Ceci fait partie d'une série en trois parties sur le maintien de la cohésion des équipes à distance. Nous vous recommandons de commencer par parties 1 (embauche) et 2 (onboarding) avant de lire ce billet sur la communication.
Dans le dernier volet de cette série, j'aborderai l'importance d'une communication efficace - une surcommunication, en fait - dans les équipes à distance. Je vous ferai part des stratégies et méthodes de communication que j'ai vues être les plus efficaces pour maintenir la cohésion des équipes à distance.
Établir et maintenir la confiance par une communication directe
Dans mon billet sur onboarding, j'ai présenté le cadre d'Esther Derby pour instaurer la confiance dans les équipes : Faites preuve de confiance ; abordez les problèmes directement ; partagez les informations pertinentes ; tenez vos engagements ou prévenez rapidement si vous ne pouvez pas le faire ; dites non quand vous voulez dire non ; partagez ce que vous savez et ce que vous ne savez pas.
Remarquez les verbes de chacun d'entre eux : Afficher, adresser, partager, suivre, donner un avis, dire, partager. Chacun de ces éléments reflète un besoin de communication proactive, directe et claire. C'est ainsi que les managers et les membres de l'équipe établiront une relation de confiance avec leur employé à distance.
Mais il ne suffit pas d'instaurer la confiance - vous devez également la maintenir. Lorsque vous embauchez une personne intelligente et talentueuse, il est facile de supposer qu'une fois à bord, elle sera entièrement autonome. Cependant, lorsque les initiatives changent, que l'équipe s'agrandit et que les priorités changent, il est facile pour les employés à distance de se perdre dans la mêlée.
J'ai constaté que les stratégies suivantes sont utiles pour maintenir la confiance par la communication directe dans les équipes à distance :
- Demandez à un membre de l'équipe sur place de prendre des notes pendant les réunions d'équipe, et distribuez-les après pour que tout le monde puisse les relire.
- Créez un journal simple de toutes les décisions majeures de l'équipe - ce qui a été décidé, quand et pourquoi. Ceci est utile pour tous les membres de l'équipe, en particulier lorsque l'équipe s'agrandit et que les individus se spécialisent, afin d'avoir une trace de la manière dont les priorités de l'équipe ont été mises en œuvre. Cela permet également à votre équipe de garder une trace de toute initiative d'amélioration continue.
- Utilisez un outil de messagerie sociale comme Slack, et organisez-le en fonction des équipes, sous-équipes et projets, afin que chacun sache où aller pour les informations importantes. Le journal d'équipe mentionné ci-dessus peut être un canal Slack, avec les décisions importantes épinglées au canal.
Une note pour les gestionnaires
Ces recommandations sont aussi importantes pour les managers que pour les équipes : Selon Harvard Business Review, 91% des employés déclarent que les problèmes de communication freinent leur management. Une relation réussie entre le manager et l'employé à distance nécessite une communication proactive. Les leaders doivent partager la vision pour maintenir les membres de leur équipe sur la voie de leurs objectifs. Il ne s'agit pas seulement de "prendre des nouvelles" de temps en temps - les employés à distance ont besoin de la même quantité de temps de présence que les employés sur place, si ce n'est plus - et c'est à l'employé à distance et à son manager de faire en sorte que cela se produise.
Créer des habitudes de communication
Dans 2012 le best-seller du New York Times The Power of Habit, l'auteur Charles Duhigg décrit la boucle de l'habitude. Cela commence par un signal, puis une routine, et enfin, une récompense. Les équipes doivent identifier les moyens de faire de la communication une habitude.
Au-delà de la tenue d'un procès-verbal de réunion et d'un journal des décisions comme mentionné ci-dessus, le standup quotidien est une excellente habitude de communication pour toutes les équipes, en particulier les équipes distantes. Les standups sont l'occasion pour les équipes de se réunir pour discuter du travail et identifier et supprimer tout ce qui fait obstacle à la productivité. En savoir plus sur les standups ici.
Pour les employés à distance, les réunions quotidiennes sont une occasion inestimable de rencontrer leur équipe. Les standups permettent aux employés distants de demander de l'aide, de communiquer leur valeur et d'apprendre comment ils peuvent ajouter de la valeur au travail des autres.
Les standups quotidiens permettent à l'équipe de rester synchronisée, sans perturber le flux du travail quotidien (les standups efficaces prennent généralement moins de 15 minutes). L'équipe peut vérifier et prioriser les engagements sur une base quotidienne. Pour les managers, les standups quotidiens sont une excellente occasion de s'assurer que l'équipe priorise le travail en fonction des objectifs de l'équipe.
