En période d'incertitude économique, la valeur du PMO est essentielle.
Les PMO ne se contentent pas de veiller à ce que le travail et les projets liés à l'activité soient menés à bien, ils rendent également opérationnel le plan stratégique. La valeur maximale du PMO garantit que le travail fourni s'aligne sur la stratégie de l'entreprise. Cela aide l'organisation à atteindre ses résultats et initiatives souhaités.
Lorsque les organisations commencent à ressentir le stress du climat financier actuel, les chefs d'entreprise examinent de près leurs dépenses. Même les départements autrefois prisés peuvent être menacés par des réductions budgétaires, des projets abandonnés et des licenciements.
Le PMO n'est certainement pas à l'abri. C'est pourquoi l'organisation doit comprendre les avantages de disposer d'un PMO efficace et moderne, capable de fournir de la valeur en période de difficultés.
Le ralentissement économique ne signifie pas qu'il faille paniquer. Le PMO est un atout précieux pour planifier et exécuter des décisions éclairées dans un marché imprévisible.
Nous allons vous montrer pourquoi la technologie est plus importante que jamais pour aider votre organisation à surmonter l'incertitude économique - et comment maximiser la valeur du PMO et les avantages de la gestion de portefeuille de projets (PPM).
Donner au PMO les moyens de générer une plus grande valeur pour l'organisation
Ce n'est pas toujours évident, mais c'est en temps de crise que votre valeur PMO devient claire.
Imaginez un avenir dans les affaires où le PMO n'existerait plus. Les répercussions seraient inimaginables. En effet, le point fort du PMO est de créer une ligne de vue unique et d'accélérer la réalisation des bénéfices.
En d'autres termes, les PMO modernes aident à naviguer dans des situations turbulentes où la prise de décision rapide est essentielle.
Selon le mode de fonctionnement de votre PMO, il se peut que vous soyez encore coincé dans un état réactif. Mais avec la bonne solution PPM , vous pouvez confortablement passer à un rôle plus proactif. Cela vous permettra de fournir aux chefs d'entreprise les informations et les scénarios actualisés dont ils ont besoin pour prendre des décisions stratégiques éclairées qui font avancer l'entreprise.
Voici trois façons de prouver la valeur de votre PMO, même face à l'incertitude économique.
Et tout commence par un changement de votre état d'esprit.
1. Adoptez un état d'esprit moderne
La première étape pour construire votre réputation de partenaire stratégique de valeur est en adoptant un état d'esprit de flexibilité et d'évolution continue.
Cela peut sembler accablant - surtout si vous avez l'habitude de travailler d'une certaine manière qui s'appuie sur la rigueur et la gouvernance pour réussir.
Mais en introduisant la flexibilité, vous créerez les conditions permettant à votre équipe de produire un meilleur travail - et de le produire plus rapidement qu'auparavant.
Éliminez le leadership de type "commandement et contrôle", où les membres de l'équipe cherchent constamment à obtenir l'approbation des livrables. Cherchez plutôt à créer une structure "juste assez" et à rationaliser la gouvernance pour que les équipes et les "équipes d'équipes" puissent accomplir leur travail efficacement.
Il est également important d'adapter vos relations en dehors de la PMO. Veillez à développer des partenariats solides avec les parties prenantes internes et externes. La clé de ces partenariats est d'acquérir une compréhension profonde des objectifs des parties prenantes et de leur vision globale.
Ce faisant, vous pouvez répondre en toute confiance et en temps réel aux besoins de l'entreprise sur une base continue - même si ces besoins et priorités changent.
Ce niveau d'adaptabilité est essentiel pour suivre le rythme des affaires, surtout lorsque les industries ressentent une pression économique.
2. Accepter d'être un PMO Agile (comme dans... Business Agility !)
Celui-ci est important pour maximiser la valeur du PMO. Adopter les méthodes agiles pour une plus grande adaptabilité dans la gestion du portefeuille (et pas seulement dans la livraison du travail) permet à votre organisation de naviguer dans les périodes d'incertitude. Ce sont des périodes où les exigences de l'industrie et de l'entreprise changent constamment.
