Troisième étape de La feuille de route Kanban : Comment démarrer en 5 étapes
En tant que méthodologie de pensée systémique, Kanban demande aux membres de l'équipe d'assumer la responsabilité collective des priorités de l'équipe. Des conversations riches sur l'œuvre sont indispensables. Ils aident l'équipe à découvrir les goulots d'étranglement, à résoudre les problèmes, à se concentrer sur le flux et à améliorer continuellement leur processus. Pour faciliter ces discussions, les équipes adoptent souvent des standups et des rétrospectives.
- Standups ont reçu leur nom parce que les équipes se réunissent debout, plutôt qu'assises, lorsqu'elles sont rassemblées autour de leur tableau Kanban. La position debout encourage la brièveté et le respect de la tâche.
- Rétrospectives sont organisées sur une base régulière, qu'elles soient hebdomadaires, bimensuelles ou mensuelles. Ils donnent à l'équipe une occasion ciblée d'évaluer la santé du système, de faire des ajustements et de concevoir des expériences.
Lorsqu'ils sont mis en œuvre efficacement, les standups et les rétrospectives sont des outils puissants pour les équipes qui recherchent la transparence et la collaboration ouverte. Cependant, sans discussion ciblée, les réunions d'information peuvent se transformer en récitations de ce qui est prévu, et les rétrospectives peuvent se transformer en critiques du personnel. Les deux activités suivantes aideront votre équipe à rester concentrée sur le travail et le processus, tout en jetant les bases d'une culture d'équipe d'amélioration continue.
Concentrez-vous sur le flux pendant votre standup Kanban
Pour une efficacité optimale, les membres de l'équipe doivent mettre à jour l'état de leurs éléments de travail avant la réunion, afin que tout le monde ait une vue d'ensemble du travail en cours.
Chaque jour, un membre différent de l'équipe anime la discussion. Le leader commence par "parcourir le tableau" de droite à gauche - pour se concentrer d'abord sur les éléments de travail les plus proches de l'achèvement - et demande à ces cartes : "Que devons-nous faire pour faire avancer cet élément de travail ?"
Privilégiez toujours le fait de terminer quelque chose plutôt que de commencer quelque chose de nouveau. Lorsque l'équipe considère que l'ensemble du système lui appartient, le résultat le plus important est que l'équipe/le système parvienne à "faire" quelque chose. Ainsi, lorsque le chef demande : "Que devons-nous faire pour terminer ce travail ?", et qu'une personne affectée à ce travail répond : "J'ai juste besoin d'un peu d'aide aujourd'hui pour le pousser au-delà de la ligne", une équipe qui travaille comme un seul système ne manquera pas de volontaires.
Après avoir parcouru le tableau, demandez à l'équipe :
Q : "Est-ce que quelqu'un travaille sur quelque chose qui n'est pas sur le tableau ?"
R : Si non, passez à la question suivante. Si oui, faites une pause pour laisser les membres de l'équipe ajouter des éléments de travail.
Pourquoi : Pour obtenir la compréhension la plus fidèle possible de la charge de travail de l'équipe.
Q : "Que cherchons-nous à terminer, en tant qu'équipe ?"
R : Examinez la valeur commerciale, l'empiètement des délais ou l'unité de valeur choisie par votre équipe pour redéfinir les priorités ou réaffecter le travail, si nécessaire.
Pourquoi : Pour renforcer le fait que tout travail est le travail de l'équipe et pour aider à faire passer en premier le travail prioritaire sur la ligne de départ.
Q : "Pouvons-nous repérer des goulots d'étranglement ou d'autres obstacles au flux de travail ?"
R : Recherchez les files d'attente de travail, les voies chargées ou d'autres indicateurs de risques et de problèmes.
Pourquoi : pour observer les ramifications en amont et en aval d'un flux bloqué et pour trouver le moyen de faire repartir le travail.
Que vous soyez ou non novice en matière de standups, il est probable que vous remarquiez des écarts dans la granularité des éléments de travail (en particulier au cours du premier mois où vous posez ces questions). Continuez à diviser le travail en petites tâches et sous-tâches, si nécessaire. Cherchez à ce que vos cartes représentent non seulement les unités de valeur que votre équipe est censée fournir, mais aussi votre capacité à les fournir.
