Contributeurs : Jon Terry, Siraj Sirajuddin, Susan Gibson
Alors que les organisations tentent de s'adapter à une main-d'œuvre entièrement virtuelle, nos clients nous ont posé la question suivante : . Comment faire maintenant une planification PI virtuelle ou à distance ? Nous savons que nos clients ne sont pas les seuls à se poser cette question, et en fait, ils ne le sont pas ; nous le sommes aussi. Nous faisons de la planification PI à Planview, nous avons donc décidé de prendre nos apprentissages, ainsi que l'expertise de Siraj et Susan à Temenos+Agility et avons organisé un webinaire pour discuter de ce sujet précis.
Tout au long de la session, qui est maintenant disponible à la demande sur , nous avons reçu un certain nombre de questions portant sur divers thèmes. Ce blog présente les questions et réponses auxquelles nous n'avons pas pu répondre, ainsi que les questions auxquelles nous avons répondu en direct de manière plus détaillée. Allons droit au but.
Thème 1 : Démarrer et faciliter la planification d'une IP virtuelle ou à distance
Question : Comment recommandez-vous de nous familiariser avec ce type de planification ?
La meilleure chose que vous puissiez faire pour mettre en place un train de libération est de tenir le PI Planning en face à face. SAFe® recommande, et nous sommes d'accord, de planifier la réunion, de réunir les gens et de travailler à rebours pour déterminer ce qui peut être préparé avant la planification. Il y a tellement d'avantages à créer toute cette communication à large bande passante que vous devriez vous forcer à le faire, aussi intimidant que cela puisse être. Nous appelons cela un ART Quick-Start.
Dans les cas où vous ne pouvez pas réunir toutes les équipes, il pourrait être un peu plus difficile de lancer une nouvelle ART avec toutes les personnes virtuellement. Je pourrais envisager de programmer d'abord une cadence de réunions de direction inter-équipes : Scrum Masters, product owners, tech leads, etc. Concentrez ces conversations sur le WIP/la charge de travail, les dépendances et les risques. Ce sont souvent les questions les plus importantes qui comptent vraiment pour toutes les équipes. Ne faites pas de cette réunion une réunion d'étape. L'objectif est de résoudre les problèmes.
Avec un peu de chance, vos équipes suivent déjà leurs propres cadences Agile. La tenue de ces réunions de leadership inter-équipes aide les gens à voir le nombre de problèmes inter-équipes qui existent. Cela crée un élan et un soutien pour passer à la synchronisation de toutes vos équipes sur une cadence commune. Et lorsque le moment est venu, vous êtes en mesure de réunir l'ART en personne.
Question : Quelles sont les quelques difficultés rencontrées dans le cadre de la planification de l'IP virtuelle que vous avez constatées dans votre expérience ?
Je pense que le plus gros problème des réunions virtuelles est la facilitation. Les gens savent généralement comment et quand s'insérer dans une conversation en face à face. Et les animateurs, les RTE, et les Scrum Masters dans le cas de la planification de l'IP, savent comment garder un œil sur la foule, jauger l'engagement, et attirer les gens s'ils voient des personnes qui ne prennent pas la parole et qui devraient peut-être le faire. C'est plus difficile en ligne. Je ne veux pas dire que cela ne peut pas être fait. Il faut simplement être intentionnel et proactif.
C'est l'une de ces situations où la question "Peut-on partager les Scrum Masters entre les équipes ?" reçoit une réponse très claire : Non. Pour obtenir une productivité élevée de 5-12 équipes de 10 personnes chacune, il faut beaucoup de travail d'équipe. Et ce travail d'équipe ne se fait généralement pas tout seul - surtout pour les nouvelles équipes et les ART.
Question : Quelles sont vos suggestions pour gérer et animer un événement virtuel de planification PI réussi ?
