Comme nous l'avons examiné précédemmentLes parties prenantes d'un projet sont de toutes formes et de toutes tailles, peuvent être internes ou externes et ont des niveaux d'impact variables sur l'avancement de votre projet. Une chose est sûre cependant, c'est que si votre projet commence à rencontrer des obstacles tels que des retards persistants ou des dépassements de coûts, les parties prenantes de votre projet commenceront à s'inquiéter et à poser des questions sur ce qui se passe.
C'est alors qu'un bon gestionnaire de projet doit pouvoir mettre à profit une compétence importante, mais peu utilisée, celle de savoir traiter avec les parties prenantes. Vous avez peut-être déjà rencontré ce problème lors de la phase d'initiation du projetquand il était nécessaire d'avoir l'adhésion des parties prenantes pour que le projet soit lancé. Apaiser les parties prenantes mécontentes à mi-parcours d'un projet peut être une toute autre histoire, cependant, l'optimisme s'est transformé en cynisme et les promesses d'espoir ne sont pas si facilement acceptées.
Si vous êtes dans une situation de pression et que vous devez savoir comment traiter avec les parties prenantes et les faire revenir à bord, essayez quelques-uns de ces conseils.
Écoutez leurs préoccupations
L'une des plus grandes causes de discorde entre une équipe de projet et les autres parties prenantes du projet est lorsque ces dernières ont le sentiment que leurs préoccupations sont ignorées. Il est possible que certaines parties prenantes soient trop curieuses, au point d'être oppressantes, mais en général, les parties prenantes sont des parties qui ont un intérêt inhérent dans les résultats d'un projet, et qui méritent donc d'être informées de ses progrès. Non seulement le fait d'écouter leurs questions les aidera à rester impliqués, mais ils peuvent également signaler les risques actuels ou potentiels du projet.
Soulignez les problèmes dès que possible
Il peut être tentant de dissimuler des problèmes pour éviter d'être critiqué pour des incidents mineurs. Toutefois, des problèmes surviendront certainement lorsque ces problèmes mineurs deviendront des problèmes majeurs. On se demandera alors, à juste titre, pourquoi les parties prenantes du projet n'ont pas été informées plus tôt et la confiance s'affaiblit. En informant tout le monde des risques dès qu'ils deviennent apparents, vous pouvez les immuniser contre de futurs chocs plus importants.
Prenez vos responsabilités
En tant que chef de projet, c'est vous qui êtes le plus souvent responsable. Certaines choses, comme les restrictions budgétaires ou de capacité, peuvent échapper à votre contrôle, mais la dernière chose que les parties prenantes veulent entendre de la part d'un GP, ce sont des excuses et des explications approfondies sur la raison pour laquelle un membre de l'équipe ou un processus est responsable des retards du projet. Prendre des responsabilités, apprendre de ses erreurs et aller de l'avant avec positivité sont les signes d'un leader fort qui est prêt à tout donner pour le projet plutôt que de ne penser qu'à lui.
Communiquer clairement l'état d'avancement du projet
Cela peut entraîner une douleur à court terme, mais il faut être aussi clair que possible sur les livrables manqués ou les pièges possibles du projet. crée des liens solides entre vous, votre équipe et les parties prenantes du projet. Peu importe la gravité de la situation, être transparent et clair sur ce qui se passe exactement est la seule solution qui fonctionnera à long terme. Cela aidera les parties prenantes de votre projet à croire en votre leadership et vous donnera peut-être un aperçu supplémentaire de la manière dont vos problèmes peuvent être résolus.
Tous les projets peuvent rencontrer des problèmes, alors ne vous en voulez pas si le vôtre en rencontre aussi. La façon dont vous traitez ces problèmes lorsqu'ils surviennent est ce qui distingue les bons gestionnaires de projet de la moyenne. Faire face à ses responsabilités et réussir à garder les parties prenantes du projet à bord tout en traversant une période difficile est une qualité que chaque gestionnaire de projet doit être capable d'apporter en cas de besoin.