Les tâches les plus fines n'ont peut-être pas besoin d'être des cartes distinctes sur le tableau. Si vous utilisez des tableaux Kanban physiques, vous pouvez les joindre à la carte principale sous forme de listes de tâches ou de sous-tâches ; ou, si vous utilisez Planview AgilePlace, vous pouvez utiliser les tableaux de tâches . Les éléments de travail doivent être suffisamment petits pour se déplacer sur le tableau à un rythme relativement uniforme.
Enfin, évaluez l'environnement physique de votre standup et ses défis potentiels. Par exemple, si toute l'équipe est tellement entassée autour d'un ordinateur portable que tout le monde ne peut pas voir le tableau, vous pouvez envisager l'une de ces cinq configurations matérielles recommandées pour améliorer la visibilité et la transparence.
Analysez le travail pendant votre rétrospective Kanban
À la fin de chaque semaine, rassemblez-vous autour du tableau pour évaluer votre système Kanban. Observez le déroulement du travail et ajoutez une nouvelle question chaque semaine.
À la quatrième semaine, vous poserez quatre questions.
SEMAINE 1Q : Y a-t-il des travaux en cours (TEC) cachés que nous n'avons pas encore mis sur le tableau ?
R : La recherche de WIP cachés sera un thème permanent pendant vos premières semaines. Ce n'est pas toujours évident et cela peut prendre du temps pour se révéler. Au fur et à mesure que vous le trouvez, ajoutez-le au tableau. (Arrêtez-vous ici si vous êtes en première semaine ; sinon, continuez).
SEMAINE 2Q : Pouvons-nous identifier des entraves au flux de travail ?
R : Regardez où le travail s'accumule sur le tableau, où le travail est bloqué, ou les parties du flux de travail qui peuvent être "affamées" de quelque chose à travailler. Discutez des façons dont le processus ou les politiques de l'équipe pourraient être modifiés pour éliminer les obstacles au flux. Même après avoir terminé ces exercices, posez cette question lors de chaque rétrospective. (Arrêtez-vous ici si vous en êtes à la deuxième semaine ; sinon, continuez).
WEEK 3Q : Est-ce que nous suivons les choses au bon niveau de granularité ?
R : Si certaines des tâches sont si importantes qu'il faudra des mois pour les réaliser dans leur ensemble, décomposez-les en fiches que vous pourrez réaliser en quelques jours ou semaines. Si votre tableau est jonché de très petites tâches, envisagez d'utiliser des listes de tâches associées à la carte au lieu d'une carte pour chaque petite tâche à accomplir dans une journée. (Arrêtez-vous ici si vous en êtes à la troisième semaine ; sinon, continuez).
SEMAINE 4Q : Une file d'attente ou un tampon se produit lorsque le travail est en attente avant de passer à l'étape suivante. Y a-t-il des files d'attente ou des tampons dans votre flux de travail qui ne sont pas représentés sur le tableau ?
R : Si oui, ajoutez des voies dans votre processus pour représenter ces files d'attente. La gestion de la taille des files d'attente dans votre système Kanban est un facteur clé de succès pour améliorer le flux de travail. L'identification des files d'attente sera une activité continue, même après avoir terminé les exercices de ce guide.
Accordez une attention particulière aux états de début et de fin. D'où vient le travail de cette équipe ? Quelle est la source de la demande ?
Si vous constatez que vous avez deux équipes qui travaillent à des objectifs distincts, et que le travail de ces équipes se croise rarement, il se peut que vous ayez plus d'un processus. Essayez de réserver un tableau pour chaque processus ou ajoutez un couloir de nage au tableau de l'équipe pour montrer que des processus parallèles sont à l'œuvre.
En résumé
Kanban consiste à considérer votre travail comme un système, plutôt que comme une collection de tâches individuelles. Des standups et des rétrospectives efficaces permettent aux membres de l'équipe et aux managers d'observer le flux, de résoudre les problèmes et de mener des expériences, ce qui permet à chacun de rester plus engagé et de soutenir une culture d'amélioration continue.
Vous cherchez d'autres façons d'engager votre équipe dans les principes essentiels de Kanban ?La feuille de route Kanban : Comment démarrer en 5 Etapes comprend des scénarios du monde réel et des activités en équipe (dont celle de ce billet de blog) pour aider votre équipe à mettre en place un système Kanban durable. Obtenez l'eBook pour votre équipe dès aujourd'hui.
![Un plan de gestion du travail collaboratif mondial [Vidéo] (en anglais)](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2019/07/A-Global-Collaborative-Work-management-blueprint.png)
