas s'intègre couramment à ServiceNow et JIRA, ainsi qu'à d'autres systèmes de helpdesk, agiles et financiers.
Disposez-vous d'un outil distinct pour la gestion du portefeuille de projets, la gestion des ressources et la gestion du portefeuille d'applications ?
Tous ces éléments sont des pièces d'Innotas. Ce ne sont pas des outils distincts, mais ils font tous partie du produit Innotas PPM. Les modules séparés ou "add-ons" comprennent l'intégration du système et le module de planification prédictive.
Question sur un produit spécifique : quelle quantité de rapports " prêts à l'emploi " l'Innotas, en particulier, fournit-il ?
Il existe de nombreux rapports "en boîte". Il s'agit des rapports typiques que la plupart des organisations recherchent. En fonction de l'ampleur de la configuration / personnalisation du système, vous devrez ensuite développer de nouveaux rapports plus complets - en fonction des besoins de votre organisation.
Innotas dispose-t-il de flux de travail préétablis ?
Innotas prend en charge les flux de travail dès le départ. Ils devront être configurés en fonction de votre organisation, car toutes les organisations sont différentes et ont défini leurs flux de travail en interne, mais ne nécessitent qu'une configuration minimale au sein d'Innotas.
À propos de l'auteur :
Amy Fowler Stadler is a Managing Partner at Lewis Fowler. Amy co-founded Lewis Fowler in 2002. Today, our clients benefit from her 25-plus years in the business and technology industry and her love of strategy, technology solutions, IT performance measurement and program recovery. In her words, “I intimately care about every aspect of these connections—from problem solving and supporting our customers’ career growth to overseeing our delivery.” Amy earned her B.S. in Computer Science from Illinois State University and has advanced studies in technology management. Prior to launching Lewis Fowler, she directed Qwest’s $100M E-Commerce Program Management Office and consulted with $3 billion Perot Systems (now Dell), helping develop their PMO practice, rebrand the firm, and implement PMOs for Fortune 500 companies. Beyond work, she invests her time in her family, fitness and service as a board member/supporter of several philanthropic organizations.
A propos de Lewis Fowler :
Lewis Fowler est une société de conseil basée au Colorado qui se concentre sur la création de solutions d'affaires informatiques par le biais de la stratégie, de la gestion des performances, des processus d'affaires et de la livraison de programmes et de solutions de projets. Lewis Fowler est un conseiller de confiance, une source de connaissance du secteur et d'expertise, et un partenaire commercial respecté.
