L'un des défis les plus courants qu'un chef de projet d'entreprise peut s'attendre à rencontrer est le manque d'engagement des parties prenantes. Tôt ou tard, chaque chef de projet est confronté à des situations dans lesquelles les clients, les sponsors exécutifs, les membres de l'équipe ou d'autres parties prenantes semblent s'éloigner du projet.
Parfois, le problème est que d'autres projets détournent l'attention des parties prenantes, et dans d'autres cas, le problème est dû à un manque de communication. Dans tous les cas, il incombe au chef de projet d'aider les parties prenantes à se concentrer à nouveau sur le projet et à le mener à bien.
Les stratégies énumérées ci-dessous vous aideront à établir une base solide pour l'engagement des parties prenantes, et peuvent également vous aider à remettre les parties prenantes dans le droit chemin lorsqu'elles commencent à s'égarer.
Identifiez correctement vos parties prenantes
Il va sans dire que vous ne pouvez espérer maintenir l'engagement de vos parties prenantes que si vous avez impliqué les bonnes personnes dès le départ. Pendant que votre projet est dans sa phase d'initiationAssurez-vous de faire participer toutes les personnes qui devront effectuer le travail, ainsi que les personnes qui devront fournir des conseils et approuver les résultats finaux. Si vous essayez d'impliquer des personnes supplémentaires qui n'ont pas vraiment besoin de faire partie du projet, vous perdrez du temps et de l'énergie à essayer de les garder à bord. À l'inverse, si vous laissez de côté des personnes indispensables, vos autres parties prenantes risquent d'avoir du mal à prendre des décisions ou à rester motivées.
Fixez des attentes raisonnables
Lors du lancement de votre projet, fournir une description claire de l'engagement que vous recherchez de la part de chaque partie prenante. Cela doit inclure non seulement les rôles et les responsabilités des parties prenantes, mais aussi des informations sur le calendrier et la fréquence des réunions, les déplacements éventuels et la manière dont les informations sur le projet seront partagées tout au long de sa durée de vie.
Démolissez les silos
Tout comme les leaders civiques créent un engagement communautaire en rassemblant des citoyens qui n'auraient pas pu interagir entre eux autrement, les gestionnaires de projet peuvent créer un engagement des parties prenantes en favoriser la communication et la collaboration entre les départements et des équipes qui ne sont peut-être pas habituées à partager des informations. Collaboration Un logiciel de gestion de projet peut offrir des avantages considérables à cet égard. Planview AdaptiveWork, par exemple, offre une variété d'outils et de services pour aider même les équipes de projet les plus dispersées à se connecter les unes aux autres et à partager des informations en temps réel.
Maintenir la communication tout au long du projet
Certains chefs de projet font un excellent travail de transmission des exigences, des définitions de rôle et des attentes dans les premières phases d'un projet, mais deviennent étrangement silencieux au fur et à mesure que le projet se poursuit. Ne faites pas l'erreur de supposer que vos parties prenantes continueront à avancer d'elles-mêmes. Maintenez un calendrier cohérent de réunions d'étape, tout en tenant compte des besoins de chaque groupe de parties prenantes. Les sponsors exécutifs peuvent n'avoir besoin d'une mise à jour qu'une fois par mois, par exemple, tandis que d'autres membres de l'équipe peuvent avoir besoin d'une réunion de contact chaque semaine, voire chaque jour.
