Die heutige Arbeitswelt ist voller Komplexität und verlangt nach immer mehr Tempo. Das ist einfach eine Realität, der sich die Unternehmen stellen müssen. Diese Bedingungen führen jedoch dazu, dass Planungsmängel noch verstärkt werden. In dieser Blogserie werden wir fünf Arten der Planung erörtern, die für die Umsetzung einer Strategie mit einem dynamischen und kontinuierlichen Ansatz entscheidend sind. Lassen Sie uns gleich mit dem ersten Teil beginnen.
Überlegen Sie einmal: Wie oft haben Sie oder ein Kollege schon mit Dutzenden von Mitarbeitern zwei oder mehr Tage lang an einer jährlichen außerbetrieblichen Planungsveranstaltung teilgenommen? Und wie viele der Pläne, die aus diesen Sitzungen hervorgingen, wurden in den nächsten 12 Monaten tatsächlich umgesetzt und durchgeführt?
Wahrscheinlich nicht viele.
Vielleicht erinnern Sie sich sogar eher an die Abendessen oder die fröhlichen Stunden, die auf diese langen Stunden der Planung folgten, als an eine neue strategische Erkenntnis oder Richtung. Das ist in Ordnung, Sie sind nicht allein.
Planung ist schwierig, vor allem in dieser Ära der digitalen Transformation, in der alles komplizierter und vernetzter ist. Unsere Vorliebe, Technologie auf jedes Problem anzuwenden, macht Innovationen und Entwicklung oft komplizierter.
Unsere Bemühungen, der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein, scheitern häufig an zwei Hauptgründen:
- Wir verkennen, dass Planung mehr erfordert als nur Technologie.
- Wir haben alle unsere Bemühungen in einen umfassenden, felsenfesten Plan gesteckt, von dem wir glauben, dass er für den Rest des Jahres alles übersteht, was der Markt und unsere Konkurrenten uns vorwerfen.
Wirklich erfolgreiche Pläne umfassen so viel mehr als nur Technologie. Sie erfordern Menschen, Strategien, Arbeit, Ergebnisse, und Technologie. Und sie müssen mit der Erkenntnis gebaut werden, dass sich all diese Elemente ändern werden.
Bei der Planung muss berücksichtigt werden, dass die Teams zunehmend virtueller werden und über Zeitzonen, Kulturen und Disziplinen hinweg zusammenarbeiten müssen. Die Planer müssen Variablen wie den Projektstatus, die Kundennachfrage, die Marktbedingungen, den Wettbewerb und neue Technologien zusammenfassen und analysieren - allesamt fließend und unvorhersehbar.
In dieser fünfteiligen Serie erfahren Sie, wie Sie einen dynamischen und kontinuierlichen Ansatz zur Entwicklung eines langfristig erfolgreichen Plans anwenden können.
Wir zeigen Ihnen, wie Sie integrierte und kontinuierliche Planungsprozesse entwickeln und implementieren, die es Ihnen ermöglichen, sich anzupassen und auf neue Informationen zu reagieren und sich bietende Chancen zu nutzen.
Wir helfen Ihnen dabei, die verschiedenen Arten der Planung zu verstehen und zu berücksichtigen, darunter die Finanzplanung für Projekte, die Jahresplanung, die strategische Planung, die Kapazitätsplanung und das Roadmapping. Wir gehen darauf ein, wie Sie diese Pläne so gestalten können, dass sie kontinuierlich und agil sind.
Bleiben Sie bei uns, und am Ende werden Sie verstehen, was es braucht, um Pläne zu erstellen, die es Ihnen ermöglichen, die Strategie kontinuierlich mit der Umsetzung zu verbinden.
Lassen Sie uns mit den Grundlagen beginnen
Planung wird oft als taktisch oder strategisch bezeichnet, auch wenn manche Leute den Unterschied nicht erkennen können. In beiden Fällen wird die Planung als statischer und linearer Prozess behandelt, dem kritische Planungselemente wie kontinuierliche Prozesse, Rückkopplungsschleifen und die Messung der Ergebnisse fehlen. Diese Pläne sind so angelegt, als ob sich nie etwas ändern würde. Die Nachfrage der Kunden, die Preisgestaltung, die globale Politik usw. werden alle gleich bleiben, so dass sich der Plan niemals weiterentwickeln muss. Das ist, als würde man Stiefmütterchen im Januar pflanzen und erwarten, dass sie im August blühen.
Laut Forrester scheitern Unternehmen häufig aus drei Hauptgründen:
- Sie haben unflexible Planungsprozesse
- Sie passen sich nicht an Marktveränderungen an und verpassen neue Chancen
- Es fehlt an systematischem Feedback und an Verfahren zur Kurskorrektur, wenn dies notwendig ist.
