Gérer un projet peut sembler facile, mais apprendre à gérer les budgets d'un projet nécessite un mélange spécial d'éducation et d'expérience. Un projet qui sort de son cadre peut non seulement mettre le projet en danger, mais aussi votre réputation, celle de votre équipe et celle de l'entreprise pour laquelle vous travaillez. Lorsque le moment est venu pour vous de déterminer comment budgétiser un projet, il y a quelques choses que vous pouvez faire pour que votre équipe interne et le client soient heureux, notamment :
- Créer un plan de projet détaillé
- Vérifier le budget
- Suivre le projet
- Soyez toujours proactif
Bien sûr, la plupart des projets connaissent des aléas, mais le fait d'être bien préparé à une foule de circonstances possibles peut aider à maintenir les projets sur la voie prévue. De à la création d'un plan de projet détaillé à la compréhension des principales surprises qui feront exploser votre budget, vous pouvez apprendre à budgétiser un projet grâce à ces conseils.
Créer un plan de projet détaillé
Chaque élément du plan doit être exposé en détail. Il doit ensuite être revu et signé par toutes les parties concernées pour éviter toute confusion ultérieure. Le budget doit être soigneusement aligné sur le plan, de préférence avec une marge pour quelques modifications. Si vous rédigez votre premier plan de projet, demandez l'aide d'un membre expérimenté de l'équipe ou d'un mentor. Que vous cherchiez de l'aide en ligne ou auprès d'un collègue, vous n'avez pas à faire cela seul.
Vérifier le budget
Vérifier régulièrement l'état d'avancement du projet et s'assurer qu'il correspond au budget est un élément important de la maintenance que les chefs de projet devraient pratiquer. Recevoir systématiquement des mises à jour pendant les différentes phases du projet, du lancement du projet à la clôture, pour voir si les dépenses suivent la tendance, peut aider à identifier rapidement tout problème. Si une augmentation des coûts se profile à l'horizon, il est important de l'aborder et de la rectifier le plus rapidement possible.
Suivre le projet
Une partie du travail du chef de projet (et l'apprentissage de la gestion des budgets de projet) consiste à prendre l'habitude de vérifier régulièrement tous les aspects du projet. Cela leur donnera l'occasion non seulement de garder un œil sur le budget, mais aussi de vérifier les tâches et les ressources et de les réaffecter si nécessaire.
Soyez toujours proactif
Une fois que vous avez appris à gérer les budgets des projets, ne vous asseyez jamais et ne vous attendez pas à ce que le projet suive son cours comme prévu sans interférence. Si vous attendez que quelqu'un vous signale un problème ou que, soudainement, c'est la fin du projet et que vous êtes prêt à présenter les produits livrables pour découvrir que vous avez largement dépassé le budget, vous vous retrouverez avec un client très mécontent. Si vous êtes en mesure de reconnaître les secteurs problématiques qui siphonnent plus de fonds que prévu, vous serez dans une position plus souhaitable pour maintenir le budget du projet à un niveau gérable.
Un logiciel de gestion de projet peut vous aider à suivre les budgets
Le respect du budget exige une participation active du début à la fin. Commencez par un plan de projet détaillé qui a été revu par tous les participants. Vérifiez régulièrement l'évolution du budget et suivez le projet de près. Les chefs de projet doivent être proactifs dans le maintien des dépenses encourues au cours du projet et doivent tenir tous les membres de l'équipe informés du statut en utilisant un système de gestion de projet SaaS transparent .