- Abandonner la planification annuelle pour des cycles de planification et d'exécution plus courts
- Reconsidérer les processus existants qui sont trop rigides et laissent peu de place à la flexibilité
- Donnez aux équipes la liberté de travailler d'une manière qui leur permette d'obtenir des résultats rapidement et de manière cohérente.
Un PMO qui adopte un état d'esprit agile optera pour des sprints courts plutôt que pour une planification annuelle. Ces sprints vont généralement de deux semaines à quelques mois.
Les sprints vous donnent la flexibilité de pivoter et de prendre des décisions rapides pour s'adapter au changement à partir du niveau de livraison, ainsi que de haut en bas à partir de pivots stratégiques.
On peut dire la même chose de l'appui à la prestation de travail différente. Les méthodes de travail hybrides, agiles et itératives empêchent les équipes de s'enfermer dans des plans fixes.
L'état d'esprit agile devient particulièrement important en période d'incertitude économique, lorsque les plans doivent être modifiés pour s'aligner sur la réalité actuelle.
3. Devenez le conseiller stratégique de votre organisation
L'étape suivante pour maximiser la valeur du PMO consiste à devenir le moteur stratégique de votre organisation.
Le PMO devrait jouer un rôle essentiel pour assurer le succès du voyage de gestion du changement de votre organisation . Ils apportent de la valeur en formant, encadrant et guidant les équipes afin qu'elles soient mieux équipées pour s'adapter aux changements rapides de l'organisation - notamment lorsque l'entreprise réagit au paysage économique.
Une fois que vous aurez adopté des méthodes de travail modernes et agiles, vous voudrez relier votre travail en cours à la vision et à la stratégie globales de votre entreprise. Faites-le en :
- Le suivi de chacun de vos programmes, projets et travaux par rapport aux objectifs les plus importants de l'entreprise. Ensuite, mesurez vos progrès par rapport aux résultats que vous espériez obtenir.
- Utiliser la prise de décision juste à temps en rationalisant les méthodes de collecte, de traitement et de communication de données et d'informations précises et à jour sur vos portefeuilles.
- Trouver la bonne solution PPM pour vous aider à comprendre l'avancement de votre travail, en plus des risques et des dépendances qui pourraient bloquer l'avancement en temps réel.
Cela améliorera la valeur de votre PMO en vous plaçant dans une meilleure position pour anticiper les besoins des chefs d'entreprise. Si vous comprenez les rapports et les analyses, vous pouvez créer des scénarios et des aperçus nécessaires pour vous adapter aux changements de plans et aux perturbations. Cela aidera les dirigeants à prendre des décisions mieux informées.
C'est là qu'une solution PPM efficace renforce la valeur de votre PMO. Guidez les dirigeants à travers une évaluation de vos projets et portefeuilles, et priorisez le travail en cours en fonction de la valeur qu'il apporte à l'organisation.
Examinons la valeur du PMO dans le monde réel. Une société leader dans le domaine de l'informatique en nuage s'est éloignée des outils de productivité inflexibles tels que les feuilles de calcul et les diapositives de présentation pour les rapports.
Ils ont optimisé leur utilisation de la solution PPM leader du marché de Planview pour créer une source unique de vérité. Le site a amélioré le processus décisionnel des cadres et a aidé les dirigeants à identifier et à surmonter les défis qui nuisent à leur prestation de valeur.
C'est maintenant qu'il faut tirer le meilleur parti du PMO
C'est précisément en période d'incertitude que votre proposition de valeur PMO devrait être la plus claire.
Si réduire les coûts pour économiser aujourd'hui peut sembler être une bonne idée, cela pourrait vous coûter cher à terme. Dissoudre le PMO ou supprimer une technologie essentielle, comme les solutions de gestion de portefeuille de projets, est une solution à courte vue. Une qui pourrait avoir un impact négatif sur votre organisation d'une manière inimaginable.
C'est maintenant que votre PMO a la plus grande opportunité de s'affirmer et de devenir le moteur stratégique de la valeur dans votre organisation. En vous adaptant rapidement aux changements et en maintenant les projets alignés sur la vision et les objectifs de l'entreprise, vous prouverez la valeur du PMO et aidera votre entreprise à traverser la tempête.
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