Au début de l'année dernière, nos partenaires de UNHCR m'ont parlé de leur nouvelle entreprise visant à utiliser la plate-forme en ligne Planview IdeaPlace. Invité à effectuer un examen du projet pilote de la plate-forme, j'étais enthousiaste à l'idée d'en apprendre davantage sur la façon dont ils essayaient d'utiliser un Conducting Research and Making Connections (mener des recherches et établir des liens).
La collaboration, les partenariats et l'engagement avec les communautés affectées ne sont pas des idéaux nouveaux pour les agences humanitaires. Cependant, nombre d'entre eux peinent à s'assurer régulièrement qu'ils sont utilisés efficacement pour améliorer leur travail sur le terrain. Les agences humanitaires ne peuvent pas être comparées aux utilisateurs commerciaux de Planview IdeaPlace, car les environnements difficiles dans lesquels elles travaillent à travers le monde posent des défis sociaux, physiques et politiques très différents. La planification et la mise en œuvre de projets sont difficiles dans des environnements aussi imprévisibles - qu'il s'agisse de travailler dans des zones de conflit ou à la suite d'une catastrophe naturelle, ou de soutenir à long terme des personnes réfugiées ou pauvres. Bien que le travail flexible soit une pratique de base dans des organisations telles que le HCR, leur portée mondiale dans 126 pays et des milliers d'employés signifie que les systèmes bureaucratiques ont empêché de trouver spécifiquement des financements pour de nouvelles idées, et d'en tirer des leçons pour les utiliser dans d'autres endroits. C'est cette culture de l'innovation que le HCR s'est récemment intéressé à cultiver.
En utilisant Planview IdeaPlace, le HCR a posté une question aux participants invités - employés, organisations partenaires et même certains réfugiés. Ils ont demandé : "Comment améliorer l'accès aux informations et aux services fournis par le HCR et ses partenaires pour les réfugiés et les personnes relevant de la compétence du HCR qui résident dans les zones urbaines ?" Trois cent dix-huit participants, modérateurs et observateurs ont rejoint la plate-forme pour commencer à poster leurs idées et aider à répondre à la question. Pour obtenir les informations dont j'avais besoin pour mes recherches, je voulais avoir une vue d'ensemble de la plate-forme sous tous les angles. Pour ce faire, j'ai régulièrement passé du temps à observer les idées et les commentaires postés, et j'ai mené des entretiens avec certains des participants. J'ai également rencontré et parlé à un certain nombre d'autres personnes impliquées dans le fonctionnement de la plate-forme, notamment l'équipe du HCR, un expert réviseur et plusieurs membres du personnel de Mindjet qui travaillaient sur le projet.
Suggestions et implications
Après avoir effectué ce bref examen, il semble y avoir quelques implications générales pour les agences humanitaires intéressées par l'utilisation d'outils et de pratiques d'innovation. Voici mes recommandations aux agences humanitaires :
- Utilisez, mais adaptez, les solutions du secteur privé de manière appropriée et spécifique aux environnements et au contexte humanitaires. Ce pilote a montré comment Mindjet et le HCR ont pris le temps d'établir une relation et de comprendre leurs cultures de travail et leurs besoins respectifs. Mindjet a dû spécifiquement adapter sa façon de travailler avec des clients plus corporatifs, et l'appliquer à l'environnement flexible et imprévisible du HCR.
- Inclure les communautés affectées dans l'innovation ouverte. Dans ce cas, le pilote a été utilisé pour mieux comprendre la plateforme avant de l'ouvrir à un public plus large. Quelques réfugiés ont effectivement contribué au défi pilote, et ont offert des perspectives importantes sur la façon dont le HCR travaille. Pour les organisations humanitaires, c'est souvent un énorme défi d'inclure efficacement et pratiquement les bénéficiaires dans la conception et la prise de décision de leurs programmes. Cependant, ce type d'inclusion peut être l'un des moyens les plus importants pour garantir que les solutions sont appropriées et durables.
- Ne comptez pas uniquement sur les solutions techniques pour innover à votre place. Les solutions technologiques peuvent fournir une méthode plus efficace pour parvenir à une meilleure communication, à la collecte de données ou à la livraison d'articles et d'idées. Toutefois, leur exploitation nécessite des compétences et une gestion. Même dans le cas de Planview IdeaPlace, des pratiques de gestion, des communications et des ressources parallèles sont nécessaires pour s'assurer que la foule utilise l'outil efficacement et, plus important encore, que les idées mises en avant sont réellement exécutées. Les organisations doivent également tenir compte du fait que l'accès à l'Internet n'est pas toujours un luxe dont bénéficient les bureaux humanitaires sur le terrain, ou la vie des communautés touchées.
- Comprendre l'innovation au-delà de la simple "création d'idées". Prêtez attention à l'itération des idées, ainsi qu'à la mise en œuvre à long terme de toute idée issue des exercices d'innovation. Ne vous concentrez pas uniquement sur en obtenant les idées et en négligeant ainsi la manière dont elles peuvent être appliquées, soutenues et mises à l'échelle dans le futur. Si les idées ne sont pas exécutées efficacement, si elles ne sont pas reprises par la foule et si l'on n'en tire pas de leçons, les participants peuvent perdre leur motivation à innover.
- Tenez compte de la culture et de l'écosystème de l'innovation au sens large. Utilisez une variété de méthodes pour atteindre les personnes que vous voulez inclure. Tout le monde n'aura pas le même accès aux technologies, ni le même plaisir à utiliser les mêmes outils. La communication et la variété peuvent contribuer à faire participer un public plus large aux activités d'innovation.
- Soutenir les nouveaux "champions de l'innovation". Les individus peuvent motiver les groupes à être créatifs et positifs pour réaliser le changement. Soutenir les individus qui se démarquent dans le groupe peut les aider à devenir des champions, éliminant ainsi le besoin de forcer les idées de la direction ou de personnes extérieures.
Les agences humanitaires ont encore beaucoup à apprendre sur la gestion et l'utilisation efficace des programmes d'innovation, et nous espérons que cet exemple des tentatives audacieuses du HCR pour s'engager dans un nouvel outil fournira des leçons et des réflexions précieuses pour d'autres organisations intéressées par le travail humanitaire.