Nous avons récemment publié un eBook intitulé "Essential Checklist : How to do Virtual PI Planning?" sur le thème de l'animation, qui comprend un ordre du jour de départ. Les événements de planification PI en personne s'étendent souvent sur deux jours entiers, mais l'idée de rester assis dans votre fauteuil pendant deux jours entiers en vidéoconférence ne semble séduire personne. Nous avons donc divisé ce programme de deux jours en quatre demi-journées, en nous concentrant sur un résultat pour chaque jour et en proposant des séances de travail en équipe très structurées. Le guide essentiel comprend également des éléments auxquels il faut penser pendant la préparation, mais aussi des éléments à prendre en compte pendant et après la planification. Dans un environnement virtuel, vous pouvez vous préparer en amont de la planification PI tant que vous voulez, mais si vous ne faites pas un excellent travail de planification post-PI, tous ces efforts seront perdus.
Il est également intéressant de trouver un produit qui offre aux participants la possibilité de visualiser le travail, comme ils le feraient en personne sur un tableau blanc avec des notes autocollantes.
Les tableaux de Planview AgilePlace sont absolument un excellent outil pour gérer le travail d'un train de libération pendant une IP. Nous pouvons élaborer un excellent plan pendant ces deux jours, mais les choses ne se déroulent jamais comme prévu pendant les autres semaines de l'IP. Un tableau de programme qui vous permet de voir le flux de fonctionnalités entre les équipes et qui est relié aux tableaux au niveau de l'équipe pour approfondir les problèmes, est inestimable pour maintenir l'alignement.
Comme le montre le webinaire, nous avons tendance à construire nos tableaux ART de manière à ce que le canevas de planification PI soit une section du tableau global. La planification de l'IP se produit dans les couloirs de l'arriéré, puis ces cartes sont déplacées dans les couloirs de travail du tableau pour passer par le processus de l'ART. Cela peut être aussi simple que To Do, Doing, Done, mais cela peut aussi montrer quels éléments ont fait l'objet d'une démonstration avec le reste de la solution, où en sont les éléments dans un processus de déploiement qui n'est pas encore automatisé, et (nous le conseillons) où en sont les éléments dans votre processus post-déploiement, c'est-à-dire qui ont fait l'objet d'une bêta, d'une diffusion en GA, d'une commercialisation complète pour une large exposition, et si les mesures de succès ont été capturées et analysées.
Si vous souhaitez mettre rapidement en place un ART, je vous recommande vivement de consulter notre site Quick-Start ART pour voir comment connecter toutes vos équipes dans un seul tableau.
Thème 2 : Détails techniques liés à la planification de l'IP virtuelle et en personne
Question : Puis-je connecter des équipes Agile disparates à Planview AgilePlace ?
Vous vous souvenez de l'ART Quick-Start dont j'ai parlé plus tôt ? Il s'agit notamment de connecter la brillance visuelle de Planview AgilePlace avec Jira, Azure DevOps de Microsoft, Rally Software (par Broadcom) et CollabNet VersionOne (maintenant Digital.ai). Nous proposons des forfaits de différentes tailles, ainsi que des heures de service pour vous aider à être opérationnel rapidement.
Ces intégrations sont généralement mises en place au niveau du tableau de l'équipe, qui est "en dessous" du tableau du programme ART que nous avons examiné dans le webinaire. Ces caractéristiques et les grandes fiches d'histoire sur le tableau du programme seraient liées à des fiches d'histoire plus granulaires sur les tableaux d'équipe. Certaines de ces équipes pourraient utiliser Planview AgilePlace comme environnement de travail natif. Mais d'autres tableaux d'équipe pourraient être le reflet du travail effectué dans un système intégré. Ainsi, chaque équipe peut travailler dans l'outil qui lui convient le mieux, mais les autres équipes et les dirigeants qui n'utilisent peut-être pas le même outil technique peuvent facilement rester informés et alignés.
L'intégration est bidirectionnelle et se configure par le biais d'une interface utilisateur facile à comprendre, qui ne nécessite généralement que peu ou pas de codage. Lorsque le travail se déplace dans les flux de travail au niveau de l'équipe (dans Planview AgilePlace ou les autres outils ALM mentionnés ci-dessus), le tableau de programme de niveau supérieur est mis à jour en temps réel.
Question : Comment utiliser au mieux Planview AgilePlace pendant la planification PI en personne ?
