Dans son article "Comment transformer un projet raté en un programme réussi", Shay Shargal a noté que l'une des raisons pour lesquelles les projets échouent est la "Mauvaise communication et coordination entre les différentes parties prenantes du projet : Clients, Vendeurs, Fournisseurs, Managers, Ressources et autres."
Lorsque la communication est rompue et que les perceptions sur les rôles et les responsabilités sont mal alignées, la façon de travailler qui en résulte devient souvent un "jeu de blâme" où les escalades sont "les affaires habituelles". Dans cet article, j'aimerais partager avec vous l'utilisation de la matrice RACIVS (également connue sous le nom de Matrice d'attribution des responsabilités). De nombreux chefs de projet ont entendu parler de cette technique de gestion de projet, mais sa valeur est généralement sous-estimée. L'utilisation de RACIVS est un excellent moyen de décrire les rôles et les responsabilités des parties prenantes liés à des livrables (ou activités) spécifiques et cela vous permettra de faire un pas de plus dans la prévention d'une mauvaise communication et coordination.
Voici comment l'appliquer. Dressez la liste des produits livrables, dans la section du plan de projet consacrée aux produits livrables, dans une matrice. Les éléments RACIVS doivent être remplis pour chaque livrable. C'est ce que signifie RACIVS :
- RResponsable : la personne ou la partie responsable de la création du produit livrable, c'est-à-dire qui effectue le travail réel.
- Accountable : la personne ou la partie responsable de la création du produit livrable ; c'est-à-dire la personne/partie à laquelle vous pouvez faire appel si le travail n'est pas effectué. Remarque : il ne peut y avoir qu'un seul responsable par livrable !
- Consulté : la personne ou la partie qui sera activement consultée dans la création de ce livrable.
- Informé : la personne ou la partie qui sera informée des résultats (finaux).
- Verifie : la personne ou la partie qui examinera le livrable et conseillera la personne/partie signataire pour accepter / rejeter le livrable.
- Signs-Off : la personne ou la partie qui signera le livrable.
Prenons l'exemple d'un manuel d'utilisation. Nous pourrions indiquer ce qui suit dans le plan de projet : étant donné que le manuel de l'utilisateur doit être livré par le projet, le chef de projet est responsable de l'achèvement du manuel. Le concepteur principal de l'équipe de projet rédigera le manuel, avec la participation active des utilisateurs clés. Le service d'assistance est informé (car il doit connaître l'existence du manuel) et, à la fin, les utilisateurs clés examinent le manuel et donnent un avis d'acceptation à l'utilisateur principal, qui peut alors approuver le manuel d'utilisation.
C'est beaucoup de phrases ! Plus efficacement, nous pouvons présenter les mêmes informations dans une matrice RACIVS, en listant les parties prenantes dans la colonne RACIVS appropriée pour chaque livrable :
Livrable | R | A | C | I | V | S |
| Manuel de l'utilisateur | Concepteur principal | Chef de projet | Utilisateurs clés | Service d'assistance | Utilisateurs clés | Utilisateur senior |
Vous voyez à quel point une matrice RACIVS peut être puissante ? Par ailleurs, si vous avez un nombre limité de parties prenantes (ou si vous travaillez avec des équipes), il peut être plus judicieux de dresser la liste des parties prenantes dans les colonnes et de saisir simplement un R, A, C, I, V ou S (ou une combinaison de ceux-ci) dans les cellules des parties prenantes pour chaque livrable :
Livrable | Équipe de développement | Client | Utilisateurs clés |
| Manuel de l'utilisateur | RA | IS | CV |
Expérimentez simplement ce qui fonctionne le mieux pour vous. Notez que les éléments RACIVS ne doivent pas toujours être affectés. Vous pouvez par exemple l'utiliser pour indiquer clairement que certains produits livrables ne nécessitent pas de signature formelle.
L'utilisation de la technique RACIVS peut sembler un peu lourde, mais elle vous épargnera en fait beaucoup de discussions sur "qui aurait dû faire le travail en premier lieu". Je vous invite à utiliser cette technique dans votre prochain plan de projet et je suis curieux de connaître vos expériences.
