Le contenu suivant est basé sur le livre blanc, "Bigger Than a Breadbox : 10 Tips for Better Project Estimates, Part 2," écrit par Jerry Manas. Pour votre confort de lecture, nous avons décidé de lui donner une vie éternelle ici sur le blog.
Jusqu'à présent dans cette série, nous avons examiné un certain nombre de moyens d'améliorer les problèmes liés aux estimations de projets. Ces problèmes, comme nous l'avons mentionné, ont été cités par un grand pourcentage de répondants dans l'étude de Planview sur la gestion des ressources comme étant la cause principale de leurs difficultés en la matière. Mais qu'est-ce qui est vraiment au cœur du problème ? Avant d'aborder la sixième partie de cette série, n'oubliez pas de revoir les articles précédents que vous avez peut-être manqués :
- Partie 1 : Améliorer les estimations de projet et échapper au mode crise
- Partie 2 : L'amélioration des estimations de projet est une question de direction
- Partie 3 : Méthodes d'estimation de projet
- Partie 4 : Il est temps de commencer à planifier les ressources
- Partie 5 : Comment la gestion des risques est cruciale pour la gestion de projet
Si nous utilisons le modèle classique des "cinq pourquoi" de Peter Senge (demander pourquoi jusqu'à ce que vous arriviez à la racine d'un problème) et que nous nous demandons pourquoi les estimations sont un point sensible de la gestion des ressources, nous verrons que c'est parce que les projets en retard causent des ravages dans les plans de ressources. Nous devons donc nous demander : pourquoi les projets sont en retard ? Est-ce seulement à cause des mauvaises estimations ?
Conseil 10 : Pourquoi de mauvaises choses arrivent aux bonnes estimations (Autres raisons pour lesquelles les projets sont en retard)
En effet, les mauvaises estimations sont une cause fondamentale des projets en retard (sans parler des dépassements de coûts), mais il existe également d'autres causes de retard dans les projets, et il ne faut pas les négliger. Il y a plusieurs années, Jerry Manas a mené une étude sur les causes des projets en retard. Plus de 100 chefs de projet ont été interrogés. Les six raisons les plus fréquemment citées pour expliquer le retard des projets sont les suivantes, dans l'ordre :
- Délais irréalistes (Cela peut être dû à une mauvaise visibilité de la capacité ; à un sponsor trop zélé ; à l'incapacité du chef de projet à "gérer en haut" et à éduquer la direction sur les risques ; à un manque de hiérarchisation de la demande ; et/ou à un système inadéquat pour fournir des estimations).
- Disponibilité des clients/partenaires (Une organisation est un écosystème, qui comprend des clients, des fournisseurs, des partenaires de conseil et autres. C'est pourquoi le modèle SIPOC de Six Sigma pour les initiatives d'amélioration des processus commence par les fournisseurs, et comprend les intrants, le processus, les extrants et les clients. Les évaluations des risques du projet et les accords sur les attentes doivent inclure les partenaires extérieurs.
- Disponibilité des ressources (C'est un cercle vicieux ; les mauvaises estimations entraînent des retards dans les projets, qui perturbent la disponibilité des ressources, ce qui entraîne de mauvaises estimations. Les gestionnaires de projet doivent travailler en étroite collaboration avec les gestionnaires de ressources pour garantir l'engagement des ressources. La hiérarchisation de la demande est également un élément essentiel. Un processus doit être mis en place pour les projets à mi-parcours qui usurpent des initiatives existantes. Il convient de procéder à une nouvelle planification en conséquence et de définir une nouvelle base de référence pour le projet impacté).
- Incertitude/Événements imprévisibles (Certains projets sont en retard à cause d'événements imprévisibles. C'est pourquoi il est préférable d'utiliser la réserve de gestion pour les risques inconnus et la réserve pour imprévus pour les risques connus. De même, les estimations doivent être liées aux évaluations des risques, comme mentionné précédemment).
- Décision de gestion/changement de priorités (Les organisations saines s'adaptent à l'évolution de l'environnement du marché et à d'autres situations, et cela signifie parfois un changement de priorités. Un chef de projet ne doit pas être pénalisé pour un projet qui a été intentionnellement retardé par la direction. Toutefois, si ces changements se produisent trop fréquemment, cela témoigne d'un besoin de maturité du processus de gouvernance, de priorisation de la demande et surtout d'un processus qui soutient l'évaluation des compromis).
- Estimations médiocres ou planification inadéquate (Sans aucun doute, une capacité d'estimation efficace est un facteur de réussite important et un point douloureux "perçu" par les organisations. Elle rejoint les autres raisons mentionnées ci-dessus en tant que cause principale des retards de projets, et d'une certaine manière, elle a également un impact sur ces autres causes).
Une suggestion serait de réaliser un diagramme d'Ishikawa , alias diagramme en arête de poisson, montrant les relations de cause à effet pour les éléments ci-dessus dans votre organisation. Voyez ce qui s'applique, ce qui ne s'applique pas, et élaborez un plan pour traiter les causes profondes des retards du projet. Il est certain que les techniques d'estimation décrites dans cette série, ainsi qu'un solide processus de priorisation de la demande et de gouvernance seraient un bon point de départ.
Nous arrivons à la fin de cette série sur la gestion de projet. Vous souhaiteriez probablement avoir les principaux points de chaque partie de la série en un seul endroit, facile à consulter ou à compléter par vos propres notes. Eh bien, la dernière partie de cette série- une liste de contrôle de chacun des 10 conseils dont nous avons parlé avec les principaux points à prendre en compte. Découvrez également comment Planview peut être un partenaire de votre organisation en en vous inscrivant à une démonstration gratuite de Planview PPM Pro.
