Die Fortschritte in der Arbeitsplatztechnologie machen es für Teams einfacher, zusammenzuarbeiten und Aufgaben von entgegengesetzten Seiten des Globus aus zu erledigen. Doch trotz hilfreicher Kommunikations- und Projektmanagement-Plattformen ist Ineffizienz nach wie vor ein Problem - so sehr, dass europäische Unternehmen aufgrund ineffizienter Arbeitsmethoden schätzungsweise 20 Arbeitstage pro Jahr verlieren. Um einige der Hauptursachen für Ineffizienz am Arbeitsplatz zu untersuchen und um herauszufinden, wie man sie verhindern kann, haben Forscher den Chaos Theory Report erstellt: Chaos im Projektmanagement und wie man es überlebt. Diese Studie befasst sich mit der Produktivität im beruflichen Umfeld und damit, wie Unternehmen die durch Ineffizienz entstehenden Kosten senken können.
Hier sind einige der Ergebnisse aus dem Bericht.
Die Menschen werden mit Projekten überhäuft
Jeder ist ein Projektmanager.
Unabhängig von Ihrer Berufsbezeichnung haben Sie wahrscheinlich irgendwann in Ihrer Laufbahn die Rolle des Projektmanagers übernommen. Ob Sie nun eine ganze Abteilung leiten, die Führungsrolle bei Gruppenaktivitäten übernehmen oder Projekte in Angriff nehmen, nur weil sie erledigt werden müssen und es sonst niemanden gibt, der sie erledigen kann - Projektmanagement ist Teil des Arbeitsalltags. In der Berufswelt wird erwartet, dass Projektmanagement einfach ist. Schließlich statten die meisten Unternehmen ihre Abteilungen mit genügend Management-Tools und Kommunikationsplattformen aus, um sicherzustellen, dass der Arbeitsfluss jederzeit reibungslos verläuft.
Aber es gibt nur ein Problem: Es funktioniert nicht. In einigen Fällen haben diese Projektmanagement-Ressourcen einen gegenteiligen Effekt. Mitarbeiter und Manager haben das Gefühl, dass sie 24 Stunden am Tag in ständiger Kommunikation stehen, was zu erhöhtem Stress und Müdigkeit führt.
Arbeitet die moderne Technologie, die die Kommunikation erleichtern soll, in Wirklichkeit gegen die Mitarbeiter und führt dazu, dass sie auf lange Sicht ineffizienter werden? Einige Forscher scheinen das zu glauben. Trotz der Vorteile der Zusammenarbeit geben viele Mitarbeiter zu, dass die E-Mail-Kommunikation aufgrund der schieren Menge an E-Mails, die sie im Laufe eines Projekts erhalten, zu ihrem Stress am Arbeitsplatz beiträgt. Tatsächlich sind E-Mails nach Feierabend zu einem solchen Problem geworden, dass Frankreich vor kurzem ein Gesetz verabschiedet hat, das Mitarbeitern das Recht gibt, geschäftliche E-Mails zu ignorieren, wenn sie nicht am Arbeitsplatz sind.
Darüber hinaus berichten viele Projektmanager, dass mangelnde Kommunikation ihre größte Herausforderung ist. Aber wie kann es sein, dass die Teammitglieder das Gefühl haben, mit E-Mails bombardiert zu werden, während die Geschäftsleitung das Gefühl hat, dass genug Kommunikation vorhanden ist, um effizient zu arbeiten? Die Lösung könnte in der Art der am Arbeitsplatz verwendeten Technologie liegen.
Ist es an der Zeit, Büro-E-Mails loszuwerden?
Currently, 75 % of workers surveyed feel that having access to better collaboration tools would aid them in boosting productivity, as well as increasing occupational happiness and making teamwork more effective. Unfortunately, not all organizations are on board. Half of the workers surveyed admitted that their IT departments were not supportive of new technology in the workplace. Similarly, a recent study found less than half the employees around the world are equipped with the proper technology to do their jobs effectively.
Diese neue Studie zeigt, dass die Technologie nicht das Problem ist, das die Ineffizienz am Arbeitsplatz verursacht - zumindest nicht, wenn sie richtig eingesetzt wird. Stattdessen statten die Unternehmen ihre Mitarbeiter nicht mit den notwendigen Werkzeugen aus, um erfolgreich zu sein. Und in einigen Fällen, wenn Arbeitnehmer do neue Technologie erhalten, wissen sie nicht, wie sie diese nutzen können, weil sie nicht geschult wurden.
Wie geht es jetzt weiter?
Die richtige Technologie kann die Art und Weise, wie Teams Aufgaben erledigen, völlig verändern und das Chaos am Arbeitsplatz beseitigen. Aber woher wissen Sie, nach welcher Art von Technologie Sie suchen müssen? Hier sind einige unverzichtbare Komponenten für jede erfolgreiche Projektmanagementlösung:
- Cloud-Technologie. Manager und Teammitglieder müssen in der Lage sein, von verschiedenen Geräten und Standorten aus auf wichtige Daten zuzugreifen, damit sie immer nur einen Klick von den benötigten Informationen entfernt sind.
- Besseres Workflow-Management: E-Mails und Haftnotizen reichen nicht mehr aus. Die Teammitglieder brauchen einen Online-Projektraum, in dem sie in Echtzeit kommunizieren, zusammenarbeiten und sich gegenseitig bei der Bewältigung von Herausforderungen helfen können.
- Auch wenn es nicht direkt mit dem Projektmanagement zu tun hat, ist Sicherheit dennoch der wichtigste Faktor, den Sie bei der Auswahl einer Projektmanagement-Lösung berücksichtigen sollten. Plattformen, die Ihre sensiblen Daten nicht schützen, machen Sie anfällig für Angriffe, die den Ruf Ihres Unternehmens und Ihre Fähigkeit, Aufträge zu erfüllen, schädigen könnten.
Die Wahrheit ist, dass Projektmanager selten das Gefühl haben, genug Zeit zu haben, um ihre Aufgaben zu erledigen, unabhängig davon, ob sie in ständiger Kommunikation mit ihren Teammitgliedern stehen. Die Integration der Projektmanagement-Technologie in den Arbeitsablauf ist jedoch eine Möglichkeit für Unternehmen, den Stress zu verringern, dem Teammitglieder und Manager im Tagesgeschäft ausgesetzt sind. Das hilft nicht nur den Mitarbeitern, effizienter zu arbeiten, sondern auch, das Chaos am Arbeitsplatz zu beseitigen.
![Projektmanagement-Software: Chaotische Arbeitsweisen [Video]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2017/08/Chaotic-Ways-of-Working-2.jpg)