Abweichen oder sterben
Angesichts des ständigen Wandels müssen die Pläne dynamisch sein und es Ihnen ermöglichen, sie auf der Grundlage der neuesten Daten zu ändern, während die Ressourcen jederzeit auf die Ergebnisse abgestimmt und zugeordnet werden. Dieser kontinuierliche Planungsprozess verbessert Ihre Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und sich anzupassen, und stellt sicher, dass Sie dem Unternehmen einen Mehrwert bieten.
Leider gelingt es den meisten Jahresplanungen nicht, ein solches Umfeld zu schaffen. Stattdessen werden unflexible Jahresbudgets und Prozessvorgaben erstellt, die ausnahmslos von allen befolgt werden müssen, unabhängig davon, welche Veränderungen sich ergeben werden. Von Abteilungen wie IT und Produktentwicklung wird erwartet, dass sie sich jetzt einfügen und später mit gleicher oder geringerer Kapazität mehr leisten.
Deshalb sind Jahrespläne nicht lange gültig, wenn überhaupt.
Pläne, die in Stein gemeißelt sind, funktionieren nur, wenn unser Geschäftsumfeld vorhersehbar ist. Aber das ist fast nie der Fall.
Eine Umfrage von IDG Research Services ergab, dass 85 Prozent der CIOs und IT-Leiter mehrmals im Jahr von ihren genehmigten Jahresplänen abweichen, um neuen internen und externen Geschäftsanforderungen gerecht zu werden.
Ironischerweise wird ein Drittel dieser IT-Abteilungen immer noch nach ihren ursprünglichen Jahresplanzielen bewertet, ohne diese zusätzlichen Anforderungen zu berücksichtigen.
Es wird Sie vielleicht überraschen, dass sogar Projektmanagementbüros manchmal daran schuld sind, dass sie einem Plan buchstabengetreu folgen, anstatt sich an Veränderungen anzupassen. Manche Manager sehen eine Abweichung von einem genehmigten Plan als einen Mangel an Disziplin an, der die Ausführung beeinträchtigt.
Wenn Zombies angreifen!
Wenn Manager aus Führungsteams und PMOs sich gegenüber Veränderungen taub und blind stellen, werden sie effektiv zu dem, was Gartner als "Zombie PMOs" bezeichnet. Ihre mangelnde Flexibilität hindert sie daran, Prioritäten und Ressourcen zu bewerten und anzupassen, wann und wo sie am dringendsten benötigt werden.
Das Ergebnis ist, dass diese Starrheit und das Festhalten an dem genehmigten Plan die meisten strategischen Initiativen zum Scheitern bringt. Trotz steigender Innovationsbudgets hat Planviews Sechste Benchmark-Studie zum Produktportfoliomanagement herausgefunden, dass nur die Hälfte der Produktentwicklungsunternehmen ihre angestrebten Markteinführungstermine und Umsatzziele erreichen.
Planen Sie mit den Stauden
Vorhin habe ich einen schlecht durchdachten Plan damit verglichen, Stiefmütterchen im Winter zu pflanzen und zu erwarten, dass sie im Sommer gedeihen. Das ist tatsächlich eine großartige Analogie für den Aufbau eines erfolgreichen Plans. Jeder sollte agile und kontinuierliche Pläne als Stauden betrachten: Wenn sie richtig gepflegt werden, können sie sich an veränderte Bedingungen anpassen und über Jahre hinweg wachsen.
Um diesen Punkt zu erreichen, müssen sich alle, einschließlich der Stakeholder und der Führungsebene, über die Planungsstrategie des Unternehmens einig sein. Dies beinhaltet:
- Wann sollten Sie eine bestimmte Art der Planung verwenden und wann eine andere?
- Wer sollte an den einzelnen Planungsaktivitäten beteiligt sein? Wann werden sie in das Gespräch mit einbezogen?
- Welche Chancen und Ergebnisse sollten Sie erwarten?
Sobald Sie sich für einen Ansatz entschieden haben, können Sie damit beginnen, die Arten von Plänen zu bewerten, die Ihnen helfen werden, Ihre Ziele zu erreichen. Diese werden wir im weiteren Verlauf dieser Blogserie behandeln:
- Teil 2: Strategische Planung: Die Arten der Planung, die Ihre Strategie zum Leben erwecken
- Teil 3: Roadmapping: Eine unverzichtbare Planungspraxis zur Erzielung von Resultaten
- Teil 4: Kontinuierliche Planungstypen für die Arbeit einsetzen
Ich empfehle Ihnen auch, das vollständige eBook "Planning Deconstructed" herunterzuladen, das die Informationen enthält, die wir in dieser Serie im Detail behandeln werden.