Planview AgilePlace dispose d'un rapport que vous pouvez exécuter pour imprimer et découper des cartes en papier pour tout le travail sur le tableau. Chaque carte papier comporte tous les détails clés du système électronique, et elle est dotée d'un code QR. Vous pouvez facilement recréer votre tableau électronique sur les murs de la pièce pour la planification PI. En outre, les gens peuvent scanner les cartes pour obtenir des informations supplémentaires qui ne tiendraient pas sur une carte imprimable ou pour faire des mises à jour rapides des cartes au lieu de prendre des notes et de devoir se rappeler de faire des mises à jour plus tard. Planview AgilePlace est optimisé pour fonctionner nativement sur les appareils mobiles, il n'est donc pas nécessaire d'installer une application spéciale.
Si vous avez accès à de grands écrans tactiles, vous pouvez simplement emmener votre planche dans PI Planning et travailler à partir de là.
Question : Vous avez montré les limites d'encours par équipe pour l'IP complet, mais pouvez-vous définir des limites d'encours pour chaque itération ?
Oui. Vous pouvez définir des limites d'encours sur n'importe quelle voie ou sous-voie d'un tableau Planview AgilePlace. Ainsi, dans le scénario spécifique évoqué par l'auteur de la question, vous pourriez fixer des limites d'encours sur chaque sous-voie d'itération et sur l'ensemble des voies qui représentent l'IP. Une équipe peut dépasser sa limite d'encours d'itération mais pas sa limite d'encours global , ce qui signifie qu'elle peut probablement accomplir le travail si elle repense son timing.
Les limites d'encours peuvent être basées sur un simple comptage des cartes. Nous le recommandons au niveau de l'équipe ; il est préférable de réduire les histoires plutôt que de s'inquiéter de leur taille. Mais l'outil permettra également de limiter les encours en fonction de la taille. Nous recommandons d'utiliser la taille pour les gros morceaux de travail tels que les épopées, les fonctionnalités et les histoires volumineuses, pas encore décomposées, que nous avons utilisées dans le webinaire. Lorsque les choses ne sont pas encore décomposées, le dimensionnement est un moyen utile de différencier des travaux dont l'échelle peut être très différente.
Thème 3 : Régler les derniers détails
Question : Quelle est votre expérience de la planification PI basée sur le développement non logiciel ?
Chez Planview, nous gérons nos équipes de marketing comme un ART, y compris la tenue du PI Planning. Nous le faisons depuis environ un an et nous l'avons trouvé incroyablement bénéfique pour la productivité, l'innovation et le moral. Cela permet également à nos efforts de mise sur le marché de s'aligner pleinement sur le produit et les ventes afin de garantir que nous commercialisons ce que nous avons et que nous pouvons ensuite vendre la chose.
Avant que Planview AgilePlace ne rejoigne Planview, nous avons appliqué un processus similaire pendant plusieurs années. Dans ce cas, nos équipes de marketing, de ventes, de RH, de finances et d'opérations faisaient partie de la même ART que nos équipes de développement. Nous avons organisé la planification de l'IP toutes les six semaines dans toutes ces équipes. Nous avons commencé notre processus avec tout le monde présent physiquement, puis nous sommes passés à demander à tout le monde d'être présent physiquement deux fois par an, en permettant mais sans insister qu'ils soient présents physiquement le reste du temps.
La suite
Bien que la plupart des gens s'accordent à dire que la planification PI en personne est inestimable, nous ne pouvons tout simplement pas le faire pour le moment. Et, alors que certaines organisations peuvent décider de laisser de côté un événement de planification PI, nous pensons que la valeur est encore bien présente - même si elle est virtuelle. Grâce à une excellente préparation, à une solide animation (à la fois par le facilitateur et avec un produit visuel convivial) et à une cadence complète de planification post-PI, vous pouvez continuer à relier la stratégie à la livraison et fournir de la valeur au client lorsqu'il en a le plus besoin.
Grâce à notre partenariat avec Temenos+Agility, les clients de Planview bénéficient d'une réduction pour les certifications SAFe®. Consultez leur calendrier de formation et contactez votre chargé de compte Planview pour obtenir votre code de réduction.
Dans le cadre de notre programme de partenariat élargi, nous offrons gratuitement des licences Planview AgilePlace aux coachs et consultants Agile. Contactez directement Jon pour plus d'informations ( [email protected] ).
Un grand merci à Jon Terry et Siraj Sirajuddin, Susan Gibson de Temenos+Agility pour leur collaboration à ce blog.