Visualiser le travail avec Kanban
On dit qu'une image vaut mille mots. Il y a quelques années, je travaillais à un Startup Weekend . Nous essayions de comprendre tout ce que nous devions faire pour lancer notre application. Brandon Carlson a commencé à afficher des cartes de notes sur le mur. C'était le premier tableau Kanban que je voyais. Nous avons commencé par des étapes simples, comme To Do, Doing, et Done. Il était vraiment incroyable de voir à quelle vitesse Kanban a aidé ce groupe de personnes à devenir une équipe - et à commencer à établir des priorités, à déléguer et à accomplir le travail.
La visualisation du travail avec Kanban peut s'avérer précieuse pour les équipes distantes. Les tableaux Kanban aident les équipes et leurs responsables à rester alignés sur les priorités, les buts et les objectifs du projet. Kanban aide les employés à distance à communiquer ce sur quoi ils travaillent à leur équipe, leur responsable et les parties prenantes.
Cultivez le rapport
Le rapport est défini comme suit : "une relation étroite et harmonieuse dans laquelle les personnes ou les groupes concernés comprennent les sentiments ou les idées de l'autre et communiquent bien." Cela devrait être l'objectif de communication de chaque équipe. Tout comme faire tenir un ballon de basket en équilibre sur votre doigt, établir des rapports au sein d'une équipe à distance nécessite un mouvement constant. Ce n'est pas quelque chose que vous faites une fois et que vous oubliez. Nous devons le garder à l'esprit à tout moment.
Quand je pense au rapport, je pense toujours à ma mère. Chaque fois qu'elle rencontre quelqu'un, elle essaie de trouver quelque chose en commun avec son nouvel ami. La recherche d'un terrain d'entente lui permet d'établir une base significative pour la relation. Ensuite, chaque fois qu'elle interagit avec cette personne, elle a quelque chose de significatif à lui demander : Au lieu d'un simple, "Comment allez-vous ?", elle est capable de demander : "Comment se passe ton cours de poterie ?" ou "Comment ton fils aime-t-il sa nouvelle école ?". C'est pourquoi les gens aiment ma mère - parce qu'elle est empathique et qu'elle cultive la relation.
L'empathie est un défi lorsque vous ne travaillez pas en face à face. Dans une équipe à distance, nous devons être très attentifs pour capter les émotions et l'énergie de nos collègues. Nos coéquipiers peuvent avoir besoin de notre aide. Si nous les ignorons ou si nous entretenons uniquement une relation transactionnelle, nous manquerons une occasion de les aider à réussir.
En tant que membre de l'équipe ou responsable d'un employé à distance, il est important de savoir ce qui se passe, tant dans son travail que dans sa vie personnelle (autant qu'il veut bien le partager, bien sûr). Nous passons 40+ heures par semaine avec nos collègues - il est utile de les connaître, de les apprécier et de les comprendre en tant que personnes. Faites l'effort de cultiver des rapports avec les membres de l'équipe à distance en vous efforçant de les inclure dans les conversations sociales, ainsi que dans les conversations de travail. Si vous organisez des événements de consolidation d'équipe, trouvez des moyens d'inclure les employés à distance. Ne laissez pas une barrière géographique devenir une barrière émotionnelle ou professionnelle ! Cultivez les rapports, et vous récolterez les récompenses personnelles et professionnelles d'un moral d'équipe fort.
Maintenir la cohésion des équipes à distance : la (sur)communication est la clé
La définition de la cohésion est "l'action ou le fait de former un tout uni". Le but de toute équipe est de travailler comme un tout unifié vers un objectif commun. Cependant, unifié ne signifie pas uniforme - les grandes équipes sont un mélange d'individus talentueux, et le développement de la cohésion dans les grandes équipes nécessite un mélange personnel unique d'outils, d'habitudes et de tactiques de communication. La création d'une équipe à distance qui se fait confiance, se soutient et se responsabilise mutuellement est un défi, mais c'est un défi qui vaut la peine d'être relevé.
Lectures recommandées
Pour en savoir plus sur le renforcement de la cohésion des équipes à distance, nous vous recommandons les ressources suivantes :
- Comment les méthodes d'amélioration Lean favorisent le succès
- Intégrer la qualité : La clé de la livraison continue en Kanban
- Feuille de route Kanban : Comment démarrer en 5 étapes
![Un plan de gestion du travail collaboratif mondial [Vidéo] (en anglais)](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2019/07/A-Global-Collaborative-Work-management-blueprint.png)
