Nous avons vu que le PMO peut être l'un des principaux moteurs de valeur stratégique de votre organisation. Mais comment s'assurer que votre PMO est réellement équipé pour atteindre les résultats métiers souhaités ?
Dans cet article, nous verrons comment vous pouvez retirer un maximum de valeur de votre PMO. Ce qui nécessite en premier lieu d'avoir une idée bien claire du rôle joué par cette équipe dans votre organisation.
In our on-demand webinar titled “Outcome over Outputs: How the PMO Can Enable Strategic Success,” you will learn the actionable steps you need to take to maximize PMO value and drive enterprise strategy.
Ce webinaire est la deuxième partie de notre série Elevate Your PMO. Si vous avez manqué le webinaire précédent sur l'adoption d'un état d'esprit de sponsor, vous pouvez y accéder à la demande ici.
Comprendre le rôle de votre PMO
Il est important que la valeur de votre PMO soit reconnue et appréciée dans l'ensemble de l'organisation, en particulier par la direction. Surtout, vous devez vous assurer que votre PMO est équipé pour atteindre plus que de simples objectifs – il faut qu'il produise des impacts positifs pour l'entreprise.
Mais comment y parvenir ?
Commencez par vous poser cette question : « Quelle est la raison d'être de notre PMO ? »
Si vous posez cette question à dix personnes, il y a fort à parier que vous obteniez dix réponses différentes.
Depuis que les PMO existent, la confusion règne quant à leur fonction précise, que ce soit parmi les parties prenantes, les responsables de projet ou au sein même du PMO. Il n'y a donc rien d'étonnant à ce que tout le monde ne soit pas toujours sur la même longueur d'onde concernant la mission que le PMO est censé remplir.
La réponse à la question ci-dessus est plutôt simple : le PMO est là pour livrer de la valeur à l'organisation – comme tous les autres départements.
Par ailleurs, le PMO doit apporter des bénéfices supérieurs à son coût de fonctionnement pour l'entreprise.
Cela semble assez évident. Mais comment la valeur se définit-elle dans ce contexte ?
La valeur du PMO à la loupe
C'est là que les choses se compliquent. Souvent, il y a un manque de consensus sur ce que la valeur. Si vous demandez à différentes personnes de définir la valeur du PMO, là aussi, vous obtiendrez probablement autant de définitions différentes. Mais encore une fois, il n'est pas nécessairement compliqué de répondre à la question ci-dessus.
Réfléchissez-y de la manière suivante.
Quand votre organisation a besoin de quelque chose, les responsables approuvent les projets qui répondent à ce désir. Voici deux exemples de ces besoins :
- Augmentation des revenus, des bénéfices et de la part de marché
- Contrôle des coûts et réduction des risques liés à l'implémentation d'un nouveau système opérationnel
Votre entreprise peut vouloir lancer des projets afin d'atteindre un objectif spécifique pour des centaines de raisons différentes. Ce qu'il faut retenir, c'est que les PMO sont chargés de créer et de maintenir un environnement propice à la réussite des projets. Ils doivent constamment atteindre les résultats métiers souhaités.
En fin de compte, c'est ça, la valeur du PMO – la capacité à faire de vos objectifs d'entreprise une réalité.
Éliminer le désalignement en adoptant une approche orientée résultats
Vous pouvez transformer votre PMO en catalyseur de valeur en vous concentrant sur les résultats souhaités.
Trop de PMO abordent la réalisation et la réussite des projets avec un état d'esprit trop tactique. Ils se focalisent sur la capacité des projets à produire des livrables concrets : produits, systèmes, processus, etc.
Les livrables peuvent sembler importants sur le moment, mais ce ne sont pas eux qui déterminent la valeur. Aucun responsable ne se félicitera d'avoir respecté les délais, le périmètre et le budget si le projet ne remplit pas les objectifs de votre entreprise.
C'est pourquoi le PMO doit également aider les responsables de projet et les équipes à reconnaître la prépondérance des résultats sur les livrables. Vous pourrez ainsi vous assurer que toutes les activités projets sont alignées sur les priorités stratégiques de votre organisation.
- Les utilisateurs internes bénéficient de systèmes, de processus et de méthodes de travail qui stimulent la valeur
- Les clients obtiennent les produits et services qu'ils recherchent
- Les responsables métiers comprennent enfin l'importance du PMO en tant que vecteur de valeur stratégique
C'est lorsqu'il donne la priorité aux résultats plutôt qu'aux livrables qu'un PMO est le plus bénéfique pour l'organisation dans son ensemble.
Putting It All Together
Votre PMO est un rouage essentiel de votre organisation. Pour en tirer tout le potentiel, la première étape est de s'assurer que tout le monde a la même compréhension de la valeur ajoutée qu'il représente.
Quand les responsables qui approuvent, financent et définissent les projets du PMO s'accordent à dire que son rôle est de produire des résultats métiers, vous pouvez identifier les buts et les objectifs qui soutiennent ce rôle. Quand le PMO reconnaît l'importance de favoriser les résultats, il consacre moins de temps à la gouvernance, au reporting sur le statut et à la conformité des processus. En d'autres termes, il cesse de se concentrer exclusivement sur l'aspect tactique des choses.
Prenez ce virage de la meilleure des manières. Rejoignez-moi et Dave Blumhorst pour découvrir comment votre PMO peut devenir une entité orientée résultats qui génère de la valeur dans toute votre entreprise.
Watch our on-demand webinar titled “Outcomes over Outputs” to learn more.
