En tant que directeur principal du Centre d'excellence de l'ingénierie des ventes mondiales de Planview AdaptiveWork, je dirige une équipe passionnée qui veille à ce que nos clients tirent parti de toutes les caractéristiques, outils et fonctions de Planview AdaptiveWork dans leur environnement, et avec leurs équipes. Ou en d'autres termes : notre travail consiste à optimiser le facteur WOW dans la machine d'innovation Planview AdaptiveWork !
Comme vous pouvez vous y attendre, nous recevons quotidiennement un énorme volume de demandes et de problèmes liés aux nouveaux projets, aux voyages, aux ressources d'ingénierie commerciale, au service d'assistance, aux rapports BI, et la liste est longue. Chaque demande et chaque question est évaluée indépendamment et peut impliquer l'un ou l'autre des éléments suivants : notation, approbation de la direction, affectation de ressources, collaboration interne/externe, coédition de documents, clôture, etc.
Récemment, plusieurs clients ont manifesté leur intérêt pour apprendre comment nous utilisons le suivi du temps de Planview AdaptiveWork pour nous assurer que notre processus d'évaluation des demandes et des problèmes est rationalisé, flexible, génère des informations commerciales et permet l'évolutivité. En réponse à cet intérêt, j'ai pensé qu'il serait utile de fournir la procédure simple suivante en 6 étapes (avec des captures d'écran). Il vous guidera dans la mise en place de la fonction de suivi du temps de Planview AdaptiveWork dans votre entreprise. Dès le début, le processus de configuration prend environ 15 minutes.
Veuillez également noter que cette fonction n'est pas limitée à la gestion et à l'évaluation des demandes et des problèmes. Il peut être utilisé pour une variété de cas d'utilisation impliquant des équipes d'ingénierie des ventes, des équipes de services professionnels, des équipes de réussite des clients, etc. Il s'agit d'une fonction très polyvalente et puissante, mais, comme vous le verrez, rapide et facile à mettre en place et à modifier !
SIX ÉTAPES POUR UNE VISIBILITÉ ACCRUE :
Étape 1 - Configurer un projet
1. Création d'un projet qui contiendra toutes les entrées de temps soumises pour les demandes et les problèmes.
Créez le projet avec un jalon nommé 'Cases'. Tout le temps sera chargé sur ce jalon.
2. Définissez le type de projet sur 'Autre' pour qu'il soit filtré des rapports
3. Assurez-vous que le jalon "Cas" est déclarable.
Étape 2 - Configuration d'un champ personnalisé pour les entrées de temps
En tant qu'utilisateur admin, allez dans Paramètres
Allez dans la configuration
Sélectionnez Timesheet dans le côté gauche ITEM TYPES et ajoutez un nouveau champ personnalisé :
Avec les détails suivants :
Efforts totaux investis
Un ajout facultatif, mais recommandé, est un champ personnalisé pour contenir le résumé de toutes les heures rapportées sur une demande
1. Nouveau champ personnalisé au niveau des cas
2. Type de champ : Durée
3. Champ basé sur la formule du résumé des relations
4. Étiquette de champ : Efforts investis
5. Type de résumé de formule : Somme
6. Relation : Timesheet Entries -> Durée ($R_TimesheetEntries.Duration)
7. Cliquez sur enregistrer et ajoutez ce champ à vos vues
Étape 3 - Configuration de l'action "Report Time".
1. Sélectionnez le type d'élément Cas et ajoutez une nouvelle action personnalisée :
2. Donnez un titre ('Report Time'), avec une saisie minimale de l'utilisateur de :
Outre la "Date du rapport", le "Temps passé" et le "Commentaire", vous pouvez ajouter toute information importante à saisir au moment de la soumission du temps.
3. Dans la section Définir les actions, ajoutez une action 'Nouvel élément' de type Feuille de temps
. Définissez les champs suivants pour la nouvelle entrée de feuille de temps :
- $ReportedDate = ReportedDate
- $Duration = TimeSpent
- $WorkItem = 'M-xxx' (Cliquez sur Formula Options -> Objects -> Milestone, pour localiser le jalon de l'étape 1)
- $Comment = Commentaire
- $C_ReportedonCase = CurrentObject()
4. À la dernière section, Succès, ajoutez : "Heure saisie avec succès'
5. [Facultatif] Il est fortement recommandé d'ajouter une deuxième action pour créer un nouvel élément d'affichage pour l'affichage automatique de l'heure saisie et du commentaire. Il favorise un meilleur alignement et une plus grande transparence au sein de l'équipe
6. Sauvegarder et activer l'action personnalisée
7. Cela devrait ressembler à cela lorsqu'il est exécuté par la requête -> Custom actions -> Report Time :
Étape 4 - Ajouter la relation à votre/vos profil(s)
1. Allez dans Paramètres -> Profils (en tant qu'administrateur)
2. Sélectionnez le profil pertinent, ou le profil principal pour l'appliquer à tous les profils, et choisissez Demande sous Cas -> Champs & Relations -> Modifier.
3. Déplacez les "Entrées de la feuille de temps" vers le côté droit.
4. Répétez #2 et #3 pour les numéros au cas où vous voudriez pouvoir y rapporter le temps également
Étape 5 - [Facultatif] Convertir la vue du panneau de Vignettes en Grille.
1. Il est recommandé d'éditer la vue et de changer les entrées de la feuille de temps de vignette à grille avec les colonnes pertinentes montrées
Étape 6 - Créer des rapports & Tableaux de bord
Les rapports et tableaux de bord basés sur les données ci-dessus doivent être créés librement en fonction des besoins spécifiques.
Un exemple de rapport peut porter sur un type de demande spécifique, en examinant le temps déclaré le mois dernier :
1. Exécution des demandes et leurs entrées de temps pertinentes
2. Filtrez uniquement les demandes qui sont dans les états Opened ou In-Work et le temps rapporté pour le mois dernier.
3. Créez un diagramme à barres empilées
X-Axis = ..Reported By
Grouping = .Title
Y-Axis = Custom ->..Duration
4. Le résultat sera quelque chose comme :
Si vous avez besoin d'une aide supplémentaire pour configurer cette fonction bénéfique de Planview AdaptiveWork - une fonction dont nous dépendons tous les jours pour soutenir nos équipes internes et WOW nos clients - veuillez contacter votre spécialiste de la réussite client Planview AdaptiveWork.
