C'est un piège dans lequel il est facile de tomber. Nous voulons tous en faire plus, gagner plus, fournir plus à nos clients et en montrer plus à nos patrons. Mais à un moment donné, plus devient très vite moins, surtout en termes de gestion de projet.
Il y a de fortes chances qu'à un moment donné (ou peut-être à chaque moment) de votre carrière de gestionnaire de projet, votre portefeuille de projets était plus grand que vous ne pouviez le suivre. Pour vous aider à surmonter cet écueil bien trop commun gestion de projet et de portefeuille d'entreprise , nous avons élaboré ce guide pour gérer la surcharge des travaux en cours.
Comment faire face à un portefeuille de projets hypertrophié ?
Étape 1 : Reconnaissez le problème.
Si vous ou les membres de votre équipe avez déjà souhaité avoir plus d'heures dans la journée, il y a de fortes chances que vous ayez un problème de gestion de projet et de portefeuille d'entreprise. La solution à un problème de surcharge de projets ne devrait jamais être "travailler plus d'heures". Si c'est ainsi que votre équipe fonctionne, il y a un gros problème.
Un autre signe infaillible de surcharge du portefeuille de projets est l'animosité entre l'équipe de gestion de projet et les clients. Lorsque les chefs de projet sont surchargés, ils sont moins susceptibles de livrer aussi rapidement et efficacement, ce qui frustre les clients et les transforme en micro-managers. Un client mécontent n'est qu'une distraction de plus dans l'emploi du temps déjà surchargé de vos chefs de projet.
Étape 2 : Organisez les projets par taille, et non par priorité.
Alors que l'intuition générale dit d'organiser les projets par priorité, lorsque votre portefeuille déborde et que les clients posent des questions, tout devient prioritaire. L'une des meilleures façons de soulager cette tension est de s'attaquer d'abord aux plus petits projets. Cela vous permettra de passer plus rapidement d'une partie à l'autre et d'atténuer le sentiment souvent débilitant d'être débordé ou "dans les méandres".
Étape 3 : Communiquez.
L'une des principales raisons pour lesquelles les chefs de projet sont surchargés est qu'ils continuent de dire "oui" -- aux clients, aux patrons, aux parties prenantes, etc.
Si vous êtes chef de projet ou si vous dirigez une équipe de chefs de projet, vous devez embrasser le pouvoir du dialogue ouvert et honnête. Il est particulièrement important de communiquer lorsque vous êtes à un point de basculement. Cela peut susciter une nouvelle embauche qui vous déchargera de votre travail et ouvrira la voie à une plus grande croissance de l'entreprise.
La communication est également essentielle avec les clients lorsque vous êtes dans un état de surcharge. Si les livrables arrivent en retard, assurez-vous que le client le sache bien à l'avance. Il peut être utile de s'en tenir à la philosophie "moins de promesses, plus de livraisons".
Étape 4 : Examinez vos processus.
Si tous les chefs de projet de votre entreprise connaissent des problèmes de portefeuille de projets, il se peut qu'il y ait quelques goulots d'étranglement dans vos processus. Votre équipe de vente vend-elle trop ? Votre équipe de recrutement ne recrute-t-elle pas assez rapidement de nouveaux employés ? Votre équipe de gestion de projet établit-elle mal ses priorités ?
Établir des indicateurs clés de performance (KPI) pour tout ce qui pourrait créer un débordement de la gestion de projet et de portefeuille d'entreprise vous aidera à identifier ce qui cause le problème, afin que vous puissiez le surmonter.
Étape 5 : Adoptez un état d'esprit axé sur la qualité plutôt que sur la quantité.
Une culture d'entreprise fondée sur la quantité plutôt que la qualité peut être très toxique. C'est un moyen infaillible de garantir que les employés sont surmenés, que la rotation des clients est élevée et que le moral général de l'entreprise est bas. La culture d'entreprise commence au sommet, donc si vous dirigez une équipe de gestion de projet, c'est à vous d'établir un état d'esprit axé sur la qualité.
Ne laissez pas une mauvaise gestion de portefeuille vous coûter des employés, des clients ou le succès de votre entreprise. Une solution de gestion de projet efficace comme Planview AdaptiveWork peut vous aider à rationaliser les processus de votre entreprise afin que vous puissiez éviter ces pièges courants. Si vous souhaitez développer une structure de gestion de projet plus efficace dans votre entreprise, Planview AdaptiveWork peut vous aider à créer des plans de projet évolutifs et à maintenir votre équipe sur la bonne voie. Contactez-nous pour une démo en direct de notre logiciel basé sur le cloud.
