La base de référence d'un projet est un ensemble de valeurs stockées - telles que le budget estimé, le calendrier prévu et l'effort anticipé - qui servent de référence pour aider à déterminer si un projet est sur la bonne ou la mauvaise voie. Voici quatre bonnes pratiques essentielles pour s'assurer que le baselining de projet est un atout plutôt qu'un passif :
- N'attendez pas d'avoir toutes les informations disponibles avant de procéder au baselining - car cela n'arrivera jamais.
Évidemment, il est judicieux d'intégrer une quantité appropriée de données fiables, et de créer en fin de compte une base de projet robuste et digne du label. Cependant, si vous remettez sans cesse à plus tard la tâche d'obtenir "encore plus d'informations", vous resterez bloqué sur un escalier qui ne mène nulle part : car la poursuite ne s'arrête jamais.
Il y aura toujours plus d'informations à recueillir, car les projets sont par nature itératifs. Plus ils se déploient, plus ils se révèlent. En tant que tel, à un moment donné avant le début du projet - et non après - il est nécessaire de faire une vérification instinctive et d'appuyer sur le bouton de base. Sinon, les lignes de base du projet ne feront pas et ne pourront pas faire ce qu'elles sont censées faire.
- Décidez à l'avance quels rapports de base seront utilisés pour suivre les progrès, qui les recevra et ce que les destinataires doivent et ne doivent pas faire.
Les organisations peuvent générer plusieurs rapports de base de projet pour surveiller les variables de planification, dont plusieurs qui creusent bien plus profond que "quantité X de travail achevé à la date Y". Décider quels rapports générer, quand les générer, qui doit les recevoir, et ce que les destinataires doivent - et ne doivent pas - faire, tout cela doit être formellement capturé par une politique et un flux de travail convenus.
Ceci est particulièrement important lorsque les clients reçoivent des rapports de base. Sans contexte, ils peuvent (et font souvent) sauter aux mauvaises conclusions. Par exemple, si le projet dépense moins que prévu, ils peuvent penser que des gains d'efficacité ont été trouvés ou que le budget initial était erroné, alors qu'en fait, ce n'est ni l'un ni l'autre. Ou s'ils voient que le calendrier a deux semaines de retard sur les prévisions de base, ils peuvent paniquer et prendre des décisions irréfléchies - alors qu'en réalité, cette évolution n'est peut-être pas du tout une mauvaise nouvelle.
- Soyez prêt à modifier la base de référence du projet - mais seulement si nécessaire.
Dans les écoles de gestion de projet, le sujet du re-baselining est souvent abordé avec une immense consternation ; comme dans Star Trek lorsque l'ennemi a encerclé le vaisseau, que les boucliers sont à zéro pour cent, que les ponts 6-14 sont en train de flotter quelque part dans l'espace, et que le capitaine dit d'une voix chevrotante : "engagez le plan d'urgence zulu zulu zulu" (et l'écran s'éteint et nous devons attendre une semaine pour voir ce qui se passe !)
Eh bien, ici-bas sur terre, si le re-baselining du projet est une étape sérieuse, il ne faut pas le considérer comme un dernier recours qui n'est qu'à un pas de l'annihilation totale du projet. Les choses changent - et ce ne sont pas toujours de mauvaises choses, d'ailleurs. Et lorsque ces changements sont suffisamment importants, le re-baselining n'est pas seulement intelligent, mais il est nécessaire.
La clé, cependant, est de s'assurer que le re-baselining suit un processus clair de gestion du changement qui inclut l'obtention de l'adhésion de toutes les parties prenantes concernées. Sinon, certaines personnes seront d'accord avec la nouvelle ligne de base, et d'autres non - et c'est là que les choses deviennent vraiment effrayantes.
- Creusez davantage pour découvrir le POURQUOI - et séparez-le du QUOI.
Comme beaucoup de choses dans le monde de la gestion de projet, le baselining de projet semble simple et facile de l'extérieur. Après tout, qu'y a-t-il de si difficile à prendre un instantané avant le début d'un projet, puis à comparer les chiffres sur une base continue ?
Eh bien, si vous parlez à n'importe quel chef de projet chevronné - ou à n'importe quel nouveau chef de projet dans quelques mois après qu'il ait eu quelques batailles de base - la réalité est tout autre. L'établissement de la base de référence d'un projet n'est pas un processus clérical, et l'évaluation de la base de référence ne l'est pas non plus, d'autant plus que ce n'est pas automatiquement ou nécessairement une bonne nouvelle qu'une base de référence soit conforme à l'objectif.
Par exemple, disons que la ligne de base des coûts d'un projet est en alignement (c.-à-d. les dépenses réelles correspondent aux attentes), mais la base de référence du calendrier révèle un dépassement de 7 jours. À première vue, il est tentant de conclure que les dépenses sont bonnes, mais que les membres de l'équipe doivent s'activer pour en faire plus en moins de temps. Mais que se passe-t-il si les coûts estimés étaient trop bas au départ, et que cela obligeait les membres de l'équipe à travailler plus lentement ? Si c'est le cas, le problème n'est pas le calendrier ou l'équipe : c'est le budget.
Il s'agit évidemment d'un exemple (extrêmement) simplifié. Mais il révèle quelque chose de très important sur les lignes de base des projets que les organisations négligent ou oublient à leurs risques et périls : les lignes de base peuvent révéler ce qui se passe avec un projet, mais elles ne révèlent pas POURQUOI - et elles ne donnent certainement pas d'indications sur le caractère positif ou négatif des développements. Cet aperçu ne vient que d'une analyse supplémentaire et, dans de nombreux cas, du meilleur jugement du chef de projet.
- Utilisez la base de référence du projet comme un outil de motivation.
Certains des meilleurs chefs de projet au monde tirent encore plus de valeur des lignes de base en les utilisant comme outils de motivation, car elles peuvent aider les équipes à se rassembler et à s'efforcer d'atteindre des objectifs (internes ou par rapport aux normes du secteur).
De plus, plutôt que d'être inutiles dans les environnements où les projets sont plutôt répétitifs, les lignes de base peuvent être encore plus utiles ici, car elles peuvent pousser les équipes à être innovantes et efficaces. Au lieu d'avoir l'intuition floue qu'ils font mieux les choses maintenant que par le passé, ils peuvent comparer les lignes de base et savoir définitivement qu'ils progressent et qu'ils mettent la barre plus haut.
En résumé
Les lignes de base des projets sont des outils précieux. Lorsqu'elles sont créées, surveillées, suivies et optimisées avec le bon logiciel de gestion de projet , elles peuvent - et franchement, elles doivent - être utilisées pour maintenir les projets sur la bonne voie, les portefeuilles en bonne santé, les clients heureux et les entreprises dans la bonne direction. Cela signifie beaucoup d'histoires de réussite, et peu (voire aucune) d'activations du plan d'urgence zulu zulu zulu zulu.
